Gestionar la crisis con el SIRH: el ejemplo de Banque Populaire Auvergne-Rhône-Alpes

Desde el 13 de marzo de 2020, la célula de crisis y la dirección del banco trabajan en la organización de los recursos humanos para hacer frente a la epidemia. ¿Cómo garantizar la continuidad del servicio? ¿Cómo mantener abiertas las sucursales para recibir a particulares y empresas? El departamento de RRHH pudo dar respuesta a muchas de estas preguntas gracias a la SIRH.

Inicialmente, el banco planeó gestionar la crisis mediante hojas de cálculo. Sin embargo, esta solución no contó con la aprobación de la dirección. " El uso de hojas de cálculo es complejo en términos de actualización y no es óptimo en términos de seguridad y cumplimiento del RGPD " explica Olivier Arnould. Se tomó la decisión de crear nuevos procesos y formularios utilizando Adequasys HRIS. Los primeros formularios estuvieron operativos en pocas horas. El objetivo era poder centralizar rápidamente la información esencial.

Olivier Arnould explica que el SIRH, mediante la creación de un formulario específico, ha permitido a los directivos "identificar a los empleados y las competencias críticas o esenciales para el buen funcionamiento de la empresa. La herramienta también ha permitido identificar a los empleados que están de guardia y determinar las competencias que pueden transferirse a otras funciones. Gracias a la información recopilada, los gestores y directores de red pueden anticipar el riesgo de ausencias en misiones estratégicas y reasignar sus equipos a otras misiones.

Para implantar el teletrabajo a gran escala, es esencial disponer del equipo adecuado para el mayor número posible de empleados. Por ello, se creó un formulario que recogía los equipos disponibles y las necesidades de muchos empleados. Durante los primeros días del cierre, todos pudieron introducir los equipos de que disponían y, en caso necesario, los que necesitaban para teletrabajar en buenas condiciones. De este modo, el departamento informático pudo asignar rápidamente los equipos necesarios para el trabajo de cada uno.

En el marco de la implantación del teletrabajo, se han realizado préstamos de equipos entre los empleados. El seguimiento de estos préstamos puede realizarse a través del formulario creado en el SIRH. Así, aunque esta situación de confinamiento persiste, es fácil encontrar al principal usuario de los equipos informáticos prestados.

Para seguir diariamente la evolución de la situación, es importante que la dirección pueda disponer de información muy reciente. A través de una pantalla específica, los responsables pueden hacer un balance diario de la situación laboral de su equipo. Para cada empleado, el responsable puede indicar si está in situ, teletrabaja o está ausente, seleccionando al mismo tiempo el motivo. "Cada responsable debe introducir esta información todos los días antes de las 10 de la mañana a través del SIRH". De este modo, la alta dirección puede controlar la situación y reaccionar muy rápidamente en caso necesario.

Todos estos elementos y formularios están diseñados para facilitar la gestión de crisis. Visite SIRH se utiliza para generar cuadros de mando e informes de seguimiento. Estos informes son utilizados por el Comité de Dirección, el Grupo Operativo y también por los gestores de red que gestionan la apertura de puntos de venta. Por ejemplo, pueden "anticipar la gestión de las sucursales para garantizar la acogida de los clientes particulares y profesionales"..

La herramienta también ha permitido al departamento de RRHH simplificar y optimizar el procesamiento de las nóminas, en particular en relación con las declaraciones a la Seguridad Social.

Para Olivier Arnould, esta crisis exige que los proyectos de RRHH sean muy reactivos. Los equipos de RRHH deben ser proactivos para adaptar el SIRH a las expectativas de los empleados y a las necesidades de gestión de la dirección. El SIRH Adequasys hizo posible esta reactividad y esta adaptación desde los primeros días de la crisis.

Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes forma parte del Grupo BPCESegundo grupo bancario francés, con 7.800 sucursales y 106.500 empleados. 1^era banco regional para seguir los contornos de la gran región de Auvernia-Ródano-Alpes, el BPAURA es una red de más de 300 sucursales con más de 3.400 empleados al servicio de 1 millón de clientes.