Logiciel Missions et Notes de frais

Un seul outil intégré au portail RH pour une vision globale des frais professionnels !

Missions & Notes de frais

Un seul outil intégré au portail RH pour une vision globale des frais professionnels !
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Gagnez du temps en réduisant les saisies

Le collaborateur saisit ses demandes de missions dans son espace personnel.

  • Objet de la mission
  • Nombre de jours sur site
  • Découpage en demi-journées
  • Risque d’annulation
  • Lieux de destination
  • Besoin en hôtel ou en transports
  • Import d’un document éventuel

Les RH ou le service voyage travaille directement sur cette base, sans avoir besoin de ressaisir les informations par ailleurs.

 

Associez les processus de demande de missions à celui des notes de frais

Le processus de gestion des notes de frais peut être géré indépendamment des demandes de missions. La note de frais se pré-remplit automatiquement à partir de la demande de mission. Le salarié n’a plus qu’à la compléter une fois la mission achevée, en indiquant dans son espace personnel :

  • Date
  • Nature des frais
  • Montant
  • Taux de TVA
  • Justificatif dématérialisé, sur chaque frais ou global à la note de frais

Paramétrez des contrôles à la saisie pour éviter les erreurs et réduire le besoin de vérification. Le collaborateur est au courant du statut de validation de la note de frais.

 

Accélérez et simplifiez la vérification et le paiement des notes de frais

Dans la demande de mission, le service voyage a toutes les informations pour effectuer les réservations. Le manager valide les demandes directement depuis son espace manager. Les RH ou la comptabilité gèrent facilement le remboursement sous différents modes de paiement. Une exportation des données pour la paie ou la comptabilité est possible .

 

Optimisez le budget de votre politique voyage

Définissez des plafonds selon différrents critères (nombre de jours de déplacement, clients, lieux...)

Grâce à un tableau de bord et notre outil de reporting, le SIRH favorise un meilleur suivi des budgets globaux des frais de déplacement, et et dans le même temps, profitez d’une analyse fine des dépenses de voyages professionnels.

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La gestion des Missions & Notes de frais chez Adequasys SIRH, c'est aussi...

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La gestion de taux de changes
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La gestion des devises multiples
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La gestion des conversions
de frais kilométriques
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La gestion de plusieurs
types de facturation
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Des validations en ligne
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L’impression des notes de frais finalisées

Points forts

  • Personnalisation

    Personnalisez le processus au contexte de votre entreprise

  • Analyse

    Analysez finement les dépenses réalisées et bénéficiez d'une vision globale des missions et notes de frais des collaborateurs.

  • Qualité

    Contrôlez les erreurs et assure-vous du respect de la politique voyage lors de la saisie des dépenses

Ils nous font confiance

Plus de 250 DRH ont optimisé leur gestion RH grâce à Adequasys SIRH.
Comme eux, simplifiez le quotidien de vos collaborateurs et composez votre SIRH à la carte selon vos besoins.

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Le logiciel de notes de frais

Pourquoi digitaliser les notes de frais ?

De plus en plus d’entreprises font le choix de digitaliser les notes de frais. Mais quels sont les avantages et les inconvénients ? Pourquoi mettre en place un logiciel RH ? Explications.


Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Afin de bien comprendre l’utilité d’un logiciel de gestion des notes de frais, il est important de distinguer clairement ce qu’est une note de frais ? La note de frais est un document qui permet à un salarié de justifier ses dépenses professionnelles dans l’optique de se les faire rembourser. La majorité des dépenses concernent :

  • Des frais de repas (restaurant) ;
  • Des frais de déplacement (péage, parking, indemnités kilométriques, avion, …)
  • Des frais d’hébergement (hôtel, …)

Pour être prise en compte et être remboursée, la note de frais doit inclure un justificatif original attestant de la dépense comme une facture ou un ticket de caisse incluant la ou les taxes.


Le fonctionnement d’un logiciel de notes de frais

Un logiciel de gestion des notes de frais est un outil numérique qui centralise, fluidifie et automatise la gestion des notes de frais en entreprise. D’une manière générale les logiciels de gestion des notes de frais s’adressent à plus plupart des entreprises ou organisations. Plus l’entreprise grandie, plus la nécessite d’un logiciel est importante.

Les étapes pour digitaliser du note de frais :

  1. Le collaborateur saisi les dépenses depuis le logiciel ou l’application mobile. Il peut y intégrer directement le justificatif en le prenant en photo. Les informations essentielles sont alors extraite facilement (date, montant, taxe, litrage, …).
  2. Les différents frais sont complétés manuellement par le collaborateur directement via le logiciel puis soumis au manager pour approbation.
  3. Le manager et la comptabilités ont la main pour valider ou non la note de frais en fonction de la politique de frais et missions dans l’entreprise.
  4. Une fois payée, la note est archivée dans le logiciel. Il est ainsi facile d’extraire les informations ou de créer des dashboards de suivi des dépenses.

Les avantages du logiciel de notes de frais

La digitalisation des processus semble très pertinente, mais présenter les avantages est aussi importante. Voici les principaux avantages d’un logiciel de notes de frais ;

  1. Gain de temps. On estime qu’en France en moyenne un salarié met 27 minutes pour traiter une seule note de frais (étude Concur 2017). On arrive vite à plusieurs heures ou journées sur l’ensemble d’une année. Grâce au logiciel les collaborateurs gagnent du temps dans la gestion de leurs notes de frais grâce aux photos et scanners des justificatifs.
  2. Gain d’argent. Le temps passé sur la gestion des notes de frais est un coût pour l’entreprise. Ce temps passé est valorisé à 53€ en moyenne pour une simple note de déplacement professionnel. Pour des frais plus conséquents le coût peut s’envoler. Le logiciel de notes de fais permet de réduire le temps passé et donc le coût. La marge d’erreur est également diminuée grâce au logiciel.
  3. La mise en place du logiciel permet de remettre à plat le processus de gestion des missions et des frais. De la saisie à l’enregistrement comptable, l’ensemble du processus est plus simple pour tous les collaborateurs.
  4. Accessibilité. Ordinateur, téléphone, la gestion des notes de frais est accessible depuis n’importe quel support digital. Les données sont accessibles instantanément pour tous les acteurs de la chaines avec la possibilité de paramétrer des droits propres à chacun.
  5. Sécurité des données. En optant pour une solution numérique, les données sont centralisées et sécurisées. Le logiciel limite le risque de perte de données et simplifie le stockage des justificatifs comptables.

Agir pour la planète

Au-delà des nombreux avantages pour votre société, la digitalisation des notes de frais permet d’agir sensiblement pour la planète. Fini les nombreux papiers imprimés et stockés pour conserver les justificatifs.