Comment définir les effectifs de l’entreprise ?

La gestion des effectifs en entreprise est une notion fondamentale et souvent plus complexe qu’il n’y parait. Il est primordial que le responsable RH sache en temps réel combien de personnes composent les effectifs de l’entreprise. Il doit être capable également de rendre des comptes au législateur et bien connaître le seuil d’effectifs au-delà desquels les obligations de l’entreprise évoluent.

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Qu’est-ce que les effectifs de l’entreprise ?

Les effectifs en entreprise sont le nombre total de personnes travaillant pour cette entreprise. Cela peut inclure les employés à temps plein, à temps partiel et les travailleurs temporaires. Les effectifs sont souvent utilisés pour déterminer la taille d'une entreprise et peuvent être un indicateur de sa croissance ou de sa réduction.

Les différentes catégories de salariés

Il y a plusieurs façons de classer les salariés en fonction de leur statut et de leurs conditions de travail. Voici quelques exemples de catégories couramment utilisées :

  • Type A : il regroupe les salariés titulaires d’un contrat de travail de type CDI à temps plein, qu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise ou à domicile en télétravail. Sont également pris en compte les salariés appartenant à cette catégorie mais dont le contrat de travail et la rémunération sont suspendus (par exemple dans le cas d’un congé de maternité, congé d’adoption, …) ainsi que les salariés en mission à l’étranger.
  • Type B : cette catégorie regroupe les salariés titulaires d’un contrat de travail de type CDI à temps partiel. Ces salariés en temps partiel sont pris en compte dans l’effectif en divisant la somme totale des durées inscrites sur leurs contrats par la durée légale ou conventionnelle du travail.
  • Type C : pour regrouper les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminé à temps plein ainsi que les salariés intermittents, les salariés temporaires ainsi que les salariés d’entreprises extérieurs présents dans les locaux (prestataires externes, …) depuis au moins un an. Ces salariés sont comptabilisés dans les effectifs au prorata de leur temps de présence dans les douze derniers mois.
  • Type D : les salariés en CDD à temps partiel.
  • Type E : les salariés dans cette catégorie ne sont pas pris en compte dans les effectifs. Il s’agit des titulaires :
    • De contrat d’apprentissage ;
    • D’un contrat de professionnalisation ;
    • D’un contrat aidé ;
    • Les stagiaires.

Ces différentes catégories montrent que le nombre de personnes auxquelles le responsable RH doit porter attention et se soucier est bien supérieur au nombre de personnes inscrites aux effectifs de l’entreprise. Il arrive dans certaines entreprises que l’effectif réel soit le double de l’effectif annoncé.

Les seuils d’effectifs en entreprise

En fonction du seuil d’effectifs dans une entreprise, les obligations sociales de l’employeur évoluent et les déclarations sociales sont différentes. Certaines cotisations sociales à payer changent également. Voici le détail des seuils d’effectifs en entreprise et les impacts.

Entre 1 et 10 salariés

Dès le premier salarié, l’entreprise doit mettre à disposition des salariés le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), effectuer une déclaration sociale nominative et la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés. Côté cotisations et contributions, l’employeur est relevable de la contribution à la formation professionnelle à hauteur de 0,55% ainsi que la contribution FNAL au taux de 0,10% sur la part des rémunérations limitées au plafond de la sécurité sociale.

Entre 11 et 19 salariés

Comme pour les entreprises de petite taille l’entreprise doit mettre à disposition le DUERP. De même la DSN et la BOETH doivent être réalisées tous les mois. A noter que si le seuil de 11 salariés est atteint durant 12 mois consécutifs l’entreprise doit comporter un comité sociale et économique (CSE).

Cotisations et contributions :

  • Contribution à la formation professionnelle (CFP) au taux de 1% après 5 ans consécutifs avec un effectif de 11 salariés ou plus ;
  • Contribution FNAL au taux de 0,10% sur la part du PASS ;
  • Versement mobilité transport au-delà de 3 ans consécutifs avec un effectif de 11 salariés ou plus ;
  • Forfait social.

Entre 20 et 49 salariés

Les obligations et déclarations sociales entre 20 et 49 salariés sont identiques à celles des entreprises de 11 à 19 salariés. Tout comme les cotisations et contributions qui restent inchangées par rapport au seuil précédent.

Entre 50 et 199 salariés

Après 12 mois consécutifs de dépassement du seuil des 50 salariés, l’entreprise dispose d’une année pour mettre en place différentes actions pour respecter les obligations légales et sociales. Elle est dans l’obligation de mettre en place un règlement intérieur, aménager une salle de restauration, organiser les élections pour un CSE et mettre à disposition le DUERP.

Cotisations et contributions :

  • Participation à l’effort de construction (PEEC) aussi appelé le 1% logement pour les entreprises ayant un effectif de 50 salariés ou plus pendant au moins 5 ans ;
  • Contribution au fond national de l’aide au logement au taux de 0,50% ;
  • Contribution à la formation professionnelle au taux de 1% ;
  • Versement mobilité transport ;
  • Forfait social.

Que se passe-t-il en cas de franchissement à la baisse d’un seuil ?

Depuis le 1er janvier 2020, les employeurs qui franchissent à la baisse un seuil d’effectif sur une année civile, ne sont plus soumis à l’obligation liée à ce seuil. En cas de variation de l’effectif de l’entreprise sous ce seuil, celui est pris en compte dès la première année.

A noter que dans le cas d’un nouveau franchissement à la hausse permettra aux employeurs de bénéficier à nouveau des mesures de neutralisation pendant cinq années civiles.

Mesurer les entrées et les sorties des effectifs

Le flux entrant, qui correspond à l’arrivée de nouvelles personnes dans l’entreprise, est la conséquence des recrutements, mutations, retours de congés (congé parental, congé pour longue maladie, …), ou bien encore liée à l’absorption/fusion de plusieurs entités.

Le flux sortant est lié aux départs en retraite, aux démissions, aux licenciements pour faute, à la prise de congés évènementiels, aux longues maladies, aux mutations et aux éventuels décès. Il est bien sûr utile de comparer le flux entrant et le flux sortant. La stagnation, le fait d’avoir des flux nuls, sans entrées, ni sorties, est probablement l’une des pires situations que puisse vivre une entreprise.

L’appui du logiciel de gestion de gestion administrative RH

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