SIRH, définition, fonctionnalités et retours d’expériences

Le SIRH ou système d’information des ressources humaines facilite le quotidien de milliers de DRH en entreprise. Ses capacités de simplification et sa couverture globale des processus RH font du SIRH un allié de poids dans la gestion RH. Définition, fonctionnalités, mise en place, outils, voici toutes nos explications sur ce logiciel devenu indispensable.
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Qu'est-ce qu'un SIRH

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un SIRH est un Système d’Information des Ressources Humaines qui donne la possibilité de mieux gérer les tâches RH en automatisant les processus liés à la gestion des ressources humaines dans une entreprise. Le SIRH est composé de plusieurs briques logicielles qui s’adaptent et évoluent en fonction des besoins de l’entreprise.

En bref, le SIRH est un logiciel global ayant pour objectif de simplifier le fonctionnement RH de l’organisation. La dématérialisation et l’automatisation des processus RH sont au cœur du fonctionnement du logiciel SIRH.

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Quelles sont les fonctionnalités du SIRH ?

Comme indiqué en début d’article, le SIRH est composé de briques logicielles ou modules qui assurent chacun une fonction propre. Vous pouvez composer votre solution RH à la carte en fonction de vos besoins. Congés, notes de frais, révision salariale, compétences, … c’est vous qui choisissez !

Si les missions réalisées par le SIRH peuvent être nombreuses, on peut les classer en 5 principales catégories :

Les modules du SIRH
  • La gestion de l’organisation qui permet de modéliser l’organigramme et de suivre les effectifs. Ce suivi de l’organisation RH peut être réalisé également dans le cadre d’une multi-structure.
  • Le recrutement des meilleurs talents de demain pour votre entreprise. Le SIRH intègre le plus souvent un site carrière et un module de suivi des recrutements. Ainsi directement depuis le logiciel, les managers et RH peuvent piloter la recherche et le recrutement des futurs collaborateurs.
  • L’administration RH pour piloter le quotidien RH de l’entreprise. La gestion des attestations, le paiement des notes de frais ou encore le pilotage des primes et révisions salariales sont souvent chronophages et peuvent être digitalisés grâce au logiciel.
  • Le suivi des temps et activités qui repose sur le temps de travail et la gestion des absences mais pas que. Le SIRH permet de suivre l’activité des collaborateurs selon le projet, le client ou la mission. Il offre aussi la possibilité de planifier les ressources afin d’organiser au mieux le fonctionnement de la société.
  • Le développement des talents pour accompagner chaque collaborateurs. Que ce soit avec les entretiens obligatoires, les formations règlementaires ou en améliorant les compétences, le SIRH est un allié de poids dans la gestion humaine de l’entreprise.

Voici les modules disponibles au sein du SIRH :

Portail RH Adequasys SIRH

Module portail RH

Bénéficiez d'une plateforme d'échanges sécurisés autour des processus RH :

  • Espace pour chaque salarié
  • Paramétrage de formulaires
  • Reporting puissant
  • Bibliothèque de documents
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Administration RH Adequasys SIRH

Module administration RH

Une gestion des données RH très complète, collaborative et personnalisée :

  • Centralisation des données RH
  • Gestion documentaire simplifiée
  • Rappels et tâches RH
  • Processus et workflows clairs
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Module recrutement Adequasys SIRH

Module RECRUTEMENT

Une optimisation du processus de recrutement pour capter les talents de demain :

  • Centralisation des demandes
  • Diffusion des offres d'emploi
  • Site carrière personnalisé
  • Suivi des candidatures
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Module congés Adequasys SIRH

Module ABSENCES & congés

Un module central pour gérer quotidiennement les congés et les absences des collaborateurs :

  • Accès simple et rapide pour les salariés
  • Calcul automatique des droits et soldes
  • Planning à jour et partagés
  • Types d'absences sur-mesure
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Module temps de présence Adequasys SIRH

Module TEMPS DE PRESENCE

L'outil adéquat pour optimiser le suivi des temps de travail des salariés :

  • Dématérialisation des pointages
  • Intégration avec le module absences
  • Suivi des anomalies et réduction des erreurs
  • Compteurs calculés automatiquement
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Module relevé d'activité Adequasys SIRH

Module RELEVÉ D'ACTIVITE

Un indispensable pour suivre le temps de travail des salariés par activité ou par projet :

  • Maîtrise du temps passé sur les projets
  • Saisie simple et rapide par les salariés
  • Validation par les managers
  • Rapports automatiques
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Module entretiens et évaluations Adequasys SIRH

Module ENTRETIENS

Un module de gestion des entretiens et des évaluations au service de la performance globale :

  • Centralisation des types d'entretiens
  • Suivi des évaluations
  • Pilotage et consolidation des savoir-faire
  • Questionnaires sur-mesure
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Module formation Adequasys SIRH

