Periodos de conservación de los documentos de RRHH

Una empresa debe conservar un gran número de documentos relativos a la gestión del personal. Los plazos de conservación varían en función de la naturaleza de los documentos y de las obligaciones legales. Durante todo el periodo de conservación, las autoridades pueden efectuar controles. Estos son los principales periodos de conservación de los documentos de RRHH:

Diversos documentos relativos a la vida de un trabajador en la empresa deben conservarse durante al menos 5 años. Entre ellos figuran las nóminas, el registro único de personal (5 años a partir de la finalización del contrato del trabajador), los contratos de trabajo y sus modificaciones, las observaciones y requerimientos de la Inspección de Trabajo y las inspecciones del CHSCT.

Entre los documentos que deben conservarse un mínimo de 3 años figuran los relativos a las cotizaciones a la Seguridad Social y los impuestos sobre las nóminas, así como los registros de las jornadas de trabajo del personal con jornada laboral fija.

Existen varias formas de almacenar los documentos de RRHH en una empresa:

• Almacenamiento físico: Guarde los documentos en un lugar seguro, como una caja fuerte o un lugar ignífugo:
• Almacenamiento electrónico: Guarda los documentos en un soporte electrónico, como un disco duro externo o un servicio de almacenamiento en la nube, y asegúrate de que estén protegidos por contraseña y de que se realicen copias de seguridad periódicas
• Archivo profesional: confiar los documentos a una empresa de archivo profesional para su almacenamiento seguro a largo plazo.

Antes de elegir una solución, es importante comprobar los requisitos legales específicos de cada documento. También hay que considerar si es necesario consultar un documento y anticiparse a las posibles actualizaciones.

¿Sabías que hasta el 20% de los documentos de una empresa están mal archivados? Aunque la pérdida o la falta de conservación de los documentos de RRHH no conlleva ninguna sanción económica para la empresa, los riesgos son muy reales. En caso de litigio con un empleado, la imposibilidad de presentar un documento de RR.HH. puede tener un impacto importante en la resolución del litigio. Para los equipos de RRHH, más allá del estrés que supone encontrar un documento, el tiempo dedicado a buscar en archivos, carpetas y archivadores es tiempo perdido. Este tiempo podría asignarse a tareas de mayor valor añadido.

Hay que tener en cuenta que no presentar un registro de personal, no actualizarlo o no incluir la información requerida puede acarrear una multa de hasta 750 euros por cada empleado afectado.

El Reglamento Europeo de Protección de Datos establece un marco para el archivo de documentos y datos relativos a los trabajadores. Debido a su "valor" e interés, y principalmente para cumplir los plazos de conservación, determinados documentos son archivados permanentemente por las empresas.

Más allá del periodo de conservación legal, los empresarios pueden optar por conservar determinados documentos (en caso de litigio, por ejemplo). En este caso, el empresario debe determinar cuánto tiempo debe conservarse el expediente, en función de la finalidad del tratamiento. Para ayudar a los empresarios en Francia, el CNIL ofrece varias herramientas para ayudar a definir las duraciones.

Como ha visto en este artículo, los documentos deben archivarse durante varios años. La desmaterialización de los documentos es una solución para simplificar este almacenamiento. Adequasys HRIS ofrece gestión electrónica de documentos para agilizar la gestión de documentos.

Para una empresa de 750 empleados, la biblioteca de RRHH puede representar hasta 30.000 expedientes (documentos oficiales, nóminas, etc.) y más de 100.000 elementos desmaterializados (seguimiento del tiempo, vacaciones, etc.). Aprovechando SIRH para archivar estos datos, usted mantiene el control de la información. El almacenamiento, la indexación y, sobre todo, la consulta son rápidos y fiables.

Veamos cómo el SIRH de Adequasys le ayuda a centralizar y asegurar los documentos importantes de RRHH.