Genere automáticamente sus documentos de RRHH a través del SIRH

Un documento de RRHH, también conocido como documento de recursos humanos, es un documento que contiene información relativa a la gestión de los empleados y los recursos humanos de una empresa u organización. Pueden ser documentos en papel o electrónicos que contengan información como :

• Contratos de trabajo y acuerdos de confidencialidad
• Expedientes de empleados, incluidos datos personales, historial laboral y evaluaciones de rendimiento
• Políticas y procedimientos de recursos humanos de la empresa, como políticas de permisos, salud y seguridad y acoso.
• Formularios e informes relativos a nóminas, prestaciones, declaraciones fiscales y declaraciones de cumplimiento legal
• Informes estadísticos sobre diversidad, contratación, rotación y otros indicadores clave de recursos humanos

Los documentos de RRHH son esenciales para asegurar la gestión eficaz de los recursos humanos de una empresa u organización, garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos de RRHH y proteger los derechos de los empleados y de la empresa.

Desde el momento en que un nuevo empleado se incorpora a la empresa hasta que la abandona, será necesario generar un gran número de documentos de RRHH. He aquí una lista de ejemplos de documentos de RRHH obligatorios:

• Contrato de trabajo
• Condiciones de afiliación a la mutua de empresa
• Invitación al reconocimiento médico
• Nóminas
• Hojas de asistencia
• Modificaciones de los contratos de trabajo
• Documentos de entrevista
• Las diferentes citaciones
• Documentos de fin de contrato.

El número de documentos de RRHH aumenta a medida que una empresa crece y contrata personal. Por ello, es importante establecer un sistema de gestión de los documentos y garantizar su transmisión y conservación.

Utilizar un SIRH para crear cartas e informes estandarizados es un verdadero ahorro de tiempo y productividad para el equipo de recursos humanos de su empresa. Los documentos de RRHH son variados y se repiten con frecuencia. Por lo tanto, estas tareas suelen llevar mucho tiempo. Facilitar la gestión de los recursos humanos es, por tanto, una cuestión especialmente importante para las empresas. El uso de un software SIRH es la solución ideal. Al liberarle de estas tareas administrativas, podrá concentrarse en actividades de alto valor añadido.

Adequasys HRIS tiene una biblioteca de plantillas de documentos para satisfacer todas sus necesidades administrativas. ¡No tendrá que empezar de cero! El SIRH contiene ejemplos de cartas e informes: certificados de formación, cartas de contratación, reconocimientos médicos, etc.

También puede utilizar sus propias plantillas de documentos. Adequasys sustituye entonces la información que conoce sobre sus empleados y automatiza la generación de documentos de RRHH.

La gestión de recursos humanos implica un gran número de documentos de RRHH. Algunos de ellos tienen un periodo de conservación legal. Este periodo puede oscilar entre unos meses y varios años. Períodos de conservación de los documentos de RRHH varía mucho. Todos coinciden en que es mucho más práctico almacenar los documentos digitalmente y de forma centralizada, en lugar de tener que archivarlos en papel.

Visite módulo de gestión administrativa Adequasys HRIS incluye un módulo de gestión documental. Esto le permite desmaterializar, estructurar y gestionar fácilmente todos los documentos digitalizados de sus empleados. Todos los documentos se archivan en carpetas y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar al que se pueda acceder desde el SIRH.

La firma electrónica le permite ahorrar aún más tiempo en la gestión administrativa. En unos pocos clics, un nuevo contratado puede firmar un contrato, un empleado puede firmar una enmienda o incluso una entrevista profesional. En este contexto, la firma electrónica se ha convertido en algo esencial. Para saber más, lea nuestro artículo sobre la firma electrónica en el SIRH.