Comment établir une fiche de poste ?
La fiche de poste est un prolongement logique de l’organigramme hiérarchique. Celui-ci décrit la façon dont les postes sont organisés et quels sont les liens entre eux. La fiche de poste quant à elle doit rentrer dans le détail et décrire le plus précisément possible les missions de chaque poste. La fiche de poste complète l’organigramme, précise les responsabilités et doit être en cohérence avec les procédure. Alors comment établir une fiche de poste ?
Qu’est-ce que la ficher de poste ?
Une fiche de poste est un document qui décrit les responsabilités, les compétences et les qualités requises pour un poste donné au sein d'une entreprise ou d'une organisation. Elle sert généralement à clarifier les attentes en matière de performance pour le poste en question et peut être utilisée pour évaluer les candidats lors du processus de recrutement. Elle peut également être utilisée pour aider les employés à mieux comprendre leurs responsabilités et leur rôle dans l'entreprise.
La fiche de poste est-elle obligatoire ?
Il n'est pas obligatoire de créer une fiche de poste pour chaque poste dans une entreprise ou une organisation. Toutefois, il est recommandé d'en avoir une pour chaque poste important, car cela peut aider à clarifier les attentes envers l'employé et à faciliter la planification des ressources humaines. De plus, avoir une fiche de poste peut également être utile en cas de litige ou de différend concernant les responsabilités d'un poste. Dans certains cas, la loi peut imposer la création d'une fiche de poste pour certains types de postes, par exemple dans le secteur de la santé ou de la sécurité. Il est donc recommandé de se renseigner sur les lois et les règlementations en vigueur dans votre pays ou votre région.
Que contient la fiche de poste ?
Il n’y a pas de cadre légal qui impose un contenu à la fiche de poste. Chaque entreprise est donc libre de la rédiger comme elle l’entend. Cependant pour être la plus complète possible, la fiche de poste doit décrire avec précision le poste et les qualités attendues. Voici la liste des éléments qui composent la fiche de poste :
- L’intitulé du poste ;
- La position dans l’organigramme ;
- L’environnement et les conditions de travail (lieu de travail, horaires, …) ;
- L’accès au poste et les conditions d’engagements ;
- Les moyens humains et financiers mis à disposition pour réussir les missions ;
- La description des missions et des activités ;
- Les difficultés du poste ;
- Les relations dans l’organisation ;
- Les exigences particulières (habilitations, EPI, …)
Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. L’entreprise peut ajouter les informations qu’elle juge utile pour définir au mieux le poste.
Etablir la fiche de poste
Pour établir les fiches de poste, la technique de l’organigramme est très pertinente car elle permet de balayer de manière exhaustive es missions dévolues à un poste. En se basant sur l’organigramme on peut également se baser sur la réalité et associer les salariés à la rédaction des fiches. Cette technique pour établir la fiche de poste repose sur un questionnement systématique de l’organigramme.
Qui rédige la fiche de poste ?
La fiche de poste est généralement rédigée par les responsables des ressources humaines ou par le gestionnaire du poste concerné, en collaboration avec l'employé qui occupe actuellement le poste ou qui l'a occupé par le passé. Le but est de s'assurer que la fiche de poste reflète fidèlement les responsabilités et les tâches associées au poste, ainsi que les compétences et les qualités requises pour réussir dans ce rôle. La fiche de poste peut également être révisée et mise à jour régulièrement pour s'assurer qu'elle reste pertinente et en adéquation avec les besoins de l'entreprise ou de l'organisation.
Décrire les activités
La description des activités liées au poste est un élément essentiel de la fiche de poste. Il s’agit des tâches qui doivent être réalisées pour mener à bien la mission. Il est important de faire la distinction entre les activités principales et les activités secondaires. Les activités peuvent être formulées au moyen de verbe d’action pour être précises et synthétiques. Les actions doivent désigner ce qu’une personne fait réellement dans son travail pour mener à bien le ou les missions qui lui sont confiées.
Observer les personnes en situation
Se fier uniquement au seul titulaire d’un poste pour le décrire est le plus souvent insuffisant car il oubliera certainement de lister des points. Ces éléments sont souvent très souvent réalisés et donc devenus des réflexes. De la même manière l’observation seule n’est pas suffisante. Tout d’abord parce qu’elle prend du temps et nécessite un observateur rôdé à la tâche et capable de comprendre les missions techniques. De même la personne observée risque de modifier sa façon de travailler sous le regard d’un tier.
Les questions pour établir la fiche de poste
Voici les liste des questions types qui peuvent être utilisées pour guider le rédacteur de la fiche de poste dans sa mission :
- En quoi consiste votre travail ?
- Quelles sont les différentes tâches que vous réalisez chaque jour ?
- Comment décrivez-vous votre journée de travail ?
- Que faites-vous en arrivant le matin sur votre poste de travail ?
- Comment se termine votre journée de travail ?
- Quels outils utilisez-vous pour réaliser vos missions ?
- Quel est votre client interne et que lui fournissez-vous ?
- Quelles sont vos difficultés ?
- De quels moyens disposez-vous ?
Comment utiliser la fiche de poste ?
Voici quelques étapes à suivre pour utiliser la fiche de poste :
- Lire attentivement la fiche de poste pour comprendre les responsabilités et les tâches associées au poste, ainsi que les compétences et les qualités requises.
- Réfléchir à comment vos compétences et votre expérience correspondent aux exigences du poste.
- Préparer un CV et une lettre de motivation en mettant en avant les compétences et les expériences les plus pertinentes pour le poste.
- Postuler pour le poste en suivant les instructions indiquées dans la fiche de poste.
- Si vous êtes sélectionné pour un entretien, préparer des exemples concrets montrant comment vous avez utilisé les compétences et les expériences requises pour réussir dans des situations similaires.
- Lors de l'entretien, parler de vos compétences et de votre expérience en lien avec les responsabilités et les tâches décrites dans la fiche de poste.
- Si vous êtes embauché, utiliser la fiche de poste comme guide pour votre travail en s'assurant que vous comprenez bien vos responsabilités et que vous travaillez en direction des objectifs et des résultats attendus.
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