La gestion des absences
et des congés en entreprise

A l’approche de la période estivale, les départs en vacances vont se multiplier. 43% des français sont partis ou vont partir en vacances cet été pour une durée de deux semaines. Alors comment gérer les absences ? Quelles solutions pour suivre les congés ?

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Qu’est-ce que la gestion des absences ?

La gestion des absences correspond au suivi des absences qui éloignent un collaborateur de son lieu de travail. Les raisons sont diverses et nombreuses : les congés légaux comme les vacances, compensations, RTT, congé maternité, …. Une partie des absences ne peuvent être anticipées comme les arrêts maladie, les absences exceptionnelles ou non justifiées.

La gestion des absences peut rapidement devenir complexe à gérer pour l’entreprise. Ce processus RH demande un suivi précis et de l’attention qui peut être chronophage. Ce temps pourrait être alloué à des missions plus pertinentes et stratégiques pour le développement de l’organisation.

Les différents types d'absences en entreprise

La gestion des absences correspond au suivi des absences qui éloignent un collaborateur de son lieu de travail. Les raisons sont diverses et nombreuses : les congés légaux comme les vacances, compensations, RTT, congé maternité, …. Une partie des absences ne peuvent être anticipées comme les arrêts maladie, les absences exceptionnelles ou non justifiées.

La gestion des absences peut rapidement devenir complexe à gérer pour l’entreprise. Ce processus RH demande un suivi précis et de l’attention qui peut être chronophage. Ce temps pourrait être alloué à des missions plus pertinentes et stratégiques pour le développement de l’organisation.

Quels processus pour gérer les absences ?

La gestion des absences du personnel est une problématique RH commune à la majorité des organisations. La digitalisation de ce processus RH et la mise en place de workflow ont pour objectif :

  • De simplifier le processus de demande de congés et de validation d’une absence,
  • De permettre aux collaborateurs d’avoir une meilleure visibilité sur leurs absences,
  • De s’assurer de la fiabilité des informations en diminuant le risque d’oublis et de perte de données,
  • De simplifier la communication en proposant un planning de congés accessible à tous les salariés,

Côté salarié, le portail RH permet à chacun de suivre son droit aux congés, ses absences planifiées et tout simplement d’effectuer une demande de congés.

Comment les entreprises font-elles donc face à cette période qui, dans la plupart du temps, est compliquée à organiser ?

La clé pour une bonne gestion des congés est « anticipation ». Afin d’éviter les postes vacants durant l’été, les entreprises demandent à leurs salariés de les prévenir aux alentours d’avril, afin qu’elles puissent commencer à s’organiser. En effet, l’objectif des sociétés est de minimiser le plus possible l’impact des vacances sur les clients. C’est donc au manager et aux RH de valider ou non la demande de congés de l’employé.

Sans une gestion réfléchie et adaptée de cette période et sans « préavis » de la part des salariés, l’entreprise ne pourrait plus assurer tous les postes et devrait donc faire appel à des CDD et intérimaires, plus ou moins qualifiés mais surtout non formés par leurs homologues.

Voici quelques conseils afin de préparer au mieux son absence :

  • Prévenir vos collègues de vos dates de congés, à l’avance
  • Partir pendant une période creuse (le mois d’août généralement) 
  • Trouver une personne pour assurer l’intérim et prendre les décisions à votre place
  • Prévenir vos principaux interlocuteurs (clients & prospects), et leur donner les coordonnées de votre remplaçant
  • Mettre en place une réponse automatique sur votre adresse mail et sur vos répondeurs, indiquant votre période de vacances et l’interlocuteur à contacter en votre absence
  • Essayez de conclure les dossiers en cours avant de partir. Autrement, informez-en votre délégué (et vos collaborateurs), afin d’assurer un suivi de ces dossiers
  • Garder quand même votre téléphone portable près de vous (hélas !) afin de pouvoir être contacté en cas d’urgence. Vérifier vos mails quand vous le pouvez

Quels moyens les entreprises mettent-elles en œuvre pour gérer au mieux les absences de leurs salariés ?

Chaque salarié a le droit à des congés payés et parfois à des RTT.
Chaque entreprise utilise des moyens différents pour organiser leurs absences. Certaines utilisent des tableaux Excel afin d’y répertorier toutes les dates, leurs acceptations et leurs motifs.

Mais il existe aussi des logiciels de gestion des congés et des absences. Ceux-ci permettent aux responsables des ressources humaines de concilier les départs en congés des salariés et la continuité de l’activité de l’entreprise. Ces progiciels SIRH gèrent entièrement ce processus :

  • Processus de demande d’absence
  • Planning équipe et groupes
  • Gestion des compteurs et soldes
  • Gestion des heures supplémentaires et compensation

Quelque soit le mode de fonctionnement de votre entreprise (tableaux Excel, solution SIRH,…), l’anticipation et l’organisation sont de rigueur. Anticipez, en prévenant vos collaborateurs afin qu’ils puissent s’organiser et préparez votre absence en déléguant et en informant vos collègues des points importants sur lesquels ils devront porter leur attention.

Webdémo du logiciel de gestion des congés

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