Module FORMATION

Un outil global pour le pilotage de la formation au sein de l'entreprise :

  • Proposer des formations adaptées
  • Centraliser les souhaits de formation
  • Planification des sessions et cours
  • Pilotage du plan de formation
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Module compétences Adequasys SIRH

Module Compétences

Un outil de gestion, de suivi et d'évaluation des compétences des collaborateurs :

  • Cartographier les postes et fonctions
  • Évaluer les compétences des collaborateurs
  • Favoriser la mobilité interne
  • Identifier les compétences clés
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Module 360 feedback Adequasys SIRH

Module 360 FEEDBACK

Une méthode d'évaluation novatrice pour assurer une vision objective :

  • Assurer une évaluation objective
  • Permettre à chacun de s'exprimer
  • Personnalisation totale du processus
  • Vision globale sur les résultats
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Généralement le SIRH propose un portail RH accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprises. Chaque salarié peut ainsi accéder à différents services liés à sa carrière au sein de l’organisation. Il peut accéder à son dossier personnel, mettre à jour son profil ou ses compétences. Le portail lui permet également d’effectuer très simplement des demandes aux équipes RH (mobilité interne, formation, …) ou à son manager (congés, …).

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Quels sont les avantages du SIRH ?

La transformation numérique impacte fortement l’organisation au sein des entreprises. Le besoin de flexibilité liée à la place du télétravail, les évolutions dans les gestion des carrières ou encore les nouvelles formes de managements ont fait exploser la place des logiciels SIRH en entreprise.

Optimiser la gestion des ressources grâce au SIRH

La mission première du logiciel SIRH est de simplifier la gestion des ressources humaines. Fini l’époque ou le service RH ressemblait à un bureau de stockage des archives avec de nombreux dossiers stockés dans des placards. Le SIRH est l’opportunité de numériser l’ensemble des informations liées aux collaborateurs. Toutes les données et informations sur les salariés sont accessibles en quelques secondes via le SIRH. Le DRH et les RH peuvent se recentrer sur les fonctions premières de leur métier : recruter et suivre la carrière des collaborateurs tout en étant à leur écoute.

Le SIRH, un outil collaboratif

Le logiciel SIRH est accessible à l’ensemble des collaborateurs et managers via le portail RH. Chacun va ainsi pouvoir :

  • Accéder en temps réel aux informations qui le concerne.
  • Mettre à jour son dossier personnel.
  • Gérer ses congés (consulter son solde, poser des congés, …).
  • Effectuer des demandes de missions et saisir des notes de frais.
  • Participer aux évaluations et entretiens.
  • Saisir son temps de travail et son relevé d’activité.

Réduire les doubles saisies et les erreurs

Le choix du SIRH est une étape primordiale pour l’avenir du projet. Si la digitalisation est l’opportunité de remettre à plat certains workflow, c’est bien le SIRH qui doit s’adapter à votre organisation et non l’inverse.

Le SIRH est aujourd'hui modulable

Pendant de nombreuses années, les logiciels RH ont été figés et difficilement adaptables. Les personnalisations passaient par des développement spécifiques longs et coûteux. Il était alors difficile de répondre précisément aux attentes des DRH. Les logiciels sont restés durant longtemps des clients lourds.

Les choses ont beaucoup changé ces dernières années. Le développement des API et webservices entre les outils, l’automatisation des processus et plus récemment l’essor de l’intelligence artificielle permettent d’alléger les difficultés des équipes RH. Les SIRH récents comme Adequasys simplifient le quotidien de nombreux DRH. En effet, aujourd’hui avec les logiciels SIRH comme celui proposé par Adequasys sont de plus en plus personnalisables. Le client sélectionne ainsi le ou les modules qu’il souhaite voir utiliser dans son logiciel.

Relier les logiciels entre eux

Le logiciel SIRH permet de gérer une large palette de processus RH. Cependant il peut arriver que d’autres logiciels doivent être utilisés pour gérer une tâche spécifique ou plus globalement la paie. Relier des logiciels RH entre eux est devenu un jeu d’enfant grâce au déploiement de connecteurs et autres API. Il est maintenant possible d’utiliser et de rassembler les informations des différents logiciels RH afin d’en faire une analyse croisée et unique où le résultat est visible sur un seul tableau de bord.

Accompagner le développement de l'organisation

Les entreprises évoluent et le logiciel SIRH également. En fonction du développement de l’organisation, les besoins en terme de digitalisation RH changent. Afin d’accompagner ces évolutions, l’outil informatique RH s’adapte en grandit. Recrutement, formation, révision salariale, compétences, les modules peuvent être acquis séparément et à tout moment.

Comment choisir son SIRH ?

