Le chatbot RH

Le chatbot RH se démocratise au sein des organisations. D’après la dernière étude de Parlons RH, 57% des professionnels RH ont déjà mis en place un chatbot RH ou ont le projet de le faire. Cela représente une multiplication par trois par rapport à l’étude de 2018. Présentation du chatbot RH et de ses nombreux avantages.

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Qu’est-ce qu’un chatbot RH ?

Le chatbot RH, aussi appelé « agent conversationnel » est un programme informatique programmé pour dialoguer en langage naturel avec un ou plusieurs utilisateurs. Ce programme est capable de comprendre le sens des phrases et pas uniquement des mots-clés. L’échange avec le chatbot peut se faire via des messages instantané vocaux ou via du texte. Il a pour objectif de faciliter les processus internes en réduisant les tâches à faible valeur ajoutée. Il optimise la recherche d’informations et améliore ainsi le travail de vos équipes.

Il y a deux types de chatbot :

  • Les chatbots à IA faible sont des assistants de liste de tâches qui interagissent dans un cadre préétabli et défini par ceux qui les ont programmés.
  • Les chatbots à IA forte sont des assistants virtuels de travail capables de participer à des échanges de plus en plus complexes.

Grâce à son interactivité et à sa capacité d’adaptation au langage naturel de chacun d’entre nous, le chatbot est un vecteur puissant de communication et un outil à privilégier pour les ressources humaines.

Le chatbot pour les processus RH

Foire aux questions nouvelle génération et personnalisée, le chatbot RH offre la possibilité au salarié d’obtenir rapidement des réponses à des questions du quotidien. En réalisant des tâches simples telles que le renseignement du droit aux congés, l’envoi du bulletin de salaire ou encore le renseignement sur les processus RH, le chatbot permet de libérer du temps de travail aux équipes RH.

L’avantage premier du chatbot reste sa disponibilité pour répondre aux questions, à leurs demandes de congés, leurs droits à la retraite ou encore mettre à disposition une fiche de paie. Quelque soit l’heure et le jour, le chatbot RH est accessible à tous les collaborateurs de l’entreprises.

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Des exemples d’utilisation du Chatbot RH

Grâce à capacité d’adaptation, l’outil conversationnel permet de gagner du temps sur de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée. On le voit, un chatbot permet de rationaliser et d’améliorer la gestion des Ressources Humaines, tout en évitant aux collaborateurs et aux dirigeants une trop grande perte de temps pour entrer en contact. Voici quelques possibilités déjà mises en place avec le chatbot du SIRH d’Adequasys.

Apporter des réponses personnalisées

Très souvent les RH sont dérangés par des collaborateurs pour répondre à des questions simples mais chronophages comme « comment récupérer mon mot de passe d’accès au SIRH ? », « Quelle formalité accomplir pour poser un jour de congé ? » ou encore « Où trouver ma fiche de paie ? ». Lorsque l’information n’est pas immédiatement accessible ou difficilement lisible, le collaborateur perd sur son temps de travail ou oblige un autre de ses collègues à perdre, lui aussi, du temps et de l’énergie. Simple d’accès et efficace, le chatbot RH apporte des réponses immédiates à près de 80 % des questions posées, souvent automatisables. Ces réponses aux questions sont possibles grâce à la technologie de compréhension du langage naturel (NLP).

Poser des congés grâce au Chatbot RH

Les congés sont aussi importants que leur opposé : le travail. Pourtant il est souvent complexe de retrouver son solde de congés, de mettre la main sur le processus pour les poser. Le chatbot RH se met à la disposition des salariés pour parler congés, indiquer le solde et permettre d’en poser directement. Bonne nouvelle, le chatbot n’a pas besoin de congés, il est infatigable ! Parmi les exemples de cette utilisation, on peut citer l’entreprise Overstock qui a mis en place un chatbot Mila afin de remplacer la ligne téléphonique réservée aux employés malades.

Aider à la planification

Le chatbot RH simplifie la recherche de créneau entre plusieurs collaborateurs. Il est en capacité d’analyser les agendas pour proposer un créneau adapté aux différents plannings. Il est possible d’aller jusqu’à la réservation d’une salle, la planification d’un entretien ou encore à la mise en place d’évènement. Répétitives, énergivores et chronophages, ces tâches peuvent avoir un impact négatif sur la concentration, la productivité et le bien-être de vos collaborateurs.

Mettre à jour le dossier d’un collaborateur

Grâce au chatbot, plus besoin de remplir de nombreuses fiches administratives avec les mêmes informations. Pour intégrer ou mettre à jour le dossier du salarié, le chatbot RH est un puissant outil de centralisation des informations et permet de simplifier les processus RH tout en préservant la sécurité des données personnelles.

Un chatbot intégré aux outils RH

Il est primordial que le chatbot soit intégré aux outils existants. Il ne faut pas qu’il soit perçu comme un énième outil. Le logiciel Adequasys SIRH dispose d’un chatbot RH pré-paramétré et utilisable rapidement et facilement. Ce chatbot peut être connecté avec des outils utilisés au quotidien comme les systèmes de messagerie instantanée. Il est ainsi facilement accessible à tout moment de la journée, sans demande d’authentification supplémentaire.

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