¿Cómo se elabora la descripción de un puesto?

La descripción de un puesto de trabajo es un documento en el que se describen las responsabilidades, competencias y cualidades necesarias para un determinado puesto dentro de una empresa u organización. Suele utilizarse para aclarar las expectativas de rendimiento del puesto en cuestión y puede servir para evaluar a los candidatos durante el proceso de contratación. También puede servir para ayudar a los empleados a comprender mejor sus responsabilidades y su papel dentro de la empresa.

No es obligatorio crear una descripción de funciones para cada puesto de una empresa u organización. Sin embargo, es aconsejable tener una para cada puesto importante, ya que puede ayudar a aclarar las expectativas del empleado y facilitar la planificación de recursos humanos. Disponer de una descripción del puesto también puede ser útil en caso de disputa o desacuerdo sobre las responsabilidades de un puesto. En algunos casos, la ley puede exigir la creación de una descripción de funciones para determinados tipos de puestos, por ejemplo en el sector de la salud o la seguridad. Por tanto, es aconsejable informarse sobre las leyes y reglamentos vigentes en su país o región.

No existe ningún marco jurídico que imponga el contenido de la descripción del puesto. Por tanto, cada empresa es libre de redactarla como considere oportuno. Sin embargo, para que sea lo más completa posible, la descripción del puesto debe describir con precisión el puesto y las cualidades que se esperan de él. He aquí una lista de los elementos que componen la descripción del puesto:

• Título del puesto
• Posición en el organigrama
• El entorno y las condiciones de trabajo (lugar de trabajo, horario laboral, etc.)
• Acceso al puesto de trabajo y condiciones de empleo
• Los recursos humanos y financieros puestos a disposición para llevar a cabo las tareas
• Descripción de las misiones y actividades
• Las dificultades del trabajo
• Las relaciones en la organización
• Requisitos especiales (autorizaciones, EPI, etc.)

Esta lista no es exhaustiva ni limitativa. La empresa puede añadir cualquier información que considere útil para definir mejor el puesto.

La técnica del organigrama es muy útil para elaborar las descripciones de los puestos de trabajo, ya que proporciona una visión exhaustiva de las tareas asignadas a un puesto. La utilización del organigrama como base también puede basarse en la realidad, y los empleados pueden participar en la elaboración de las fichas. Esta técnica de elaboración de la descripción del puesto se basa en el cuestionamiento sistemático del organigrama.

La descripción del puesto suele elaborarla el departamento de recursos humanos o el responsable del puesto en cuestión, en colaboración con el empleado que lo ocupa actualmente o lo ha ocupado en el pasado. El objetivo es garantizar que la descripción del puesto refleje con exactitud las responsabilidades y tareas asociadas al puesto, así como las aptitudes y cualidades necesarias para desempeñar con éxito la función. La descripción del puesto también puede revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar que sigue siendo pertinente y acorde con las necesidades de la empresa u organización.

Un elemento esencial de la descripción del puesto es la descripción de las actividades asociadas al mismo. Se trata de las tareas que deben llevarse a cabo para completar con éxito el encargo. Es importante distinguir entre las actividades principales y las secundarias. Las actividades pueden formularse utilizando verbos de acción para ser precisos y concisos. Las acciones deben referirse a lo que una persona hace realmente en su puesto de trabajo para llevar a cabo la(s) tarea(s) que se le ha(n) asignado.

Confiar únicamente en el titular de un puesto de trabajo para que lo describa suele ser insuficiente porque seguramente se olvidará de enumerar algunos puntos. Estas cosas suelen hacerse muy a menudo y, por tanto, se han convertido en reflejos. Del mismo modo, la observación por sí sola no basta. En primer lugar, porque lleva tiempo y requiere un observador habituado a la tarea y capaz de comprender las misiones técnicas. También existe el riesgo de que la persona observada cambie su forma de trabajar bajo la atenta mirada de un tercero.

He aquí una lista de preguntas típicas que pueden servir de guía al redactor de la descripción del puesto en su tarea:

• ¿En qué consiste su trabajo?
• ¿Cuáles son las diferentes tareas que realizas cada día?
• ¿Cómo describirías tu jornada laboral?
• ¿Qué hace cuando llega a su puesto de trabajo por la mañana?
• ¿Cómo termina su jornada laboral?
• ¿Qué herramientas utilizas para realizar tu trabajo?
• ¿Quién es su cliente interno y qué le suministra?
• ¿Cuáles son sus dificultades?
• ¿De qué recursos dispones?