Télétravail : comment bien l'organiser dans son entreprise ?

Les textes officiels et le code du travail ne fixent aucun critère ou condition particulière pour déterminer la possibilité ou l’opportunité de mettre en œuvre le télétravail dans une organisation. En théorie le télétravail s’applique à l’ensemble des salariés.

Le télétravail n'est pas un droit pour les employés. Les employeurs peuvent choisir de ne permettre le télétravail qu'à certaines catégories de personnel, en fonction des exigences de chaque poste. Si un employeur refuse le télétravail à un employé, il doit en justifier la raison. Le refus d'un poste de télétravail n'est pas considéré comme une raison de rompre le contrat de travail.

Le télétravail peut se présenter sous différentes formes en fonction des attentes, des besoins d’organisation ou encore des facilités de mise en place. Voici les principales formes de télétravail :

• Le télétravail à temps plein : le salarié travaille à distance pour l'entreprise tous les jours de la semaine.
• Le télétravail à temps partiel : l'employé travaille à distance pour l'entreprise un certain nombre de jours par semaine, tout en se rendant au bureau les autres jours.
• Le télétravail ponctuel : le collaborateur travaille à distance pour l'entreprise à des moments précis, généralement pour des raisons personnelles ou pour des besoins spécifiques de l'entreprise.
• Le télétravail saisonnier : l'employé travaille à distance pour l'entreprise pendant une période de l'année, généralement en raison d'un pic d'activité ou de vacances.

Il existe également des formes hybrides de travail à distance qui combinent ces différentes organisations.

Que ce soit pour l’entreprise ou pour les collaborateurs, les avantages du télétravail sont nombreux. Pour les entreprises, le télétravail permet :

• D’accroitre la productivité ;
• De réaliser des économies d’échelle sur l’immobilier et les dépenses courantes ;
• D’améliorer la qualité de vie des collaborateurs au travail et par conséquent d’accentuer leur motivation et leur implication ;
• De diminuer l’absentéisme.

Côté salarié, le télétravail permet :

• Des économies de temps, notamment dans les déplacements quotidiens ;
• Une meilleure gestion du temps de travail ;
• Une plus grande autonomie dans les actions du quotidien ;
• Une plus grande concentration en diminuant les interruptions.

D’une manière générale, le salarié en télétravail a les mêmes droits que le salarié qui exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. Cependant l’employeur a des obligations spécifiques à l’égard des salariés qui télétravaillent :

• Informer les salariés des droits et interdictions dans l’utilisation des équipements et outils informatiques qui sont mis à leur disposition ainsi que les possibles sanctions en cas d’erreur ;
• Définir avec les salariés, les plages horaires durant lesquelles ils peuvent être contactés par l’entreprise et leur manager ;
• Mettre en place un entretien annuel avec chaque télétravailleur pour valider les conditions d’activité et la charge de travail ;
• Permettre en priorité aux salariés en télétravail pour reprendre un poste sans télétravail qui correspond à leurs qualifications et compétences.

Depuis l'entrée en vigueur de la loi sur le renforcement du dialogue social, il n’est plus nécessaire de modifier le contrat de travail pour permettre à un salarié de télétravailler. Le télétravail peut être mis en place dans le cadre d'un accord collectif : Résultat des négociations menées entre les partenaires sociaux (employeurs et salariés) ou d'une charte élaborée par l'employeur. En l'absence d'accord collectif ou de charte, l'employeur et le salarié peuvent convenir de recourir au télétravail. Voici comment mettre en place le télétravail en 5 étapes :

Pour mener à bien la mise en place du télétravail dans une entreprise, il est primordial de recueillir les attentes et les besoins des salariés à ce sujet. Tous les salariés n’ont pas les mêmes attentes en matière de travail à distance. L’entreprise doit alors interroger ses employés pour cerner au mieux leurs volontés, leurs motivations, leurs doutes et leurs attentes en termes de rythme de travail et d’organisation et de ressources. Grâce à cette période d’écoute, l’entreprise peut organiser le dispositif de télétravail dans les meilleures conditions.

