La crise sanitaire a eu un impact massif sur le fonctionnement des entreprises. Suite aux confinements le télétravail s’est largement démocratisé et nombreux sont les salariés qui sont encore en télétravail régulièrement. Cette situation oblige les entreprises à s’adapter et à repenser les modes d’organisation, de management et de travail. L’utilisation d’un SIRH facilite la gestion RH à distance de votre entreprise. Voici quelques exemples d’utilisation d’Adequasys SIRH pour optimiser la gestion d’évènements exceptionnels.
Gestion administrative des collaborateurs
Grâce au SIRH, centralisez les informations des collaborateurs dans une base de données unique. En regroupant l’ensemble des informations sur une même plateforme la gestion des données du personnel est simplifiée. Dans le cas ou vous seriez incité à télétravailler comme actuellement, l’ensemble des données RH reste accessible en quelques clics. Gestion RH à distance ou sur site ? Le quotidien est plus simple grâce au SIRH.
Besoin de mettre en collaborateurs au chômage partiel ? Accédez rapidement aux informations et données de chaque salarié pour gagner en efficacité. Les équipes RH gagnent ainsi du temps et simplifie la modification de conditions de travail des collaborateurs.
Inventaire des outils informatiques
La gestion du matériel informatique est une problématique importante. Souvent le service informatique utilise des tableurs Excel pour faire l’inventaire du matériel informatique et la répartition pour chaque collaborateur. Cependant dans de nombreuses entreprises la gestion au quotidien est complexe. L’informatique n’est pas toujours au courant des changement et manque de visibilité sur les besoins futurs.
Avec les confinement, de nombreux collaborateurs se retrouvent en télétravail. Chacun utilise à son domicile du matériel professionnel. La gestion de l’inventaire est alors encore plus complexe pour le service informatique. L’utilisation d’un SIRH permet à chaque collaborateur d’indiquer, via un formulaire, le ou les outils informatique qu’il utilise depuis chez lui. Ainsi l’équipe informatique est au courant en temps réel du volume de matériel qui est hors de l’entreprise.
Justificatif de déplacement professionnel
En application des mesures gouvernementales, les déplacements des salariés sont interdis sauf dérogations. Sont autorisés les déplacements entre le domicile et le lieu d’exercice de l’activité professionnelle, lorsqu’ils sont indispensables à l’exercice d’activités ne pouvant être organisées sous forme de télétravail ou déplacements professionnels ne pouvant être différés. Dans ce cas, l’entreprise doit remettre au collaborateur un justificatif de déplacement professionnel.
Télécharger le justificatif de déplacement professionnel
Certaines entreprises se retrouvent dans l’obligation d’éditer et de saisir de nombreuses attestations pour leurs collaborateurs. Cette obligation peut être très chronophage sans SIRH. Grâce à une solution de gestion RH, vous pouvez digitaliser la génération des attestations.
Les informations demandées sur le justificatif sont inclus dans le SIRH (nom, prénom, date de naissance, adresse, …). L’attestation peut donc être générée soit à l’initiative de l’équipe RH ou suite à une demande d’un collaborateur. En automatisant ce processus, l’équipe RH peut se consacrer sur d’autres tâches qui ne manquent pas durant cette période.
Gestion des documents
Quelque soit la situation, les collaborateurs ont besoin de mettre à jour un certain nombre de documents et demandes diverses attestations lié à sa situation professionnelle. Ces éléments sont souvent édités par le service RH et remis en main propre ou envoyé par e-mail au collaborateur. La gestion des évènements de la vie du collaborateur et les demandes sont plus complexes à suivre lorsque toute ou partie de l’entreprise est en télétravail.
Les informations sont regroupées au sein du SIRH grâce à la digitalisation. Il est ainsi plus simple de suivre les changements. Les collaborateurs peuvent ainsi prévenir facilement d’un changement de situation. De la même manière, la gestion des documents est plus aisée.
Déclaration des heures supplémentaires
Certaines entreprises sont contraintes de travailler au-delà de leurs capacités habituelles. Par conséquent de nombreux collaborateurs se retrouvent à effectuer des heures supplémentaires. Sans SIRH les employés déclarent souvent leurs heures supplémentaires sur papier. Le contrôle est alors plus complexe pour les RH. De plus dans le cas ou des compensations seraient proposées à l’issue de la période de crise, le contrôle manuel est encore plus complexe.
Le module de gestion des heures supplémentaires du SIRH est le seul moyen par lequel les employés peuvent déclarer leurs temps supplémentaire. Chaque collaborateur saisit ses heures supplémentaires, et peut choisir de les compenser ou de se les faire payer. Après validation du manager, les heures sont directement affectées à la paie ou dans des compteurs de gestion d’absences et le cas échéant pour de la compensation.
Un contrôle simplifié
Les RH peuvent ainsi contrôler efficacement le nombre d’heures supplémentaires dans chaque service, prévoir un recrutement approprié ou une réorganisation (en cas d’heures nombreuses et justifiées) et gérer les excès. Des économies conséquentes sont ainsi possible.
L’ensemble de ces exemples visent à montrer comment un SIRH peut faciliter le fonctionnement RH. N’hésitez pas à nous demander une webdémo pour que nous puissions vous présenter les nombreux avantages du SIRH.