Dématérialiser le dossier salarié

La digitalisation des fonctions support n’a pas échappé à cette vague de digitalisation que vit l’entreprise. Celle de la Direction des Ressources Humaines est une priorité car elle permet aux DRH de mieux accompagner l’ensemble de l’entreprise dans son évolution, notamment grâce à la dématérialisation du dossier salarié. Simplifier la gestion RH, centraliser les documents et informations et les partager facilement. C’est possible de dématérialiser le dossier salarié. Explications.

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Pourquoi dématérialiser le dossier salarié ?

En tant que responsable des ressources humaines de votre entreprise, vous avez besoin d’accéder aux documents concernant les salariés de manière simple et rapide. Il est également important de veiller à avoir à jour les derniers documents et informations sur les collaborateurs. Dans de nombreuses entreprises les dossiers du personnel sont en format papier, dans des dossiers suspendus. Cette situation peut rapidement devenir complexe notamment dans le cadre du télétravail qui s’est fortement développé dans les dernières années.

Les avantages de la dématérialisation du dossier salarié

  • Gagner du temps. en supprimant les éléments papiers et les procédures manuelles, la mise en place du dossier salarié fait gagner du temps à l’équipe RH. Grâce au SIRH ce dossier est entièrement digitalisé et accessible à toutes les personnes concernées (RH, employeur et collaborateur).
  • Un meilleur pilotage : la digitalisation des données permet de les utiliser dans le cadre du pilotage de l’entreprise. Ces tableaux de bord offrent un outil d’aide à la décision pertinent en permettent d’accompagner les dirigeants.
  • Améliorer l’expérience employé. En rendant accessible ce dossier du salarié à ce même collaborateur via le portail RH l’information circule mieux en plus rapidement.
  • Sécuriser et protéger les données. Le stockage au format papier ou dans divers dossiers informatique rend les données vulnérables. Que ce soit dans le cadre d’un piratage ou d’un incident, la digitalisation du dossier salarié sécurise les informations.

Que dit la loi sur le dossier salarié ?

Les employeurs n’ont aucune obligation légale en ce qui concerne la constitution ou non des dossiers du personnel. Il n’y a pas non plus d’obligation quand à la forme et le contenu du dossier du collaborateur. Toutefois, en fonction de la convention collective dont une entreprise dépend, elle peut se voir imposer la création, mais aussi la forme et le contenu de tout ou partie des informations pouvant s’inscrire dans un dossier du personnel.

Quels documents dématérialiser ?

Le dossier individuel d'un salarié comporte les informations qui permettent notamment à l'employeur, au salarié ou à l'agent de remplir leurs obligations, mais aussi tous les documents qui jalonnent la vie d'un salarié dans l'entreprise, depuis son embauche jusqu'à son départ.

Sont donc concernées toutes les pièces produites et reçues contenant des informations individuelles relatives à chacun, soit de manière éclatée dans les services RH ou au sein d’un même dossier. Il s'agit notamment de tous les documents relatifs à l'état-civil (CV, diplômes, RIB, etc), à la paie (fiches de salaires, primes, demandes d'avances sur salaires, etc), au suivi administratif de la carrière (changement d'affectation ou de poste, formations, demandes de congés, tous les accords comme ceux sur le télétravail, etc), à la maladie (arrêts de travail, accidents du travail, etc), à la discipline et aux évaluations (rapports, blâmes, fiches de notation, entretiens annuels, etc) ou encore au départ du salarié (démission, retraite, etc).

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La dématérialisation est-elle compatible avec le RGPD ?

La digitalisation du dossier salarié permet de cartographier précisément le traitement des données personnelles. Les objectifs étant de définir les finalités de traitement et les acteurs qui y participent. Dans le cadre du RGPD, le collaborateur doit avoir accès à ses données personnelles. La dématérialisation du dossier salarié permet d’identifier facilement et rapidement les données personnelles afin de pouvoir les transmettre, les supprimer ou les anonymiser.

Un logiciel pour dématérialiser facilement

Grâce au logiciel de gestion administrative, vous pouvez regrouper sur une même plateforme les données RH des collaborateurs. La gestion des données du personnel est plus simple que lorsqu’elle est répartie dans plusieurs applications (Excel, mails, courriers, …).

La dématérialisation est une réelle opportunité d’améliorer les processus RH au sein d’une organisation. Pour vous accompagner dans cette digitalisation, Adequasys vous propose un SIRH adapté à vos besoins (Portail RH, Congés et absences, Notes de frais, Formation, …).

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