Logiciel Absences
Le logiciel RH pour gérer quotidiennement les congés et absences des collaborateurs
Un accès rapide et simple pour vos collaborateurs et managers
Définissez des workflows de validation des demandes d’absences. Donnez la posssibilité au manager de déléguer la gestion des absences à un membre de son équipe. Affichez le planning global des absences des membres de son équipe.
Automatisez le calcul des droits et soldes
Attribuez automatiquement le droit aux vacances en fonction de règles prédéfinies (groupe d’employés, ancienneté, âge…). Le solde de vacances est calculé automatiquement en fonction des crédits de la période en cours et des absences posées. La durée d’une absence est calculée automatiquement en tenant compte d’un calendrier de jours non travaillés défini pour le type d’absence, l’employeur, le groupe ou le collaborateur. Le SIRH d'Adequasys gère les temps partiels, les astreintes et permanences ainsi que les jours fériés.
Affichez, sur le portail RH du collaborateur, uniquement les types d’absences auxquels il a droit, selon les règles de l’entreprise. Le système vérifie, dès la saisie, si la demande de congés est cohérente (chevauchement, autorisation, pièces obligatoires à joindre, solde négatif,etc.).
Diffusez des plannings à jour et partagés
Affichez le planning mensuel ou annuel des absences soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs. L’outil permet de gérer des effectifs minimum. Chaque type d’absence est représenté par un code couleur. Les absences et dates de retour peuvent être visibles dans l’annuaire, la fiche collaborateur, etc.
Améliorez la gestion RH et analysez l’absentéisme
UNE VUE D'ENSEMBLE POUR LES RH
Bénéficiez d’une vue d’ensemble, via un tableau de bord, de toutes les absences des collaborateurs. En tant que RH vous pouvez administrer, gérer et calculer les droits et soldes, lister les droits acceptés ou non, modifier et mettre à jour, recalculer les durées des absences. Le collaborateur et le manager sont alors prévenus systématiquement du changement. Les compteurs de droits et soldes sont immédiatement mis à jour à chaque saisie.
DES ANALYSES ET REPORTING UTILES
Différents types d’analyses et reportings sont possibles : analyser les absences par motifs, les plannings, les relevés par groupe, les ventilations par mois pour la comptabilité, les absences contiguës… Les outils de pilotage du processus de gestion des congés permettent de nombreuses statistiques sur l’absentéisme, préventions des risques psycho-sociaux et une veille sur la responsabilité sociétale des entreprises.
La gestion des absences chez Adequasys SIRH, c'est aussi...
Des types d'absences sur-mesure
La gestion d'absences multiples
Import de documents dématérialisés
Gestion automatique du processus
Gestion des absences par groupes
Un tableau de bord RH
Points forts
Responsabilisation
Saisie décentralisée avec self-service collaborateur et manager
Déléguez la gestion des congés et des absences à un collaborateur
Personnalisation
Personnalisez l'affichage des congés et des absences
Gérez tout types d'absences
Analyse
Analysez, via notre outil de reporting, les statistiques sur l'absentéisme de vos collaborateurs
Documentation
Modules complémentaires
Articles sur la gestion des congés
Grâce au logiciel de gestion des congés, vous pouvez simplifier l'organisation et le suivi des absences dans votre organisation. Retrouvez ici quelques articles et pages sur la même thématique.
Foire aux questions sur le logiciel absences
Pour être efficace et fonctionner correctement, un logiciel de gestion des absences et congés doit être configuré et personnalisé selon vos processus RH. Il nous est donc impossible de vous proposer un espace d'essai gratuit. A la place nous réalisons des démos adaptées selon vos cas d'usage.
Vous pouvez nous contacter via ce lien de demande de démo.
Ils nous font confiance
Plus de 250 DRH ont optimisé leur gestion RH grâce à Adequasys SIRH.
Comme eux, simplifiez le quotidien de vos collaborateurs et composez votre SIRH à la carte selon vos besoins.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et absences
Un logiciel de gestion des congés et absences est un outil informatique qui permet aux entreprises de gérer les demandes de congés et les absences des employés. Le logiciel permet également de suivre le solde de jours de congés restants et pris par chaque employé. Grâce au logiciel de gestion des congés et absences simplifie l’établissement de la politique de congés et d’absences et de s’assurer que celles-ci sont respectées.
Pourquoi utiliser une solution de congés et absences
Le logiciel de gestion des congés et des absences vous permet de gagner du temps au quotidien. Les présences et absences sont contrôlées efficacement via le calendrier en ligne. Vous pouvez ranger vos tableurs, calendriers papiers et fiches navettes, le logiciel de gestion des congés s’occupent de tout.
