Comment choisir un logiciel de gestion des congés ?
Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion des congés et des absences pour en simplifier l’organisation dans votre entreprise ? Vous souhaitez remplacer votre solution actuelle ? Cet article vise à vous aiguiller dans le pilotage du choix d’une solution adaptée à vos besoins. Voici quelques conseils pour ne rien oublier et surtout ne pas vous tromper dans le choix de votre logiciel RH. Comment choisir un logiciel de gestion des congés ? Eléments de réponses.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés ?
Le congé constitue le moment où le salarié d’une entreprise a le droit ou doit s’absenter et cesser de travailler. Pour éviter les pépins de rémunération lors de la période de paie, il s’avère important de disposer d’un outil adapté pour la gestion des congés. Un logiciel de gestion des congés est un outil informatique permettant de simplifier l’organisation des congés et des absences dans une entreprise. Il s’agit d’un outil RH permettant d’assurer un meilleur suivi lors d’une validation de demande de congé.
Les enjeux d’un projet de GTA
Les projets de gestion des temps et activités sont structurants pour l’entreprise. Ils touchent au quotidien des collaborateurs, impactant la relation vie privée/vie professionnelle par la gestion des absences et des congés. Toutes les populations de l’organisation est impactée par la mise en place d’un logiciel de suivi des congés.
Décrire de manière précise le processus de gestion des congés et absences
Décrire de manière précise votre processus RH permettra aux éditeurs de solutions RH de bien comprendre vos besoins. Ainsi ils seront plus à même de :
- vous conseiller et de concevoir une solution sur-mesure
- vous chiffrer précisément le coût de la solution et les prestations de services associés
- estimer le temps d’implémentation
Le cahier des charges est l’élément principal de votre dossier de consultation. Dites-vous que plus votre description sera détaillée, plus vous serez dans de bonnes dispositions pour choisir le bon prestataire et vous doter d’une solution dans les meilleurs délais. Ce document va conditionner le choix de la solution mais également les réponses apportées par les éditeurs.
Définir les objectifs du logiciel congés
Pour fixer les objectifs du logiciel de gestion des congés et absences, il faut avoir en tête les enjeux de la digitalisation des congés. Ces derniers dictent les contraintes éventuelles et placent le projet dans un contexte réel d’entreprise. La connaissance des enjeux du projet est indispensable pour déterminer correctement les objectifs à atteindre.
Réaliser et analyser différents scénarios de congés
L’analyse de l’existant, que ce soit au niveau organisationnel, fonctionnel ou technique permet d’envisager plusieurs scénarios du futur logiciel de gestion des congés.
Un logiciel ouvert à tous
Via le portail RH, le logiciel de gestion des absences et congés est accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. Chacun peut ainsi consulter le calendrier partagé des congés afin de fluidifier les échanges. Ce planning doit être simple et ergonomique pour simplifier la gestion par le manager et le suivi global par le gestionnaire RH.
Adequasys SIRH permet d’afficher le planning mensuel ou annuel des absences soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs. L’outil permet de gérer des effectifs minimum. Chaque type d’absence est représenté par un code couleur. Les absences et dates de retour peuvent être visibles dans l’annuaire, la fiche collaborateur, etc.
Gagnez du temps grâce à l’automatisation
L’objectif principal d’un logiciel de gestion des congés et absences est de vous faire gagner du temps. Il est donc important que la solution puisse attribuer automatiquement le droit aux vacances en fonction de règles que vous aurez prédéfinies (convention, groupe d’employés, ancienneté, âge, …). Le logiciel de gestion des congés doit également prendre en compte les plannings afin de calculer automatiquement en tenant compte du calendrier des jours non travaillés.
Misez sur une solution interopérable
Le logiciel de gestion des congés va vous aider à limiter considérablement le risque d’erreurs dans le suivi des congés. Il facilite le quotidien des équipes RH et plus globalement de l’ensemble de l’entreprise. Afin de posséder donc d’un logiciel de grande capacités, il faut prendre en compte l’interopérabilité avec le Système d’Information Ressources Humaines ou SIRH, notamment pour les structures plus importantes. Cela est essentiel vu qu’il est primordial que votre logiciel de gestion des congés payés assure une intégration parfaite dans votre environnement logiciel. Par conséquent, lorsque les données extraites de votre outil sont bien comprises par votre logiciel de gestion, l’édition des bulletins de salaire se fera plus facilement au moment de paiement. Enfin, sachez que le prix d’un logiciel de gestion des absences et des congés payés dépend généralement du nombre d’utilisateurs. Ainsi, avant de faire votre choix, analysez le coût total si la solution serait bénéfique pour votre entreprise ou non. Il faut se pencher également vers un outil qui possède un circuit de validation adapté et qui assure un suivi en temps réel. Et plus important, un outil qui respecte la législation en vigueur.
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RTT : définition, conditions et obligations
De nombreux salariés bénéficient de jours de RTT en France. Ce dispositif qui a été créé en 1998 dans le cadre des lois Aubry nécessite des aménagement conséquents dans les entreprises. Présentation et décryptage de ce dispositif.
Comment calculer les jours de fractionnement ?
L’ensemble des salarié bénéficie de congés payés. La durée de ces congés dépend du temps de travail au sein de l’entreprise. Chaque année, au 1er novembre la question du calcul du fractionnement des jours de congés revient sur la table. Que l’on soit employeur ou employé, il est important de connaître le droit applicable pour savoir comment calculer les jours de fractionnement.
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Que deviennent les congés payés non pris ?
Comme tous les salariés du secteur privé vous bénéficiez de congés payés. Pour une année complète à temps plein cela représente 5 semaines de congés. La fin de la période de référence approche et il vous reste des jours de congés non posés. Que deviennent ces congés payés non pris ? On vous apporte des éléments de réponse pour comprendre la gestion des vacances.
Les congés du secteur privé
Vacances, maternité, évènement familial, la loi offre aux salariés du secteur privé différents congés. Ils peuvent être pris selon des critères fixés dans le code du travail, les conventions collectives ou dans le cadre d’accords d’entreprises. Voici la liste des congés et absences relatifs au secteur privé (hors accords de branche ou d’entreprise).
La gestion des absences et des congés en entreprise
A l’approche de la période estivale, les départs en vacances vont se multiplier. 43% des français sont partis ou vont partir en vacances cet été pour une durée de deux semaines. Alors comment gérer les absences ? Quelles solutions pour suivre les congés ?
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La gestion de l’absentéisme par les RH
Selon une récente étude, 78 % des DRH considèrent que l’absentéisme est une préoccupation forte et 93 % confirment que l’absentéisme est une problématique qui coûte cher. L’été est à nos portes et la plupart de vos collaborateurs vont s’empresser de faire leur planification de vacances ; la question ne concerne évidemment pas les congés, mais les absences imprévisibles. Il serait opportun d’en connaitre davantage sur ce fléau qui coûte des milliards aux sociétés Européennes.