Les équipes RH sont aujourd’hui extrêmement importantes. Mais à mesure que ces dernières se développent, les tâches administratives qu’elles ont à gérés augmentes (suivi des temps, recrutement, traitement des notes de frais, …). La transformation numérique et le développement des logiciels RH permettent de digitaliser les tâches RH récurrentes. Découvrons ensemble comment gérer efficacement les tâches RH grâce au SIRH.
Tâches RH : une multitude d’actions en un seul outil
Le personnel du département des ressources humaines doit effectuer une multitude d’actions administratives pour le bon fonctionnement de l’entreprise et l’accompagnement des collaborateurs. Une série d’actions doivent être effectuées tout le long du « cycle de vie » des collaborateurs en fonction des événements liés à des changements sur le plan personnel ou des évolutions de carrière. Ces tâches à court et long terme sont difficiles à suivre sans solution SIRH. Alors qu’avec un SIRH, ces actions et les relances peuvent être automatisées.
Grâce au SIRH les recherches fastidieuses d’informations dans des dossiers papiers ou dans des tableurs appartiennent au passé. Les informations utiles au quotidien sont disponibles dans une base de donnée, un outil unique et accessible à tous selon ses droits. Cette centralisant permet également de maintenir à jour l’ensemble des données. Les salariés disposent des éléments qui les concernent et trouvent par eux-mêmes les informations qu’ils recherchent. Ils sont responsabilisés et gèrent leurs congés et RTT, consultent leurs soldes, leurs notes de frais…
L’intégration du collaborateur
Le premier contact entre l’entreprise et un collaborateur détermine bien la qualité de relation future entre les deux parties. Son arrivée doit être préparée et anticipée. L’utilisation d’une checklist (liste d’actions à effectuer) au sein d’un SIRH permet de préparer méthodiquement chaque nouvelle intégration. Une solution RH peut aussi être paramétrée pour automatiser des actions. Le SIRH peut par exemple envoyer automatiquement au nouveau collaborateur son plan de formation personnalisé ou des formulaires en ligne à compléter dès son jour d’arrivée. Celui-ci reçoit ensuite des rappels automatiques s’il n’a pas mis à jour ses données personnelles dans le SIRH avant l’échéance définie. Un de nos clients témoignait, avant la mise en place du SIRH, qu’un employé avait eu un accident, et les RH avait découvert avec stupeur qu’il n’était pas inscrit à l’assurance de l’entreprise : les RH lui avait bien envoyé le formulaire d’inscription à son arrivée, mais n’avait jamais contrôlé que l’employé ne le leur avait pas retourné…
Formation
Généralement les entreprises planifient des formations pour leurs collaborateurs en fonction de leurs compétences par rapport aux compétences requises pour leur poste. Sans outil, il est difficile pour le département RH de suivre les formations à effectuer. En utilisant un logiciel RH, la personne en charge des formations peut avoir des rappels automatiques pour les collaborateurs nécessitant une mise à jour des habilitations.
Gestion des temps et des vacances
Avec plus de 500 collaborateurs, suivre manuellement ou avec Excel les vacances, les soldes et les absences rigoureusement est laborieux. Au sein d’un portail RH, le collaborateur peut consulter en self-service son nombre de jours de congé restants, effectuer des demandes de congé ou encore pointer en ligne. Plus besoin d’aller-retour d’emails entre les managers, les collaborateurs et l’équipe RH pour une simple demande de congé !
Evaluation annuelle du collaborateur
Gérer les évaluations annuelles sur papier ou avec Word rend presque impossible le suivi par les RH de qui a fait son entretien annuel et les relances. Au sein d’un SIRH, le collaborateur, les ressources humaines et les managers travaillent sur une base commune. Chaque personne concernée reçoit une alerte lorsqu’elle doit effectuer une action.
Optimisez les tâches chronophages
Le SIRH offre la possibilité de simplifier la charge de travail des RH en digitalisant les tâches chronophages. Le logiciel RH apporte un gain de temps non négligeable dans le traitement de nombreux sujets. Ainsi, les responsables des ressources humaines pourront se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée.