SIRH SaaS : définition, avantages et risques

Une solution dite SaaS (Software as a Service ou en français logiciel en tant que service) est un modèle de distribution de logiciel via le Cloud. Dans le cas du SaaS l’éditeur tiers héberge le logiciel et le rend disponible pour les utilisateurs via internet. L’utilisation du logiciel SIRH en SaaS est le plus souvent facturée sous la forme d’un abonnement régulier en fonction du nombre d’utilisateurs. Cet abonnement prend en compte tous les services liés au SaaS comme l’accès au logiciel, l’hébergement, la maintenance ou les mises à jour.

Le SaaS multi-tenant vise à mutualiser les ressources. On peut comparer ce fonctionnent à celui d’un immeuble avec des copropriétaires qui partage des communs. Cette organisation présente l’avantage de partager différentes ressources qui dans notre exemple pourrait être le chauffage ou l’électricité. Dans le cadre d’un SaaS multi-tenant différents clients utilisent la même base de données et le même serveur.

Avec un SaaS multi-tenant les données de l’ensemble des clients se trouvent dans un même espace numérique (base de données, serveur, ..). Il y a donc un risque non négligeable en terme de sécurité des données et des informations. Le prestataire d’un SaaS multi-tenant doit veiller à avoir la plus grande rigueur en ce qui concerne l’étanchéité du modèle de données. Côté flexibilité, le logiciel est identique pour l’ensemble des clients et les possibilités de personnalisation sont limitées.

L’utilisation de ce type d’infrastructure présente également un risque en terme de fiabilité. Les instances étants réunies, un utilisateur peut consommer une grande partie de la bande passante. Les autres clients risquent alors de subir les conséquences de cette forte consommation comme des ralentissement et lenteurs dans la navigation.

Le SaaS mono-tenant fait pourtant référence à une « multi-instance » puisque chaque client est hébergé sur une instance différente. Pour reprendre notre exemple précédent, on peut comparer le mono-tenant à des locataires qui auraient leur propre maison. L’application single-tenant fournit le service à un seul client. La séparation totale des instances permet un très haut niveau de sécurité et un meilleur suivi des utilisations.

Côté sécurité le SaaS mono-tenant permet un niveau maximum de sécurité grâce à la séparation des instances. Avec des serveurs et des bases de données distincts il n’y a pas de risque que des données d’un client soient visibles par un autre client. Cette architecture permet une forte isolation.

Très flexible cette solution permet une personnalisation du SIRH en fonction de vos besoins. Le SIRH SaaS mono-tenant peut être adapté et paramétré selon vos processus et vos besoins. Il n’y a pas de réel blocage au paramétrage si ce n’est le coût de la mise en œuvre des personnalisations.  

Voici les principaux avantages du SIRH en mode SaaS :

• Coût réduit : le logiciel est généralement accessible via un abonnement, ce qui permet de réduire les coûts initiaux d'achat et d'installation d'un logiciel traditionnel. Le SaaS est une solution sous la forme d’un abonnement, les coûts sont donc lissés dans la durée.
• Flexibilité : le SaaS est accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, ce qui permet aux utilisateurs de travailler de n'importe où. Pour accéder au SIRH, les collaborateurs passent par un navigateur.
• Mises à jour automatiques : le fournisseur de SaaS s'occupe de mettre à jour le logiciel et de gérer les serveurs, ce qui évite aux utilisateurs de devoir gérer ces aspects. Les correctifs sont disponibles en temps réel est installés sur les environnements.
• Scalabilité : le SaaS permet aux utilisateurs de facilement augmenter ou réduire la quantité d'utilisateurs ou d'utilisation du logiciel, selon les besoins de l'entreprise. Le coût s’adapte aux effectifs en temps réel.
• Support : les fournisseurs de SaaS offrent généralement un support technique pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes liés à l'utilisation du logiciel. L’abonnement inclut le service d’assistance et d’interventions.

