¿Cómo gestionarlas de forma eficaz con un SIRH?
Los equipos de recursos humanos son extremadamente importantes hoy en día. Pero a medida que estos últimos se desarrollan, aumentan las tareas administrativas que deben gestionar (seguimiento de tiempos, contratación, procesamiento de informes de gastos, etc.). La transformación digital y el desarrollo de software de recursos humanos hacen posible la digitalización de tareas recurrentes de recursos humanos. Descubramos juntos cómo administrar de manera efectiva las tareas de recursos humanos utilizando un SIRH.
Tareas de RR.HH.: multitud de acciones en una única herramienta
El personal del departamento de recursos humanos debe realizar multitud de actuaciones administrativas para el buen funcionamiento de la empresa y el apoyo de los empleados. Se deben llevar a cabo una serie de acciones a lo largo del “ciclo de vida” de los empleados en función de eventos relacionados con cambios personales o desarrollo de carrera. Estas tareas a corto y largo plazo son difíciles de rastrear sin una solución SIRH. Mientras que, con un SIRH, estas acciones y recordatorios pueden automatizarse.
Gracias al SIRH, las tediosas búsquedas de información en archivos en papel u hojas de cálculo son cosa del pasado. La información útil sobre una base diaria está disponible en una base de datos, una herramienta única accesible para todos de acuerdo con sus derechos. Esta centralización también permite mantener todos los datos actualizados. Los empleados tienen la información que les preocupa y encuentran la información que buscan por sí mismos. Están habilitados y gestionan sus vacaciones, consultan sus saldos, sus notas de gastos, etc.
Integración de empleados
El primer contacto entre la empresa y un empleado determina claramente la calidad de la relación futura entre las dos partes. Su llegada debe ser preparada y anticipada. El uso de una lista de verificación (lista de acciones a realizar) dentro de un SIRH permite preparar metódicamente cada nueva integración. Una solución de recursos humanos también se puede configurar para automatizar acciones.
El SIRH puede, por ejemplo, enviar automáticamente al nuevo empleado su plan de capacitación personalizado o formularios en línea para completar el día de su llegada. Luego recibe recordatorios automáticos si no ha actualizado sus datos personales en el SIRH antes de la fecha límite definida. Uno de nuestros clientes testificó, antes de la implementación del SIRH, que un empleado había tenido un accidente, y HH.RR. descubrió con asombro que no estaba registrado en el seguro de la empresa: RR.HH. había enviado el formulario de registro cuando llegó, pero nunca comprobó que el empleado no se lo había devuelto…
Capacitación
Generalmente, las empresas planifican la formación de sus empleados en función de sus competencias en relación con las competencias requeridas para su puesto. Sin una herramienta, es difícil que el departamento de RR.HH. pueda seguir la formación a realizar. Mediante el uso de un software de recursos humanos, el responsable de la formación puede tener recordatorios automáticos para los empleados que requieren una actualización de autorizaciones.
Gestión del tiempo y ausencias.
Con más de 500 empleados, el seguimiento riguroso de vacaciones, saldos y ausencias manualmente o con Excel es laborioso. Dentro de un portal de recursos humanos, los empleados pueden consultar su número de días libres restantes en el autoservicio, solicitudes para realizar vacaciones o fichar en línea. ¡No hay necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta entre gerentes, empleados y el equipo de recursos humanos para una simple solicitud de licencia!
Evaluación anual de empleados
Administrar las revisiones anuales en papel o en Word hace que se casi imposible para RR.HH. rastrear quién ha izado la revisión anual y seguimiento.
Dentro de un SIRH, el empleado, los recursos humanos y los gerentes trabajan sobre una base común. Cada sujeto de datos recibe una alerta cuando necesita tomar una acción.
Optimice las tareas que consumen mucho tiempo
El SIRH ofrece la posibilidad de simplificar la carga de trabajo de recursos humanos mediante la digitalización de tareas que consumen mucho tiempo. El software de recursos humanos trajo un importante ahorro de tiempo en el tratamiento de muchos temas. Así, los responsables de RR.HH. pueden requerir tareas de mayor valor añadido.