Les durées de conservation des documents RH

Combien de temps l’entreprise doit-elle conserver une fiche de paie ? Quelle est la durée de conservation des documents RH ? Et le RGPD dans tout ça ? Les règles diffèrent selon le type de document et les durées ne sont pas égales. On vous détaille les durées de conservation des documents RH au sein de votre entreprise.

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Les durées de conservation des documents RH en France 🇫🇷

Une entreprise doit conserver de nombreux documents liés à la gestion du personnel. Les délais de conservation varient selon la nature des papiers et les obligations légales. Pendant tout le délai d’archivage l’administration peut mener des contrôles. Voici les principales durées de conservation des documents RH :

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir de la fin de contrat du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.

5 ans

Documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Suivi des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.

1 an

Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail

5 ans

Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT)

5 ans

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

Les documents RH à conserver 5 ans

Différents documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise sont à conserver durant 5 ans minimum. Parmi ces papiers on retrouver les bulletin de paie, le registre unique du personnel (5 ans à partir de la fin de contrat du salarié), les contrats de travail et avenants, les observations et mises en demeure de l’inspection du travail et contrôles du CHSCT.

Les documents RH à conserver 3 ans

Les documents à conserver durant 3 années au minimum sont les papiers relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires ainsi que la comptabilisation des jours de travail pour les personnels au forfait jour.

Les durées de conservation des documents RH en Suisse 🇨🇭

Type de document

Durée de conservation

Documents relatif au salaire

10 ans

Certificat de travail (et données nécessaires à son établissement)

10 ans

Contrat de travail

10 ans à compter de la fin du contrat

Description des fonctions et du poste /
cahier des charges

10 ans à compter de la fin du contrat

Evaluations

10 ans pour les évaluations des 5 dernières années

Conventions de formation continue, plans de mesures

10 ans à compter de la fin du contrat

Avertissements

10 ans à compter de la fin du contrat

Résiliation

10 ans

Suivi des congés, des temps de travail et des heures supplémentaires

5 ans

Quels risques en cas de perte ou de destruction ?

Saviez-vous qu’en entreprise jusqu’à 20% des documents seraient mal archivés ? Si la perte ou la non conservation de documents RH n’entraine pas de sanctions financières pour l’entreprise, les risques sont biens présents. En cas de litige avec un collaborateur l’impossibilité de produire un document RH peut impacter grandement la résolution de ce litige. Pour les équipes RH, au-delà du stress pour retrouver un document, le temps passé à effectuer la recherche dans les classeurs, pochettes et dossier est un temps perdu. Ce temps pourrait être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

A noter qu’une non présentation du registre du personnel, l’absence de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750€ d’amende par salarié concerné.

Stockage des documents et RGPD

Le règlement européen sur la protection des données fixe un cadre dans l’archivage des documents et des données liés aux collaborateurs. En raison de leur « valeur » et intérêt et principalement pour respecter les délais de conservation, certains documents sont archivés de manière pérenne par les entreprises.

Au-delà du délai légal l’employeur peut faire le choix de conserver certains documents (dans le cadre d’un litige par exemple). Il doit alors déterminer une durée de conservation du fichier en fonction de la finalité de traitement. Afin d’accompagner les responsables en France la CNIL propose différents outils pour aider à définir les durées.

Dématérialiser l’archivage grâce au SIRH

Comme vous avez pu le voir dans cet article des documents doivent être archivés pour plusieurs années. La dématérialisation des documents est une solution pour simplifier ce stockage. Adequasys SIRH propose une gestion électronique des document afin de fluidifier la gestion documentaire.

Pour une société de 750 collaborateurs, la bibliothèque RH peut représenter jusqu’à 30 000 fichiers (documents officiels, fiches de paie, …) et plus de 100 000 éléments dématérialisés (suivi des temps, congés, …). En profitant du SIRH pour archiver ces données vous gardez la main sur les informations. Le stockage, l’indexation et surtout la consultation sont rapides et fiables.

Regardons ensemble comment Adequasys SIRH vous aide à centraliser et sécuriser les documents RH importants.

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