Les durées de conservation des documents RH

Différents documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise sont à conserver durant 5 ans minimum. Parmi ces papiers on retrouver les bulletin de paie, le registre unique du personnel (5 ans à partir de la fin de contrat du salarié), les contrats de travail et avenants, les observations et mises en demeure de l’inspection du travail et contrôles du CHSCT.

Les documents à conserver durant 3 années au minimum sont les papiers relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires ainsi que la comptabilisation des jours de travail pour les personnels au forfait jour.

Il y a plusieurs manières de conserver les documents RH dans l’entreprise :

• Enregistrement physique : Conserver les documents dans un endroit sûr et sécurisé, comme un coffre-fort ou un endroit à l'abri des incendies :
• Enregistrement électronique : Enregistrer les documents sur un support électronique, comme un disque dur externe ou un service de stockage en nuage, et s'assurer qu'ils sont protégés par un mot de passe et une sauvegarde régulière ;
• Archivage professionnel : Confier les documents à une entreprise d'archivage professionnelle pour une conservation à long terme en toute sécurité.

Avant de choisir une solution, il est important de vérifier les exigences légales spécifiques à chaque document. Il faut également prendre en compte le besoin ou non de consulter un document et d’anticiper d’éventuelles mises à jour.

Saviez-vous qu’en entreprise jusqu’à 20% des documents seraient mal archivés ? Si la perte ou la non conservation de documents RH n’entraine pas de sanctions financières pour l’entreprise, les risques sont biens présents. En cas de litige avec un collaborateur l’impossibilité de produire un document RH peut impacter grandement la résolution de ce litige. Pour les équipes RH, au-delà du stress pour retrouver un document, le temps passé à effectuer la recherche dans les classeurs, pochettes et dossier est un temps perdu. Ce temps pourrait être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

A noter qu’une non présentation du registre du personnel, l’absence de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750€ d’amende par salarié concerné.

Le règlement européen sur la protection des données fixe un cadre dans l’archivage des documents et des données liés aux collaborateurs. En raison de leur « valeur » et intérêt et principalement pour respecter les délais de conservation, certains documents sont archivés de manière pérenne par les entreprises.

Au-delà du délai légal l’employeur peut faire le choix de conserver certains documents (dans le cadre d’un litige par exemple). Il doit alors déterminer une durée de conservation du fichier en fonction de la finalité de traitement. Afin d’accompagner les responsables en France la CNIL propose différents outils pour aider à définir les durées.

Comme vous avez pu le voir dans cet article des documents doivent être archivés pour plusieurs années. La dématérialisation des documents est une solution pour simplifier ce stockage. Adequasys SIRH propose une gestion électronique des document afin de fluidifier la gestion documentaire.

Pour une société de 750 collaborateurs, la bibliothèque RH peut représenter jusqu’à 30 000 fichiers (documents officiels, fiches de paie, …) et plus de 100 000 éléments dématérialisés (suivi des temps, congés, …). En profitant du SIRH pour archiver ces données vous gardez la main sur les informations. Le stockage, l’indexation et surtout la consultation sont rapides et fiables.

Regardons ensemble comment Adequasys SIRH vous aide à centraliser et sécuriser les documents RH importants.