Le fonctionnement du SaaS repose sur un abonnement payé par l’entreprise tous les mois ou tous les trimestres pour utiliser un logiciel SIRH. Contrairement au modèle On Premise le SIRH en SaaS ne nécessite pas l’acquisition d’une licence. A chaque période l’entreprise paye l’abonnement SaaS qui intègre le coût d’utilisation du logiciel, l’assistance, la maintenance et les mises à jour. Avec le SaaS l’entreprise paie ce qu’elle consomme. Alors quel est le prix d’un SIRH SaaS ?

Il est complexe de définir à la volée le coût d’un SIRH pour une entreprise. Dans la plupart des cas, le logiciel SIRH coût de 1 à 10€ par employé et par mois. Ce prix inclut l’accès au logiciel, la maintenance ou encore les mises à jour. Il faut également prendre en compte les éventuels frais annexes comme le coût de la mise en service ou ceux liés à la personnalisation du logiciel (adaptation d’un processus RH, modification de workflows, …).

Au-delà des coûts affichés par l’éditeur, il faut prendre en compte vos coûts internes comme la formation des utilisateurs RH ou finaux. Un service support est-il accessible ? Quelles sont les outils de formation proposés ? Autant d’éléments qui ont un coût dans votre projet RH et qu’il faut intégrer dans le budget global afin d’éviter les mauvaises surprises.

Si le SaaS présente de nombreux avantages, il y a tout de même des limites et inconvénients. Voici les principales limites du SIRH en mode SaaS :

• Dépendance à Internet : pour utiliser un logiciel SaaS, vous avez besoin d'une connexion Internet fiable, ce qui peut être un problème dans certains cas, comme lorsque vous travaillez dans un endroit isolé ou lorsque les serveurs du fournisseur sont en panne.
• Contrôle limité : comme vous n'avez pas accès aux serveurs où le logiciel est hébergé, vous n'avez pas un contrôle total sur le fonctionnement du logiciel. Cela peut être un problème si vous avez des exigences spécifiques en matière de confidentialité ou de sécurité.
• Coûts cachés : les abonnements au SaaS peuvent sembler bon marché au départ, mais ils peuvent rapidement devenir chers si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires ou si vous avez un nombre important d'utilisateurs.
• Confidentialité des données : comme vos données sont généralement stockées sur les serveurs du fournisseur, vous devez faire confiance au fournisseur pour protéger vos données et respecter la confidentialité.
• Difficulté à changer de fournisseur : si vous n'êtes pas satisfait des services du fournisseur de SaaS, il peut être difficile de changer de fournisseur et de migrer vos données vers un nouveau logiciel.

Contrairement aux contrats grands public comme l’assurance ou la téléphone, il n’y a pas de cadre légal spécifique concernant la résiliation d’un abonnement SaaS. Les conditions sont donc propre à chaque prestataire informatique. En cas de résiliation, il faut donc regarder les conditions générales de l’éditeur pour savoir quelle forme celle-ci doit prendre.

Dans le cadre d’un abonnement en mode SaaS, le RGPD prévoit une obligation de portabilité des données. Elle impose à l’entreprise éditrice du logiciel de vous restituer les données du logiciel dans un format structuré et couramment utilisé. Il est donc assez simple de prévoir une migration des données vers un nouveau logiciel SIRH.

Comme de nombreux éditeurs nous proposons notre SIRH en mode SaaS (les modes On Premise et hybride sont également disponibles). Comme pour tous les logiciels SaaS le client :

• Paie un abonnement périodique à un prix unique qui comprend l’ensemble des prestations (utilisation du logiciel, hébergement, installations et maintenances et monitoring).
• Bénéficie d’un droit d’utilisation du SIRH sans investir dans la licence.
• Délègue la gestion technique de l’environnement aux équipes IT d’Adequasys.
• Accède à son SIRH depuis internet n’importe où dans le monde.

Comme vu dans cet article, le SaaS multi-tenant présente différents risques. Et au-delà de ces incertitudes, c’est la manque de praticité qui peut être un frein à l’utilisation du SaaS. Par exemple avec le SaaS multi-tenant tous les clients ont les mises à jour à la même date. Récemment un client, ancien utilisateur du SaaS multi-tenant, expliquait avoir subit une mise à jour de l’interface du module d’évaluations au milieu de sa campagne d’entretien. Les utilisateurs ont alors été perdus par ces modifications non anticipées.

