Qu'est-ce que la GPEC ?

Selon le Ministère du Travail, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est une méthode conçue pour anticiper les besoins en ressources humaines d’une entreprise. La compétence – au sens large du terme – est au cœurs des enjeux et de la stratégie des entreprises. Pour la fonction RH, l’objectif est de proposer une gestion prévisionnelle des compétences afin d’anticiper les besoins en main d’œuvre.

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Définition de la GPEC

La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences est une méthode pour organiser à court et moyen termes les emplois, les effectifs et les compétences en fonction de la stratégie de l’entreprise. La GPEC permet d’analyser les impératifs et obligations imposés par les évolutions et les choix qui s’imposent à l’entreprise. Pour garantir le développement et la pérennité de l’entreprise, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est un allié de poids de la fonction RH.

La GPEC permet d’appréhender collectivement les questions de formation, d’emplois et de gestion des compétences afin de construire des solutions transversales pour faire progresser les collaborateurs.

Les GPEC est-elle obligatoire ?

L’article L2242-20 du Code du Travail précise que les entreprises de 300 collaborateurs ou plus ont l’obligation de mettre en place une politique GPEC. Les entreprises et groupes d’entreprises de dimension communautaire ayant au moins un établissement de 150 collaborateurs en France sont également soumis à une obligation de négociation sur la GPEC au minimum tous les 3 ans.

Comment la GPEC est-elle perçue en entreprise ?

La mise en place d’un projet de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences lève le plus souvent de la méfiance parmi les collaborateurs. Il est souvent associé, à tort, à un plan social ou de restructuration. Les collaborateurs se demandent « Mais que veulent faire les RH ? L’entreprise se porte-t-elle mal ? Devrai-je partir si j’étais jugé mauvais ou va t-on me faire évoluer ? » La méfiance est souvent très perceptible.

Du côté des managers, il y a aussi de la résistance puisque le projet est perçu comme générateur de travail (entretiens d’évaluations…). Il faut donc maîtriser et orchestrer la communication autour du projet, bien en amont de celui-ci. Il faut préparer le terrain pour que les collaborateurs comprennent le projet, voire adhèrent.

Pourquoi mettre en place une GPEC dans son entreprise ?

Des études indiquent que de nombreux collaborateurs ont un fort désir de développer leur carrière professionnelle. Selon une étude sur près de 15 000 personnes dont des cadres, des responsables des ressources humaines, des managers et des employés à temps plein, les salariés se tournent vers leur employeur pour se former et développer leurs compétences. L’objectif final étant de voir leur carrière évoluer.

Les entreprises commencent à s’organiser. Selon une enquête réalisée par PwC, 47% des directeurs des ressources humaines déclarent que leur entreprise améliore les opportunités d’avancement professionnel. Les entreprises cherchent à offrir davantage de mobilité interne par rapport aux parcours traditionnels et offrent les compétences et opportunités nécessaires pour rendre les évolutions plus transparentes pour les employés.

Les enjeux de la GPEC

Sur les 15 plus grandes sociétés mondiales actuelles (en capitalisation boursière), plus de la moitié n’existaient pas il y a seulement 15 ans. On estime que 80% des métiers de 2030 ne sont pas encore connus. Le monde change, l’entreprise également et doit donc s’adapter.

  • Enjeux de performance économique
    L’enjeu principal d’une entreprise est évidemment d’être compétitif et surtout de le rester. Cela implique à chaque entreprise de délivrer et de produire de bons services et produits à court, moyen et long terme. C’est pourquoi toute entreprise doit posséder les bonnes compétences et prévoir celles dont elle aura besoin demain. Pour cela, il faut connaître le marché, les métiers de son entreprise, et ses propres collaborateurs. Ainsi, il est crucial de se poser quelques questions : Où en sommes-nous aujourd’hui ? Qu’avons-nous à disposition ? De quelles compétences aurons-nous besoin demain ?
  • Enjeux sociaux
    La mise en place d’un projet GPEC pousse l’entreprise à s’interroger sur la structure des effectifs, des emplois, ou encore sur la gestion des carrières. Elle doit relever des défis sociaux relatifs notamment au vieillissement des salariés et au maintien dans l’emploi, à l’intégration des nouveaux collaborateurs, aux difficultés de recrutement, au turn-over, ou encore à la mixité des métiers.
  • Enjeux en termes de conditions de travail
    Anticiper l’impact des évolutions d’activité et des connaissances à acquérir pour maîtriser les processus de travail permet de préserver la santé des salariés. Ces évolutions peuvent en effet se traduire par une plus grande exposition des personnes aux Risques Psycho Sociaux, aux Troubles Musculo Squelettiques ou plus largement aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.

Quels sont les objectifs de la GPEC ?

