Teletrabajo: ¿cómo lo organiza en su empresa?

Los textos oficiales y el Código de Trabajo no establecen ningún criterio o condición particular para determinar si el teletrabajo es posible o adecuado en una organización. En teoría, el teletrabajo se aplica a todos los trabajadores.

El teletrabajo no es un derecho de los trabajadores. Los empresarios pueden optar por permitir el teletrabajo sólo a determinadas categorías de personal, en función de los requisitos de cada puesto. Si un empresario se niega a permitir que un empleado teletrabaje, debe justificar el motivo. El rechazo de un puesto de teletrabajo no se considera motivo de rescisión del contrato de trabajo.

El teletrabajo puede adoptar distintas formas, en función de las expectativas, las necesidades de la organización y la facilidad de aplicación. He aquí las principales formas de teletrabajo:

• Teletrabajo a tiempo completo: el empleado trabaja a distancia para la empresa todos los días de la semana.
• Teletrabajo a tiempo parcial: el empleado trabaja a distancia para la empresa un determinado número de días a la semana, mientras que los demás días acude a la oficina.
• Teletrabajo ad hoc: el empleado trabaja a distancia para la empresa en momentos concretos, normalmente por motivos personales o por necesidades específicas de la empresa.
• Teletrabajo estacional: el empleado trabaja a distancia para la empresa durante un periodo del año, normalmente debido a un pico de actividad o a vacaciones.

También existen formas híbridas de teletrabajo que combinan estas diferentes organizaciones.

El teletrabajo tiene muchas ventajas, tanto para la empresa como para sus empleados. Para las empresas, teletrabajar significa :

• Aumentar la productividad
• Conseguir economías de escala en los costes de propiedad y funcionamiento
• Mejorar la calidad de vida de los empleados en el trabajo, aumentando así su motivación y compromiso
• Reducir el absentismo.

Para los empleados, teletrabajar significa :

• Ahorra tiempo, sobre todo en los desplazamientos
• Mejor gestión del tiempo de trabajo
• Mayor autonomía en las actividades cotidianas
• Mayor concentración con menos interrupciones.

En general, los empleados que teletrabajan tienen los mismos derechos que los que trabajan en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, el empresario tiene obligaciones específicas respecto a los empleados que teletrabajan:

• Informar a los empleados de sus derechos y prohibiciones en el uso de los equipos y herramientas informáticos puestos a su disposición, así como de las posibles sanciones en caso de error
• Definir con los empleados las franjas horarias durante las cuales podrán ser contactados por la empresa y su responsable
• Establecer una entrevista anual con cada teletrabajador para validar las condiciones de trabajo y la carga de trabajo
• Dar prioridad a los empleados teletrabajadores para que vuelvan a un puesto no teletrabajador que se ajuste a sus cualificaciones y competencias.

Desde la entrada en vigor de la ley sobre el refuerzo del diálogo social, ya no es necesario modificar el contrato de trabajo para que un empleado pueda teletrabajar. El teletrabajo puede introducirse como parte de un convenio colectivo: el resultado de las negociaciones entre los interlocutores sociales (empresarios y trabajadores) o una carta elaborada por el empresario. En ausencia de convenio colectivo o carta, el empresario y el trabajador pueden acordar el teletrabajo. A continuación se explica cómo implantar el teletrabajo en 5 pasos:

Para implantar con éxito el teletrabajo en una empresa, es esencial recoger las expectativas y necesidades de los empleados al respecto. No todos los empleados tienen las mismas expectativas en lo que respecta al teletrabajo. Por ello, la empresa debe entrevistar a sus empleados para conocer al máximo sus deseos, motivaciones, dudas y expectativas en cuanto a ritmo de trabajo, organización y recursos. Gracias a este periodo de escucha, la empresa podrá organizar el teletrabajo en las mejores condiciones posibles.

Aunque no es obligatorio establecer una carta del teletrabajo, es importante definir un marco preciso. Este documento permitirá abordar una serie de puntos cruciales, como :

• La aplicación técnica (lugar de teletrabajo, horarios, condiciones, etc.)
• Recursos materiales puestos a disposición de los trabajadores
• Herramientas de colaboración para simplificar el teletrabajo
• Estilo de gestión
• Derechos y deberes de los empleados a distancia
• Las obligaciones del empresario

Antes de desplegar el teletrabajo en toda la empresa, es esencial llevar a cabo una fase de prueba. Un departamento, un equipo o incluso un emplazamiento geográfico pueden realizar una prueba de unas semanas o unos meses para asegurarse de que el sistema es beneficioso para todos.