Adequasys a fait le choix d’un SIRH SaaS mono-tenant. Les standards de sécurité sont les plus élevés, les données sont protégées et les instances séparées permettent une prise en compte des impératifs des entreprises utilisatrices. Avec Adequasys SIRH vous pouvez choisir le planning des montées de versions afin de respecter vos impératifs métier.

Adequasys SIRH est également disponible on premise (ou en mode licence). Il s’agit de la méthode la plus classique de mise en place d’un logiciel. Avec ce mode d’acquisition, le SIRH devient la propriété de l’entreprise après l’achat de celui-ci. L’utilisation du SaaS mono-tenant vous permet de basculer simplement du SaaS vers le mode on premise. Si vous souhaitez internaliser la gestion IT de votre logiciel vous pouvez facilement le faire avec Adequasys SIRH.

SIRH en mode SaaS, On Premise ou en licence hébergée. Quelle est la meilleure solution pour votre logiciel SIRH ? Il n’y a pas de réponse unique à cette question. Le choix entre SaaS ou licence s’effectue en fonction des projets, des spécificités, des compétences disponibles dans l’entreprise ou encore de la politique en matière de gestion informatique. L’aspect financier peut également un paramètre à prendre en compte dans le choix d’une solution. Le SaaS passe en charge récurrentes, quand l’acquisition de licences rentrent dans la catégorie des investissements. Pour vous aider à choisir votre mode d’hébergement, vous pouvez lire notre guide sur le mode d’acquisition du SIRH.

De nombreuses idées reçues circulent autour de l’hébergement SaaS. Voici une sélection des idées reçues les plus répandues et qu’il est temps de clarifier.

Le SaaS limite les possibilités d’évolutions du produit.

Bien au contraire, lorsqu’une entreprise utilise une solution en mode SaaS, elle bénéficie de l’ensemble des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités réalisées par l’éditeur. La limite du mode SaaS réside dans sa capacité à personnaliser et adapter sa solution en fonction du contexte de l’entreprise. Toutefois, certains éditeurs, comme Adequasys, offrent des niveaux de personnalisation élevés et ce, même en mode SaaS. Pour la simple et bonne raison que chaque client Saas dispose d’une instance dédiée et ne partage pas son installation avec d’autres clients.

Le SaaS présent des risques de sécurité des données

Le niveau de risque n’est pas forcément plus élevé en matière de sécurité des données lorsqu’une organisation opte pour le SaaS. Cela dépend, d’une part, de la politique menée en matière de sécurité au sein de l’entreprise, et d’autre part, des exigences que le client fixe au prestataire en matière d’hébergement des données. C’est pourquoi une entreprise se doit, avant de prendre la décision d’opter pour le mode SaaS, de réaliser une analyse des risques (gouvernance, dépendance technologique, localisation des données, etc.). Ensuite, l’entreprise sera plus à même de définir ses exigences en matière de sécurité et de choisir l’infrastructure d’hébergement des données la plus adaptée. Beaucoup d’éditeur comme Adequasys ont immédiatement décidé d’appliquer dans leurs SIRH les différentes règles liées au RGPD : confidentialité des informations, droit d’accès aux données etc …

Le SaaS est moins cher que le mode licence

Le mode SaaS induit la location du logiciel ou de la solution RH. Cela permet d’éviter des coûts d’acquisition important lors du lancement du projet. Dans le domaine RH, la pérennité d’une solution est un critère important. Au bout de plusieurs années, le mode SaaS peut devenir plus coûteux qu’un achat de licence.

En mode Saas, lorsque je résilie mon abonnement, je perds l’accès à toutes mes données.

Un contrat SaaS dispose d’une clause de réversibilité. Depuis la mise en place du RGPD, cette clause de réversibilité est une obligation légale qui contraint le prestataire à restituer les données du logiciel SIRH dans un format structuré et largement utilisé. Cette clause permet de récupérer les données présentes dans l’application RH dès lors que l’abonnement prend fin.