La GPEC vise à adapter les compétences aux besoins futurs de l’entreprise. Les objectifs sont nombreux, voici les principaux :

  • Anticiper les difficultés de recrutement ;
  • Prendre en compte la pyramide des âges afin d’anticiper les pertes de compétences ;
  • Prévenir la situation de sureffectif ;
  • Prévoir les besoins en formation ;
  • Améliorer la qualification des collaborateurs ;
  • Valoriser les compétences des salariés et des équipes ;
  • Accompagner les changements ;
  • Favoriser la mobilité professionnelle des salariés ;
  • Améliorer l’implication des collaborateurs ;
  • Mieux organiser la gestion des carrières ;
  • Réduire les risques et les coûts liés aux changements.

Gagner du temps grâce à la GPEC

La GPEC permet de dresser un état des lieux des compétences disponibles dans l’entreprise à un instant T et d’anticiper celles dont l’entreprise aura besoin à court, moyen et long terme. Les données recueillies grâce à un outil de gestion des compétences vont ainsi donner des indications à la fonction RH sur les besoins et les décisions à prendre en termes de recrutement, de formation, de mobilité, de révisions salariales, de nominations, etc.

Gérer les compétences dans un outil global SIRH permet à la fonction RH de prendre des décisions et d’enclencher des actions beaucoup plus rapidement et simplement grâce au croisement des données provenant des différents modules. Par exemple, dans le cas où il existe un catalogue de formations, il est possible d’associer des formations pertinentes à une compétence. Ainsi, lors d’un entretien d’évaluation des compétences, un manager peut en quelques clics inscrire un de ses subordonnées à une formation afin de développer une compétence spécifique.

En d’autres termes, gérer l’ensemble des processus RH dans un seul et même SIRH, c’est soulager le fonction RH des tâches opérationnelles et lui permettre de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

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Les étapes d’un projet GPEC

Un projet de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est un projet sur le moyen ou le long terme. D’une manière générale il faut compter 3 à 12 mois pour mettre en place un projet GPEC. Si l’objectif n’est pas atteint au bout d’un an, il y a un risque de non mise en place. Il peut potentiellement passer au second plan face à d’autres priorités de l’entreprise et risque d’être retardé. Voici un exemple de planning définit par un client d’Adequasys SIRH pour la mise en place du module compétences et donc de la GPEC.

Les étapes d'un projet GPEC

Les risques du projet GPEC

Lorsque que l’entreprise fait le choix de mettre en place une GPEC choisir le bon moment pour lancer le projet est très important. Si l’entreprise est dans une période de tension, l’impact peut être plus néfaste qu’intéressant.

Le choix de mettre en place ou non d’une GPEC ne doit se faire uniquement en fonction de la taille de l’entreprise. Cette taille d’entreprise a une impact sur la durée et la complexité de mise en œuvre du projet de gestion prévisionnelle des compétences. Toute entreprise ou organisation, quelque soit sa taille doit se préoccuper de la gestion des compétences pour être pérenne. Cependant la mise en place d’un outil de GPEC peut sembler disproportionné pour une petite structure. Généralement, à partir d’une cinquantaine de collaborateurs, la connaissance de chaque collaborateur est plus superficielle, et un outil GPEC qui répertorie les compétences prend tout son sens.

Sélectionner et mettre en place un module GPEC

A ce niveau, il est essentiel d’avoir bien cadré son projet en termes de besoins fonctionnels et de ressources (budgétaires, techniques, humaines, temps, …) pour sélectionner l’outil GPEC qui permettra d’atteindre les objectifs fixés. C’est un gage de réussite dans le bon choix de la solution et dans la réussite du projet. L’utilisation d’une grille d’évaluation structurée en deux colonnes avec d’un côté les critères de sélections, et de l’autre les échelles de notations, est une excellente méthode pour identifier et sélectionner le bon outil.

Pendant cette phase de cadrage, il ne faut pas hésiter à solliciter des retours d’expériences d’entreprises clientes (évoluant si possible dans le même secteur d’activité que son organisation) des éditeurs présélectionnés. Ils permettent d’obtenir des avis liés :

  • Au produit (ergonomie, fonctionnalités, etc.),
  • À l’éditeur (support, relation client, maintenance, etc.),
  • À la réalisation du projet (coût, respect des délais, etc.).

Faire appel à Adequasys pour la GPEC

Adequasys est un éditeur-intégrateur d’une solution SIRH globale. Ainsi, un module gestion des compétences compose sa solution collaborative. Ce module, via notamment la création de référentiels de compétences, va permettre :

  • d’évaluer les collaborateurs sur leurs compétences et identifier les formations pour les développer
  • de repérer et gérer les personnes clés ou compétences critiques
  • de réaliser des études de mobilité

Chez Adequasys, chaque client bénéficie d’un interlocuteur dédié durant la phase projet, l’intégration, le support et la maintenance. Faire appel à un éditeur-intégrateur comme Adequasys, c’est assurer un déploiement de l’outil GPEC dans des conditions optimales.

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