De plus en plus d’entreprises font le choix de digitaliser les notes de frais. Mais quels sont les avantages et les inconvénients ? Pourquoi mettre en place un logiciel RH ? Explications.

Afin de bien comprendre l’utilité d’un logiciel de gestion des notes de frais, il est important de distinguer clairement ce qu’est une note de frais ? La note de frais est un document qui permet à un salarié de justifier ses dépenses professionnelles dans l’optique de se les faire rembourser. La majorité des dépenses concernent :

• Des frais de repas (restaurant) ;
• Des frais de déplacement (péage, parking, indemnités kilométriques, avion, …)
• Des frais d’hébergement (hôtel, …)

Pour être prise en compte et être remboursée, la note de frais doit inclure un justificatif original attestant de la dépense comme une facture ou un ticket de caisse incluant la ou les taxes.

Un logiciel de gestion des notes de frais est un outil numérique qui centralise, fluidifie et automatise la gestion des notes de frais en entreprise. D’une manière générale les logiciels de gestion des notes de frais s’adressent à plus plupart des entreprises ou organisations. Plus l’entreprise grandie, plus la nécessite d’un logiciel est importante.

Les étapes pour digitaliser du note de frais :

1. Le collaborateur saisi les dépenses depuis le logiciel ou l’application mobile. Il peut y intégrer directement le justificatif en le prenant en photo. Les informations essentielles sont alors extraite facilement (date, montant, taxe, litrage, …).
2. Les différents frais sont complétés manuellement par le collaborateur directement via le logiciel puis soumis au manager pour approbation.
3. Le manager et la comptabilités ont la main pour valider ou non la note de frais en fonction de la politique de frais et missions dans l’entreprise.
4. Une fois payée, la note est archivée dans le logiciel. Il est ainsi facile d’extraire les informations ou de créer des dashboards de suivi des dépenses.

La digitalisation des processus semble très pertinente, mais présenter les avantages est aussi importante. Voici les principaux avantages d’un logiciel de notes de frais ;

1. Gain de temps. On estime qu’en France en moyenne un salarié met 27 minutes pour traiter une seule note de frais (étude Concur 2017). On arrive vite à plusieurs heures ou journées sur l’ensemble d’une année. Grâce au logiciel les collaborateurs gagnent du temps dans la gestion de leurs notes de frais grâce aux photos et scanners des justificatifs.
2. Gain d’argent. Le temps passé sur la gestion des notes de frais est un coût pour l’entreprise. Ce temps passé est valorisé à 53€ en moyenne pour une simple note de déplacement professionnel. Pour des frais plus conséquents le coût peut s’envoler. Le logiciel de notes de fais permet de réduire le temps passé et donc le coût. La marge d’erreur est également diminuée grâce au logiciel.
3. La mise en place du logiciel permet de remettre à plat le processus de gestion des missions et des frais. De la saisie à l’enregistrement comptable, l’ensemble du processus est plus simple pour tous les collaborateurs.
4. Accessibilité. Ordinateur, téléphone, la gestion des notes de frais est accessible depuis n’importe quel support digital. Les données sont accessibles instantanément pour tous les acteurs de la chaines avec la possibilité de paramétrer des droits propres à chacun.
5. Sécurité des données. En optant pour une solution numérique, les données sont centralisées et sécurisées. Le logiciel limite le risque de perte de données et simplifie le stockage des justificatifs comptables.

Au-delà des nombreux avantages pour votre société, la digitalisation des notes de frais permet d’agir sensiblement pour la planète. Fini les nombreux papiers imprimés et stockés pour conserver les justificatifs.