Pourquoi faire un organigramme ?

La majorité des organisations et des entreprises ont pour habitude d’utiliser les organigrammes pour représenter aussi fidèlement que possible la manière dont elles sont structurées. L’organigramme est une première manière pratique et efficace de représenter la répartition des responsabilités dans l’organisation. Alors pourquoi faire un organigramme ? Comment doit-il être réalisé ?

Qu'est-ce qu'un organigramme ?

L’organigramme est une représentation graphique des relations qui existent au sein de l’entreprise, et permet d’avoir rapidement une vue d’ensemble de l’organisation des postes et fonctions.

Le plus souvent, les postes sont représentés par des rectangles, reliés les uns aux autres par des lignes qui sont verticales pour les liens de subordination, et horizontales pour des liens entre postes de même niveau. Mais d’autres représentations sont également possibles.

Les liens fonctionnels, organisationnels et/ou hiérarchiques sont ainsi aisément identifiables, et permettent de comprendre comment l’entreprise est structurée, qui est en mesure de prendre des décisions, et de qui dépendent les différents postes.

Pourquoi faire un organigramme ?

Il existe encore de nos jours de nombreuses entreprises, même de taille relativement importante, qui ne disposent pas d’un organigramme. La plupart du temps, il s’agit d’entreprises qui ont beaucoup et/ou rapidement grandi, et héritent d’une organisation issue d’une époque où une petite équipe se répartissait le travail en fonction des circonstances ou des compétences individuelles. Si un tel modèle se veut souple, le risque est en finalité d’avoir une organisation peu claire, dans laquelle on ne sait plus très bien qui fait quoi, avec des risques de doublons parfois, ou de tâches qui ne sont plus clairement attribuées.

L’expérience montre que les collaborateurs et collaboratrices ont besoin de clarté dans leur mission, leur positionnement et leur capacité à prendre des décisions, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ainsi, même pour de petites structures, la mise en place d’outils structurants tel qu’un organigramme est fortement recommandée.

Quel sont les types d’organigrammes ?

L’un des plus courants dans la forme reste l’organigramme hiérarchique. Il permet de présenter l’entreprise en prenant en considération le poste et la hiérarchie de chacun au sein de l’organisation. Voici la liste des organigrammes réalisables :

  • Fonctionnel
  • Divisionnel
  • Matriciel

A quoi sert un organigramme ?

L’organigramme sert à visualiser l’organisation. De nombreuses entreprises commerciales, des entités publiques et des associations recourent à l’organigramme pour présenter efficacement la multiplicité des tâches requises à leurs fonctions.

L’organigramme, au sein d’un logiciel RH permet de définir les postes, de les rattacher à des unités d’organisation et de leur associer une ou plusieurs fonctions. Chaque salarié peut être affecté sur un ou plusieurs postes. De même il est possible d’avoir plusieurs personnes sur un même poste.

Au sein du SIRH, il est possible de définir des relations entre les unités d’organisation. La solution SIRH permet de modéliser les organisations les plus complexes. Il est également possible de monter des organigrammes liés à des projets. Ceux-ci permettent de bien connaître le niveau de responsabilité et la capacité décisionnelle de tous les acteurs, ce qui peut être important pour le bon déroulement de projets d’une certaine complexité.

Comment faire évoluer l'organigramme ?

Un organigramme est appelé à évoluer en fonction des changements qui interviennent dans l’entreprise, et n’est pas figé pour de très nombreuses années. Il est donc important de l’adapter régulièrement à la réalité de l’organisation, et en fonction de la stratégie de l’entreprise. Grâce au SIRH l’organigramme évolue dès qu’il y a un mouvement, il gère des dates d’effet « début/fin » pour les unités d’organisation, les relations, les postes et les affectations. Il est ainsi possible de conserver l’historique de l’évolution des organisations. L’utilisateur choisit alors la date d’effet à laquelle il veut consulter le système.

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