Gérer la crise avec le SIRH, l’exemple de la Banque Populaire Auvergne-Rhône-Alpes
Pour de nombreuses entreprises, la crise liée au Covid-19 a modifié les priorités RH. Les grands projets RH de gestion du développement des talents ou de favorisation de la mobilité interne par exemple ont laissé place à la mise en place de processus de gestion de crise. Recensement des collaborateurs sur site, en télétravail ou absent, prévisionnels d’activité partielle ou encore identification des collaborateurs clés deviennent des priorités pour les équipes RH. Le SIRH Adequasys offre de nombreux outils pour gérer au mieux les situations critiques.
Identifié comme secteur prioritaire par l’Etat, les banques doivent assurer une continuité de service afin de répondre aux demandes des particuliers et des entreprises. Olivier Arnould, Responsable service pilotage et SIRH de la Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes a accepté de nous présenter comment l’entreprise utilise Adequasys SIRH pour faciliter la gestion de la crise et maintenir au mieux ses activités avec ses 3400 collaborateurs.
Centraliser et sécuriser les données RH
Dès le 13 mars 2020, la cellule de crise et la direction de la banque ont travaillé sur l’organisation RH face à l’épidémie. Comment assurer la continuité de service ? Comment maintenir les agences ouvertes pour recevoir les particuliers et les entreprises ? De nombreuses questions pour lesquelles la DRH a pu apporter des éléments de réponses grâce au SIRH.
Dans un premier temps la banque a imaginé gérer la crise en travaillant via des tableurs. Cependant cette solution n’a pas retenu l’adhésion de la direction. « L’utilisation de tableurs est complexe en terme de mise à jour et n’est pas optimale en matière de sécurité et de respect du RGPD » explique Olivier Arnould. Décision a alors été prise de créer de nouveaux processus et formulaires via Adequasys SIRH. Les premiers formulaires ont été opérationnels en quelques heures. L’objectif étant de pouvoir centraliser très rapidement les informations essentielles.
Répondre aux besoins des managers et du Codir
Identifier les activités essentielles et les compétences transposables dans un autre métier
Olivier Arnould explique que le SIRH, via la création d’un formulaire dédié, a permis aux managers de « recenser les collaborateurs et les compétences critiques ou essentielles » au bon fonctionnement de l’entreprise. L’outil a également permis de recenser les collaborateurs en disponibilité et d’identifier les compétences transposables dans d’autres fonctions. Grâce aux informations recensées, les managers et la direction du réseau peuvent anticiper le risque d’absence sur des missions stratégiques et réaffecter leurs équipes sur d’autres missions.
Faciliter le télétravail
Pour mettre en place le télétravail à grande échelle, il est impératif de disposer des équipements adéquats pour un maximum de salariés. Un formulaire a donc été créé pour recenser le matériel disponible et les besoins de nombreux collaborateurs. Chacun a pu, dans les premiers jours du confinement, saisir le matériel à sa disposition et éventuellement celui nécessaire pour télétravailler dans de bonnes conditions. La direction informatique a pu ainsi affecter très rapidement les équipements nécessaires au travail de chacun.
Dans le cadre de la mise en place du télétravail, du matériel a été prêté entre les collaborateurs. La traçabilité de ces prêts est possible grâce au formulaire créé dans le SIRH. Ainsi, bien que cette situation de confinement perdure, il est simple de retrouver l’utilisateur principal d’un matériel informatique prêté.
Suivre et anticiper
Afin de suivre au quotidien l’évolution de la situation il est important que la direction puisse se baser sur des éléments très récents. Via un écran dédié les managers peuvent recenser au quotidien la situation de travail de leur équipe. Pour chaque collaborateur, le manager peut indiquer s’il est présent sur site, en télétravail ou absent tout en y sélectionnant le motif. « Chaque manager doit saisir ces informations quotidiennement avant 10h via le SIRH ». Ainsi la direction générale peut suivre la situation et réagir très rapidement si nécessaire.
Générer des tableaux de suivi
Tous ces éléments et formulaires ont une finalité, faciliter la gestion de la crise. Le SIRH permet donc la génération de tableaux de bord et de suivi. Ces bilans sont utilisés par le comité de direction, la Task Force mais également par les directeurs du réseau qui pilotent l’ouverture des points de vente. Ils peuvent par exemple « anticiper la gestion des agences afin d’assurer l’accueil des clients particuliers et entreprises ».
L’outil a également permis au service RH de simplifier et optimiser le traitement des paies, notamment en lien avec les déclarations sociales.
Pour Olivier Arnould, cette crise nécessite une grande réactivité dans les projets RH. Les équipes RH doivent être force de proposition pour adapter le SIRH aux attentes des collaborateurs et aux besoins de pilotage de la direction. Le SIRH Adequasys a permis cette réactivité et cette adaptation dès les premiers jours de la crise.
Je n’ai jamais eu autant de remarques positives comme par exemple « Heureusement que nous avons le portail RH Adequasys » depuis le début de la crise du COVID19.
La Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes fait partie du Groupe BPCE, deuxième groupe bancaire en France avec 7 800 agences et 106 500 collaborateurs. 1ère banque régionale à épouser les contours de la grande région Auvergne-Rhône-Alpes, la BPAURA est un réseau de plus de 300 agences avec plus de 3 400 collaborateurs au service d’1 million de clients.