Un document RH, également appelé document de ressources humaines, est un document qui contient des informations relatives à la gestion des employés et des ressources humaines d'une entreprise ou d'une organisation. Il peut s'agir de documents papier ou électroniques qui contiennent des informations telles que :

• Les contrats de travail et les accords de non-divulgation
• Les dossiers d'employés, y compris les informations personnelles, les antécédents professionnels et les évaluations de performance
• Les politiques et procédures de l'entreprise en matière de ressources humaines, telles que les politiques de congé, de santé et sécurité et de harcèlement
• Les formulaires et les rapports relatifs à la paie, aux avantages sociaux, aux déclarations fiscales et aux déclarations de conformité légale
• Les rapports statistiques sur la diversité, l'embauche, le roulement et d'autres indicateurs clés des ressources humaines

Les documents RH sont essentiels pour assurer la gestion efficace des ressources humaines d'une entreprise ou d'une organisation, garantir la conformité aux règles et réglementations en matière de ressources humaines et pour protéger les droits des employés et de l'entreprise.

Dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise et jusqu’à son départ, de nombreux documents RH devront être générés. Voici une liste d’exemple de documents RH obligatoires :

• Contrat de travail ;
• Les conditions d’affiliation à la mutuelle de l’entreprise ;
• La convocation à la visite médicale ;
• Les fiches de paie ;
• Les relevés d’heures ;
• Les avenants au contrat de travail ;
• Les documents d’entretiens ;
• Les diverses convocations ;
• Les documents de fin de contrat.

Le nombre de documents RH augmente au fur et à mesure que l’entreprise se développe et recrute. Il est donc important de mettre en place un système de gestion des documents ainsi que leur transmission et leur conservation.

L’utilisation d’un SIRH pour la création de lettres et rapports standardisés est un véritable gain de temps et de productivité pour l’équipe en charge des ressources humaines dans votre entreprise. En effet les documents RH sont variés et reviennent fréquemment. Ces tâches sont donc souvent chronophages. Faciliter la gestion des ressources humaines est donc un enjeu particulièrement important pour les entreprises. L’utilisation d’un logiciel SIRH apparait alors comme la solution idéale. En vous déchargeant de ces tâches administratives, vous pouvez vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Quelle que soit la problématique rencontrée et les besoins administratifs qui en découleront, Adequasys SIRH dispose d’une bibliothèque de modèle de document. Vous ne partez pas de zéro ! Le SIRH contient des exemples de lettres et rapports : attestation de formation, lettre d’embauche, convocation à la visite médicale, …

En parallèle, vous pouvez utiliser vos propres modèles de documents. Adequasys remplace alors les informations connues sur les collaborateurs et automatise la génération des documents RH.

La gestion des ressources humaines fait intervenir beaucoup de documents RH. Pour certains une durée légale de conservation est imposée. Cette durée peut aller de quelques mois à plusieurs années. Les durées de conservation des documents RH est très variable.  Tout le monde s’accorde à dire que c’est bien plus pratique de conserver les documents de manière numérique et centralisée, plutôt que de devoir les archiver sous format papier.

Le module de gestion administrative d’Adequasys SIRH intègre un module de gestion documentaire. Vous pouvez ainsi dématérialiser, structurer et gérer facilement tous les documents numérisés des salariés. L’ensemble des documents sont classés dans des dossiers et accessible depuis n’importe où ou le SIRH est accessible.

La signature électronique vous permet d’aller encore plus de temps dans la gestion administrative. En quelques clics un nouvel embauché peut signer son contrat, le salarié son avenant ou encore signer un entretien professionnel. Dans ce contexte, la signature électronique est devenue incontournable. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article sur la signature électronique via le SIRH.