A noter que le code du travail, les accords de branche et les accords d’entreprise imposent fixent des règles en termes de congés. Les salariés disposent au minimum chaque années de 2,5 jours de congés payés. Le logiciel vous permet de vous assurer que la règlementation est bien respectée et que les compteurs de congés sont bien à jour. La période légale de prise de congés payés annuels courts du 1er mai au 31 octobre, même si le salarié peut parfaitement prendre ses congés tout au long de l’année. Cependant, l’employeur est responsable de l’organisation des congés payés. Il doit s’assurer que ses salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, au risque de voir sa responsabilité civile engagée.
Comment choisir son logiciel de gestion des congés ?
Une fois convaincu de l’importance du logiciel de gestion des congés et des absences, vous devez en choisir un adapté à votre organisation. Voici les questions que vous pouvez vous poser pour trouver le logiciel qui correspond à votre entreprise :
- Combien de personnes utilisent le logiciel au quotidien ?
- Ai-je besoin de consulter les plannings en temps réel ?
- Dois-je exporter des données vers la paie ?
- Quel est mon budget ?
- Les collaborateurs peuvent-ils poser leurs absences ?
Le processus de gestion des absences
Si chaque entreprise est différente, le processus de gestion des absences a souvent des similarités entre les organisations. Voici les principales étapes les plus courantes dans le processus.
- Le salarié doit informer l'entreprise de son absence dans les délais prévus par la convention collective ou le règlement intérieur de l'entreprise. Cela peut se faire par téléphone, par écrit ou par e-mail.
- L'entreprise doit enregistrer l'absence du salarié dans son système de gestion des absences, afin de pouvoir suivre et gérer les absences de chaque salarié.
- Si l'absence du salarié est due à un motif autorisé, comme une maladie ou un congé, l'entreprise doit mettre en place les dispositions nécessaires pour couvrir les tâches du salarié pendant son absence.
- Si l'absence du salarié est injustifiée, l'entreprise peut décider de prendre des mesures disciplinaires, comme une mise à pied ou un licenciement, selon les termes de la convention collective ou du règlement intérieur de l'entreprise.
Il est important de noter que chaque entreprise a sa propre politique en matière de gestion des absences, et que les étapes décrites ci-dessus peuvent varier d'une entreprise à l'autre.
La demande de congés par le salarié
L’un des principaux avantages du logiciel est la possibilité pour le salarié de poser directement ses absences en toute autonomie. Le logiciel est accessible depuis le poste de travail ou sur le smartphone via l’application mobile de gestion des absences.
La validation des congés par le manager
Côté manager, le logiciel permet le suivi et le traitement des demandes de congés de son équipe. En consultant le planning en temps réel, le manager peut suivre et mesurer l’absentéisme et ses raisons. La validation des demandes est très simple et très rapide tout en respectant les objectifs de charge et les impératifs de planning.
Le suivi des plannings par les RH
Pour les équipes RH, le logiciel de gestion des absences et des congés permet une gestion rapide et efficace. Les données peuvent être utilisées et/ou transmises vers le logiciel de paie. Pour les services RH, les bénéfices sont triples :
- Un gain de temps grâce à la simplification du workflow et à la diminution des ressaisies dans les plannings et en paie ;
- Une meilleure communication grâce aux plannings accessibles aux collaborateurs et aux équipes ;
- Un meilleur contrôle administratif en suivant en temps réel les absences, retards et évènements qui nécessitent un traitement par les RH.
Consulter les historiques d’absences
Le logiciel des gestion des absences permet de conserver l’historique des absences. Cette historisation présente différents avantages :
- Suivi des absences : L'historique des absences permet de suivre le nombre et la durée des absences d'un salarié, ce qui peut être utile pour évaluer sa performance et sa disponibilité au travail.
- Gestion des coûts : L'historique des absences peut aider l'entreprise à mieux gérer ses coûts, en particulier si elle a des obligations en matière de maintien de salaire ou de remboursement de frais de santé.
- Communication : L'historique des absences peut faciliter la communication entre le salarié et l'entreprise, en particulier en cas de maladie ou de congé.
- Respect des obligations légales : Certaines obligations légales peuvent imposer à l'entreprise de conserver l'historique des absences de ses salariés, par exemple en cas de contrôle de l'inspection du travail.
Les motifs d’absence en entreprise
Les motifs d’absence en entreprise sont divers et variés. Si certains sont communs à toutes les entreprises, d’autres sont des adaptations et des spécificités. Voici la liste des principaux motifs d’absence dans les entreprises :
- Maladie ;
- Congés ;
- Congé parental ;
- Absence exceptionnelle pour évènement familial ;
- Arrêt maladie ;
- Congé sans solde.
Afin de vous y retrouver dans les différents motifs d’absence, nous vous avons rédigé un article sur les différents congés dans le secteur privé.