Visualiser son organisation
grâce à l’organigramme
De nombreuses organisations et entreprises ont pour habitude d’utiliser les organigrammes pour représenter la structure de l’entreprise. Fondamental, l’organigramme permet une visualisation rapide et plus efficace que le texte. Si les avantages sont nombreux, la mise en place n’est pas aisée sans un outil adapté.
Qu'est-ce qu'un organigramme ?
Un organigramme est une représentation schématique et graphique d’une organisation. Il permet de visualiser l’ensemble de la structure d’une entreprise ou d’un service ainsi que les liens fonctionnels, organisationnels et/ou hiérarchiques. Cette visualisation, le plus souvent plate, donne à comprendre comment l’entreprise est structurée.
L’utilisation d’un SIRH permet de définir les postes, de les rattacher à des unités d’organisation et de leur associer une ou plusieurs fonctions. L’organigramme illustre clairement et de manière lisible la hiérarchie et le positionnement des personnes, postes et services qui composent l’organisation.
Pourquoi faire un organigramme ?
Il existe encore de nos jours de nombreuses entreprises, même de taille relativement importante, qui ne disposent pas d’un organigramme. La plupart du temps, il s’agit d’entreprises qui ont beaucoup et/ou rapidement grandi, et héritent d’une organisation issue d’une époque où une petite équipe se répartissait le travail en fonction des circonstances ou des compétences individuelles. Si un tel modèle se veut souple, le risque est en finalité d’avoir une organisation peu claire, dans laquelle on ne sait plus très bien qui fait quoi, avec des risques de doublons parfois, ou de tâches qui ne sont plus clairement attribuées.
L’expérience montre que les collaborateurs-trices ont besoin de clarté dans leur mission, leur positionnement et leur capacité à prendre des décisions, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ainsi, même pour de petites structures, la mise en place d’outils structurants tels qu’un organigramme est fortement recommandé.
Est-ce une obligation légale ?
Il n’y a aucune obligation légale à mettre en place un organigramme. Les organisations sont donc libres de mettre en place ou non un schéma d’organigramme. Cependant son utilisation est fortement recommandée.
Qui gère la création et la mise à jour de l’organigramme ?
Le plus souvent la création et la mise à jour de l’organigramme incombe aux dirigeants ou à l’équipe RH de l’entreprise. C’est principalement lié au fait qu’ils détiennent l’ensemble des informations nécessaires à la bonne exécution de l’organigramme. L’utilisation d’Adequasys SIRH simplifie grandement la mise à jour et le suivi de la structure. Dans l’outil RH les postes et unités d’organisations sont mis à jours en temps réel.
A quoi sert un organigramme ?
L’organigramme sert à visualiser l’organisation. De nombreuses entreprises commerciales, des entités publiques et des associations recourent à l’organigramme pour présenter efficacement la multiplicité des tâches requises à leurs fonctions.
L’organigramme, au sein d’un logiciel RH permet de définir les postes, de les rattacher à des unités d’organisation et de leur associer une ou plusieurs fonctions. Chaque salarié peut être affecté sur un ou plusieurs postes. De même il est possible d’avoir plusieurs personnes sur un même poste.
Au sein du SIRH, il est possible de définir des relations entre les unités d’organisation. La solution SIRH permet de modéliser les organisations les plus complexes.
Il est également possible de monter des organigrammes liés à des projets.
Ceux-ci permettent de bien connaître le niveau de responsabilité et la capacité décisionnelle de tous les acteurs, ce qui peut être important pour le bon déroulement de projets d’une certaine complexité.
Quels sont les différents types d’organigrammes ?
L’organigramme hiérarchique
C’est sûrement le modèle le plus fréquent dans les organisations, l’organigramme hiérarchique présente la structure en prenant en compte le poste et la hiérarchie de chacun dans l’entreprise. Ce schéma, le plus souvent présenté sous la forme d’une pyramide, commence avec le ou l’ensemble des directeurs au somment.
Dans cette présentation, les différents liens hiérarchiques sont affichés clairement. Chacun peut identifier les responsables, managers et autres cadres ou directeurs. L’alignement de l’ensemble des personnes ayant le même niveau hiérarchique sont affichés sur la même ligne.