Qui n’a jamais rêvé de gagner du temps dans son travail ? Et bien cela est aujourd’hui possible grâce au SIRH. En optant pour un logiciel global, l’entreprise diminue drastiquement le risque d’erreur. En effet les interfaces et interconnexions avec les autres solutions informatiques permettent d’éviter les multi-saisies qui sont le plus souvent sources d’erreurs.

Définir les objectifs

Pour fixer les objectifs du projet SIRH il faut bien avoir en tête les enjeux de la mise en place du logiciel SIRH. Ces derniers dictent les contraintes éventuelles, et placent le projet dans un contexte réel d’entreprise (par exemple, prévoir de mettre en production un module de gestion des évaluations au milieu de la campagne n’aurait pas de sens). La connaissance des enjeux du projet est indispensable pour déterminer correctement les objectifs à atteindre.

Les objectifs du projet peuvent être classés sous plusieurs thématiques : techniques, temps, budgétaires. Ces objectifs permettent de s’assurer que le projet avance convenablement, et ils permettront d’en juger la réussite à l’issue du lancement du SIRH.

  • Objectifs techniques : déterminer les livrables du projet ou respecter des contraintes techniques ou d’hébergement.
  • Objectifs temporels : fixer la date de mise en production, déterminer des phases de validation ou de recettage, planifier des tests, …
  • Objectifs budgétaires : définir le budget alloué et à ne pas dépasser ou définir les conditions de règlement et des facturation, …

Dans le cadre de cette définition des objectifs du SIRH il est primordial de prendre en compte les retours des équipes sur le terrain.

Identifier les besoins et les ressources du projet SIRH

Une fois les objectifs du projet SIRH définis, il faut mettre au jour les besoins et les ressources disponibles. Les RH doivent également prendre en compte les besoins des managers d’équipes et des collaborateurs eux-mêmes. Quels sont les souhaits des collaborateurs ? Comment les managers vont-ils utiliser l’outil ? Quelles actions chronophages peuvent être retravaillées ?

Définir les ressources est important pour mener à bien le projet SIRH. Il est nécessaire de les définir en amont :

  • Budget : le montant disponible aura un impact sur le choix et la personnalisation de la solution SIRH.
  • Ressources humaines : Faire un état des lieux des compétences et personnes à mobiliser sur le sujet. Cela permettra notamment de prendre des décisions sur le choix de se faire accompagner ou non par un consultant externe.
  • Matériel et technique : Hébergement, règles de sécurité, moyens de communication, …
  • Contraintes éventuelles : Processus de validation, planning de réalisation, …

Comparer les logiciels SIRH

Dans le cadre du processus de choix d’un logiciel SIRH il est important de comparer les solutions existantes sur le marché. Cette étape va vous permettre de confirmer que les logiciels identifiés peuvent répondre à vos problématiques de digitalisation RH. Elle peut se faire avec l’aide d’une grille d’évaluation fonctionnelle afin de s’assurer que les solutions testées répondent bien aux attentes. Nous avons identifié quatre principaux critères de choix d’un logiciel SIRH :

  • Le produit : Assez logiquement le produit est un des premiers critères à prendre en compte. Il faut s’assure de l’adéquation fonctionnelle entre l’offre proposée et le cahier des charges, mais aussi tenir compte de l’ergonomie de l’outil.
  • Le service : La qualité de service est indispensable pour ce type de projet. Elle est mesurable dès les premiers échanges avec les éditeurs. Qui assure la mise en production de votre SIRH ? Qui gère le support et la maintenance ? Avez-vous un ou plusieurs interlocuteurs ? Vos retours sont-ils pris en compte dans l’évolution du produit ? Quelle est la fréquence de mise à jour de la solution ?
  • La pérennité de l’éditeur : La pérennité de l’éditeur est un gage de qualité. Un éditeur bien installé sur le marché des SIRH signifie que son produit répond aux besoins des entreprises et qu’il a su évoluer au regard des avancées technologiques. Au delà du produit, c’est un indicateur plus que positif sur l’organisation de l’entreprise et le bien-être de ses collaborateurs.
  • Le prix : Il s’agit ici de prendre en compte le prix de la solution, son mode d’acquisition ou encore les modalités et facilités de paiement.

Echanger avec les éditeurs

Durant la phase de sélection, il faut privilégier les ateliers avec les éditeurs en plus des démonstrations commerciales afin de disposer d’une vision optimale sur les possibilités du logiciel. Pour conforter l’analyse et le choix, il ne faut pas hésiter à demander des références clients. Cela permet de bénéficier du retour d’expérience du parc installé et d’identifier les points forts et les points faibles de chaque éditeur.

Le processus de consultation SIRH

Pré-sélection des éditeurs SIRH

Avant de rentrer dans le vif des étapes de la mise en place du SIRH, un temps d'analyse est nécessaire. Cela passe par différentes phases indispensables pour mener à bien le projet SIRH.