Si la mise en place d’une charte du télétravail n’est pas obligatoire, il est important de définir un cadre précis. Ce document va permettre d’aborder de multiples points cruciaux tels que :

• La mise en place technique (lieu de télétravail, horaires, conditions, …) ;
• Les moyens matériels mis à disposition des collaborateurs ;
• Les outils collaboratifs qui simplifieront le télétravail ;
• Le mode de management ;
• Les droits et devoirs des salariés à distance ;
• Les obligations de l’employeur ;

Avant de déployer le télétravail dans l’ensemble de l’entreprise, il est indispensable de réaliser une phase de test. Un service, une équipe ou encore un site géographique peut réaliser un test de quelques semaines ou quelques mois pour s’assurer que le fonctionnement est gagnant-gagnant.

L’employeur, les managers et les employés en télétravail doivent pouvoir fournir un feedback sur l’organisation du télétravail suite à cette période d’expérimentation. Les points négatifs peuvent être corrigés en amont de l’élargissement du télétravail.

Comment garder intacte la motivation des salariés en télétravail ? Il est indispensable de fixer des objectifs réalisables aux salariés à distance. Stimuler la motivation et l’implication est primordiale pour réussir le passage au télétravail. Il est également essentiel d’organiser des points d’équipe réguliers. Ces moments d’échanges en visio-conférence ou par téléphone permettent de garder une cohésion d’équipe.

Les managers doivent donc être accompagnés pour organiser régulièrement des points avec leurs subordonnés et conserver les liens avec les télétravailleurs.

Une fois le télétravail instauré dans l’ensemble de l’entreprise, il faut suivre régulièrement les retours des collaborateurs et des managers. Les managers, les membres des différentes équipes et les employés en télétravail doivent pouvoir formuler leurs feedback grâce à des sondages ou questionnaires réguliers.

L’ensemble des frais engagés par le salarié dans le cadre du télétravail sont à la charge de l’employeur. A ce titre l’entreprise prend en charge les frais occasionnés par le travail à distance. Cette prise en charge peut s’effectuer sur la base de frais réels engagés par le salarié et soumis à factures ou via le versement d’une indemnité forfaitaire.

La mise en place du télétravail nécessite l’utilisation d’outils adapté. La montée en puissance des outils collaboratifs a rendu possible et accompagné la diffusion du télétravail dans les organisations. Si de nombreux outils existent pour simplifier les échanges, l’élément prioritaire est le suivi des personnes en télétravail ou non.

La gestion à distance des équipes peut rapidement devenir complexe. L’acquisition d’un logiciel de télétravail comme le SIRH confère de nombreux avantages. A distance, les contraintes du papier et des fichiers tableurs deviennent de vrais handicaps au quotidien. La mise en place d’un logiciel SIRH entièrement configurable offre une vraie réponse aux problématiques posées par le travail à distance. Grâce au paramétrage, vous pouvez adapter le logiciel RH à vos processus RH de gestion administrative, de suivi des temps, des activités ou encore l’organisation des formations.

Dans le cadre de l’organisation du télétravail, le SIRH offre la possibilité de créer des workflows de mise en place. Grâce à l’outil RH chaque collaborateur peut effectuer une demande de télétravail régulier ou non directement depuis un formulaire accessible sur le portail RH. Adequasys SIRH vous permet de digitaliser les demandes de télétravail. Un imprévu ? Le collaborateur peut demander à télétravail en quelques clics, dans la limite de ce qui lui est autorisé (délai de prévenance, jours autorisés, …).

Le SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines intègre un module de suivi du temps de travail. Ainsi chaque membre de l’organisation peut saisir son temps d’activité quel que soit son lieu de travail. L’avantage est double, l’employeur peut suivre la bonne réalisation des heures par les collaborateurs et s’assurer du respect des temps de pauses et de repos obligatoires.

Dans le cadre du suivi des activités, deux solutions sont disponibles au sein du SIRH. D’un côté le collaborateur peut suivre un planning défini par son manager ou l’équipe de planification. De l’autre il peut saisir ses activités dans le cadre d’un relevé quotidien ou hebdomadaire.

Avec Adequasys SIRH ayez enfin une vision claire de l’organisation de travail, qui travail sur site ou à distance, à tout moment de la journée. Le planning collaboratif est mis à jour en temps réel. Le SIRH propose un planning global et centralisé. Les demandes de télétravail, les validations et les mises à jour sont traitées instantanément afin de maintenir les plannings à jour.