L’organigramme fonctionnel
L’organigramme fonctionnel se découpe en indiquant les gestionnaires et les tâches qu’ils accomplissent. Dans de nombreux cas, ce découpage permet de fractionner l’entreprise en services tels que la comptabilité, la finance, la commercialisation ou encore le développement.
Cette méthode permet de présenter clairement une lisibilité sur les interactions entre les spécialités et secteurs d’activités de l’entreprise. Ce type d’organigramme convient par exemple pour le fonctionnement en mode projet.
L’organigramme divisionnel
Comme son nom l’indique, l’organigramme divisionnel permet la division de l’organisation en plusieurs unités relativement autonome (par exemple dans le cas d’une grande entreprise ayant plusieurs activités). Chaque division est ainsi représentée sur l’organigramme.
Dans cette logique divisionnelle, les personnes sont regroupées dans une même unité parce qu’elles contribuent toutes à produire un même résultat. Dans le schéma divisionnel les différents départements et les personnes ou postes sont représentés.
L'organigramme matriciel
L’organigramme matriciel est une visualisation populaire qui définit les structures plus complexes (équipes qui ont plusieurs managers par exemple). Le schéma matriciel permet de gérer et d’organiser les activités o les projets au sein d’un entreprise.
Quel organigramme choisir ?
Comme présenté dans cet article, il existe différents organigramme. Chacun répond à une problématique de visualisation différente. Grâce à Adequasys SIRH vous pouvez gérer plusieurs structures indépendantes :
- hiérarchique (managers, équipes)
- financière ou analytique (centre de coûts…)
- juridique (groupe/sociétés…)
- fonctionnelle (division, département, service…)
- géographique (continent/pays/ville)
Exemple d'organigramme
Grâce à Adequasys SIRH suivre l'organigramme devient un jeu d'enfant. Voici un exemple d'organigramme hiérarchique généré directement dans le SIRH. En quelques clics les collaborateurs peuvent suivre l'évolution au fil des jours et des mois.
Comment faire évoluer l’organigramme ?
Un organigramme est appelé à évoluer en fonction des changements qui interviennent dans l’entreprise, et n’est pas figé pour de très nombreuses années. Il est donc important de l’adapter régulièrement à la réalité de l’organisation, et en fonction de la stratégie de l’entreprise. Grâce au SIRH l’organigramme évolue dès qu’il y a un mouvement, il gère des dates d’effet « début/fin » pour les unités d’organisation, les relations, les postes et les affectations. Il est ainsi possible de conserver l’historique de l’évolution des organisations. L’utilisateur choisit alors la date d’effet à laquelle il veut consulter le système.
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Comment optimiser l'organisation RH et l'organigramme ? Eléments de réponse dans ces articles dédiés.
Visualiser son organisation grâce à l’organigramme
De nombreuses organisations et entreprises ont pour habitude d’utiliser les organigrammes pour représenter la structure de l’entreprise. Fondamental, l’organigramme permet une visualisation rapide et plus efficace que le texte. Si les avantages sont nombreux, la mise en place n’est pas aisée sans un outil adapté.
L’organisation multi-dimensionnelle : un réel avantage accessible à tous au travers d’un SIRH
Découvrir une entreprise et sa façon de travailler passe souvent par l’analyse de son organigramme. C’est lui qui nous parle des relations entre les postes et qui laisse entrevoir la stratégie, le fonctionnement ou encore la répartition des rôles et responsabilités au sein de l’entreprise. Or, ces représentations de la hiérarchie se complexifient lorsque les entreprises gagnent en diversité !
Comment établir une fiche de poste ?
La fiche de poste est un prolongement logique de l’organigramme hiérarchique. Celui-ci décrit la façon dont les postes sont organisés et quels sont les liens entre eux. La fiche de poste quant à elle doit rentrer dans le détail et décrire le plus précisément possible les missions de chaque poste. La fiche de poste complète l’organigramme, précise les responsabilités et doit être en cohérence avec les procédure. Alors comment établir une fiche de poste ?