Dans un premier temps l'entreprise doit travailler sur le dossier de consultation ou cahier des charges. Cela passe par une analyse de l'existant et éventuellement par un appel à un cabinet externe spécialisé.

Pré-sélection des éditeurs SIRH

Des ateliers peuvent même être organisés avec différents éditeurs afin d'analyser au mieux les besoins et les réponses qui peuvent être apportées.

Les échanges réguliers avec les éditeurs pré-sélectionnés vont permettre de s'assurer que la solution répond parfaitement aux attentes de l'entreprise.

Une fois l'éditeur sélectionné, le projet SIRH peut alors débuter en collaboration avec le chef de projet SIRH ou l'ensemble de l'équipe RH selon l'objectif du projet.

Processus de consultation SIRH

Quels sont les enjeux du SIRH ?

La digitalisation des processus RH via un logiciel SIRH va permettre de simplifier et de fluidifier les missions de l’équipe RH. Mais cette transformation digitale a de nombreux impact. Présentation des enjeux du SIRH.

Gagner du temps

L’un des enjeux principaux du SIRH et de simplifier le quotidien des RH, des managers et des collaborateurs. Le logiciel permet d’optimiser la gestion administrative du personnel, les notes de frais, le suivi des absences ou encore les entretiens et évaluations. Ainsi l’équipe RH et l’ensemble des collaborateurs gagnent du temps en utilisant le SIRH. Ils ont ainsi plus de temps à consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée comme l’onboarding ou pilotage des talents.

Centraliser les informations

Le SIRH offre la possibilité de centraliser l’ensemble des informations et données relatives aux ressources humaines. Ainsi tout est accessible depuis un outil unique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. La collaboration et la communication est ainsi simplifiée entre les acteurs de l’entreprise. La centralisation des données permet également aux salariés de gagner en autonomie. Toutes les informations utiles au quotidien leur sont disponibles dans leur espace personnel accessible depuis le portail RH.

Optimiser le suivi

L’intégration de l’Intelligence Artificielle et de la Business Intelligence au sein du SIRH permettent une interprétation simple et rapide des données RH. Les indicateurs sociaux (bilan social, index d’égalité hommes-femmes, actions de formation, …) sont calculés facilement et rapidement au sein du logiciel. La DRH profite ainsi d’indicateurs mis à jour régulièrement.

Améliorer l’image

La mise en place du SIRH revêt d’un enjeu principal en terme de communication interne et d’expérience collaborateur. Grâce au SIRH le quotidien des collaborateurs sera plus simple. Le logiciel permet de simplifier la communication et structurer les processus RH. De manière autonome les collaborateurs peuvent effectuer différentes demandes en autonomie comme déclarer une absence, saisir une note de frais ou encore demander une attestation via le portail RH.

Vos questions sur le SIRH

Des questions sur le SIRH ? Avec notre Foire Aux Questions nous tentons de répondre au mieux à vos questions sur le logiciel SIRH, sa mise en place ou encore les métiers RH. Les questions et réponses sont accessibles via ce lien.

Nous n'avons pas encore répondu à l'une de vos questions ? N'hésitez pas à nous contacter.

Retours d'expérience sur le SIRH

Plus de 250 DRH ont fait le choix d'Adequasys SIRH pour simplifier et améliorer leur gestion RH. Voici quelques retours d'expériences de nos clients. Envie d'échanger avec un de nos clients pour mieux nous connaître ? N'hésitez pas à nous contacter.

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Avec Adequasys SIRH nous avons bien amélioré les temps de réponse et de traitement des dossiers. Le gain est mesurable et les RH sont entièrement satisfaits.
Emmanuel Ciana - DRH Retraites Populaires

    Nos clients témoignent

    Logo Handicap International
    Adequasys nous a permis de nous projeter dans l’avenir avec l’utilisation d’une solution technologique moderne et évolutive, qui équipe la fonction RH de manière globale : gestion de l’organisation, du recrutement et des processus d’entrée/sortie, alertes, plateforme d’échanges avec les RH…
    En savoir plus

    Olivier Maulard - Chef de projet SIRH

      Image

      Je n'ai jamais eu autant de remarques positives sur l'importance du portail RH depuis que nous utilisons Adequasys SIRH face à la crise de la Covid 19.

      En savoir plus

      Olivier Arnould - Responsable SIRH

        Image

        La gestion des évènements dans le SIRH représente un vrai gain de temps et facilite le travail des RH.

        Olivier Arnould - Hôpital La Tour

          Les questions sur le SIRH

          Grâce à la foire aux questions sur le SIRH, trouvez trouvez toutes les réponses à vos questions sur ce logiciel devenu un incontournable.


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