El empresario, los directivos y los empleados que teletrabajan deben poder dar su opinión sobre la organización del teletrabajo tras este periodo de prueba. Los puntos negativos pueden corregirse antes de ampliar el teletrabajo.

¿Cómo mantener motivados a los empleados que teletrabajan? Es esencial fijar objetivos alcanzables para los empleados a distancia. Estimular la motivación y la implicación es esencial para que la transición al teletrabajo sea un éxito. También es esencial organizar reuniones periódicas de equipo. Estas reuniones, celebradas por videoconferencia o teléfono, ayudan a mantener la cohesión del equipo.

Por lo tanto, los directivos necesitan ayuda para organizar reuniones periódicas con sus subordinados y mantener los vínculos con los teletrabajadores.

Una vez que el teletrabajo se ha introducido en toda la empresa, es necesario supervisar periódicamente las opiniones de los empleados y directivos. Los directivos, los miembros del equipo y los empleados que teletrabajan deben poder dar su opinión a través de encuestas o cuestionarios periódicos.

Todos los costes en que incurre el trabajador al teletrabajar corren a cargo del empresario. Como tal, la empresa sufragará los gastos ocasionados por el teletrabajo. Esto puede hacerse sobre la base de los costes reales en que haya incurrido el empleado y sujetos a facturación, o mediante el pago de una asignación a tanto alzado.

La implantación del teletrabajo requiere el uso de herramientas adecuadas. El auge de las herramientas colaborativas ha hecho posible el teletrabajo y ha acompañado su difusión en las organizaciones. Aunque existen numerosas herramientas para simplificar los intercambios, la prioridad es el seguimiento de las personas, teletrabajen o no.

La gestión a distancia de los equipos puede volverse compleja rápidamente. La adquisición de programas informáticos de teletrabajo como el SIRH tiene muchas ventajas. Al trabajar a distancia, las limitaciones del papel y de los archivos de hojas de cálculo se convierten en verdaderos hándicaps en el día a día. La implantación de un software SIRH totalmente configurable ofrece una respuesta real a los problemas que plantea el trabajo a distancia. Al configurar su software de RRHH, puede adaptarlo a sus procesos de RRHH para la gestión administrativa, el control del tiempo y la actividad, y la organización de la formación.

En el marco de la organización del teletrabajo, el SIRH ofrece la posibilidad de crear flujos de trabajo de aplicación. A través de la herramienta de RRHH, cada empleado puede realizar una solicitud de teletrabajo regular o no regular directamente desde un formulario accesible en el portal de RRHH. Adequasys HRIS le permite digitalizar las solicitudes de teletrabajo. ¿Circunstancias imprevistas? El empleado puede solicitar teletrabajar en unos pocos clics, dentro de los límites de lo autorizado (plazo de preaviso, días autorizados, etc.).

El SIRH, o Sistema de Información de Recursos Humanos, incluye un módulo de teletrabajo. control del tiempo de trabajo. De este modo, cada miembro de la organización puede registrar su tiempo de trabajo, independientemente de dónde trabaje. La ventaja es doble: el empresario puede controlar si los empleados trabajan las horas que se supone que deben trabajar y garantizar que se respetan las pausas y los periodos de descanso obligatorios.

En el marco de la seguimiento de la actividadEl SIRH ofrece dos soluciones. Por un lado, los empleados pueden seguir un horario definido por su jefe o el equipo de planificación. Por otro, pueden introducir sus actividades en el marco de un registro diario o semanal.

Con Adequasys HRIS, por fin tendrá una visión clara de cómo está organizado su personal, tanto si trabaja in situ como a distancia, en cualquier momento del día. El horario de colaboración se actualiza en tiempo real. El SIRH proporciona un horario global centralizado. Las solicitudes de teletrabajo, las aprobaciones y las actualizaciones se procesan al instante para mantener los horarios al día.