L'importance de l'onboarding en entreprise

L’organisation de l’arrivée d’un collaborateur nécessite une préparation. Différentes tâches sont à planifier comme la réservation des ressources, commander les outils de travail L’utilisation d’un SIRH permet d’organiser au mieux l’onboarding. Il est possible de lister les actions des processus « entrée-sortie-mutation » sous forme de « checklist ». Chacune des actions sont alors adressées aux personnes et services concernées au sein de l’entreprise.

La mise en place d’un planning d’intégration est également une solution pertinente pour s’assurer de la bonne organisation de l’arrivée d’un collaborateur. Il est ainsi possible de planifier au mieux les premiers jours.

Un nouvel employé a beaucoup de choses à intégrer au cours des premiers jours et semaines de travail. Il doit non seulement apprendre les tâches qui lui sont confiées, mais aussi retenir de nouveaux noms et de nouveaux visages, découvrir des règles (tacites), acquérir de nouvelles habitudes. Pour simplifier cela et rendre cela plus abordable il peut être pertinent de nommer un mentor. Cela incite à poser des questions, à se renseigner sans être intimidé par la nouveauté.

Quel budget faut-il prévoir pour intégrer un collaborateur ? Quel est le coût d’un onboarding ? Difficile de répondre à cette question tant les fonctionnement varient selon les organisations. Dans certains cas l’accompagnement par un pair sera le principal coût, dans d’autres cas il est important de faire appel à des ressources externes (formation, matériel, …). Par contre le coût d’un onboarding raté s’élève à 7 000€ selon le site Workelo. La plateforme estime qu’une intégration raté coûte entre 100% et 300% du salaire du collaborateur.

L’accueil et l’arrivée d’un collaborateur sont des piliers de la marque employeur. Ce sont dès les premiers jours que se développe le sentiment d’appartenance ainsi que l’engagement. Durant la phase de recrutement, de nombreux candidats se renseignent sur l’entreprise, sur ses valeurs, sur sa réputation ou encore sur l’organisation interne.

La base de l’intégration, c’est que le matériel soit prêt, le contrat signé ou encore que le périmètre du poste soit clairement défini. Au-delà il faut mettre à profit cette période pour que le nouveau puisse faire bénéficier l’organisation de son œil neuf. La mise en place d’un rapport d’étonnement est une bonne solution pour recueillir ce retour. La démarche oblige à développer un œil critique sur un service, un processus ou sur le fonctionnement interne de la structure.

Grâce à Adequasys SIRH, l’onboarding est simplifié pour les RH et l’ensemble des acteurs de l’accueil d’un collaborateur. La gestion des listes de tâches permet d’anticiper la préparation des outils de travail : e-mail, bureau, session d’ordinateur, téléphone, … Grâce aux rappels et alertes, les acteurs sont informés des missions confiées pour accueillir un salarié.

Au-delà d’une certaine période (une semaine, un mois ou un an, …) un formulaire au sein du SIRH permet au nouvel arrivant de faire part de son feedback. Les réponses sont accessibles à l’ensemble de l’organisation ou uniquement aux personnes autorisées. La meilleure solution pour bénéficier de l’œil neuf d’un nouvel arrivant.

• L’onboarding est un investissement pour la réussite du recrutement. Un collaborateur bien « embarqué » se sentira mieux intégré, sera plus enthousiaste et deviendra un véritable ambassadeur.
• La productivité est meilleure suite à une intégration réussie. Le collaborateur sera également autonome plus rapidement.
• Une meilleure intégration c’est également une diminution du risque de turnover et donc des coûts liés au recrutement et à la formation.