L’expérience employé est de plus en plus au cœur des préoccupation RH, car elle est une réponse directe à la guerre des talents. Pour qu’elle soit excellente, la communication est essentielle. En quoi les processus RH y participent-ils ?
Le rôle des RH
Le service des ressources humaines peut être considéré de deux manières différentes :
- Un centre de services et de conseils, qui soutient la ligne et accompagne l’entreprise dans l’élaboration de sa stratégie. Les RH participent à l’élaboration des profils de recrutement, interviennent dans la phase d’évaluation et sont consultés en matière de développement des collaborateurs. Ils diffusent la culture de l’entreprise et peuvent s’opposer et exprimer un veto si une décision de la ligne est à l’encontre de cette culture.
- Un centre de support logistique de la ligne : les RH sont considérés comme un backoffice du management. Bon nombre de tâches sont réalisées par ces derniers, qui prennent les commandes de toute la gestion du personnel. C’est souvent le cas dans les petites structures où le dirigeant revêt tous les rôles, ou bien dans les organisations très centralisées.
La première vision des RH est la plus moderne et la plus exigeante. Dans ce cas, les RH sont à la fois un centre de production (contrats, paie…), un centre de support de la ligne (culture de l’entreprise, formulaires d’évaluation, profils de recrutement…) et un centre de conseil (accompagnement des managers, développement des collaborateurs). L’expression « ressources humaines » ne dit pas vraiment tout ce que font réellement les RH. La vision des RH comme un centre de gestion administrative, et le traitement des employés comme des ressources est dépassée. Aujourd’hui, les RH se focalisent sur la satisfaction des employés, leur motivation, leur bonheur au travail et leur engagement. Des études comme celles de Globoforce en 2016 montrent que lorsque les employés se sentent appréciés et reconnus, ils sont plus engagés dans leur travail (82%), et se sentent plus productifs (78%). Alors, que les RH trouvent de nouvelles manières d’apprendre, qu’ils collectent le feedback des employés avec des sondages, ou qu’ils développent des programmes de reconnaissance et de primes, ils sont toujours à la recherche des meilleures stratégies pour répondre aux besoins de développement des employés et à l’affirmation de la culture de l’entreprise. Ainsi les RH accompagnent les managers pour diffuser les bonnes pratiques sur le terrain, mais leur porte est aussi ouverte pour recevoir les collaborateurs directement. C’est cette valeur ajoutée humaine qui rend les RH indispensables au succès des entreprises. Mais tout cela demande plus de travail aux RH… et surtout plus de temps. Les RH doivent donc autant que possible se débarrasser des tâches chronophages sans réelle valeur ajoutée de leur part. C’est une des raisons pour lesquelles les processus RH sont indispensables.
Des processus RH pour dégager du temps
Bien sûr, les processus et procédures sont importants pour le respect des conformités, pour répondre aux besoins opérationnels efficacement, pour appréhender le risque, pour limiter les risques d’interruptions (en cas de maladie ou de turnover) et pour favoriser l’amélioration continue et l’adaptabilité aux évolutions du marché. La manière avec laquelle les processus sont conçus décrivent aussi la culture de l’entreprise et la façonnent. Mais plus directement les processus sont importants car ils décrivent la manière de fonctionner, ce qui est indispensable pour automatiser les tâches. Et lorsque nous automatisons des tâches que nous faisons de manière répétitive, même les plus petites, nous pouvons gagner beaucoup de temps. Tous les processus ne sont pas importants, mais ceux qui présentent les caractéristiques suivantes le sont :
- Ceux qui sont effectués régulièrement
- Ceux qui impactent directement les coûts ou la satisfaction des clients ou des employés
- Ceux qui soutiennent particulièrement la croissance de l’entreprise
Quels processus RH digitaliser en priorité ?
Des processus RH pour une communication bien orchestrée
Formaliser les processus RH permet également de mettre en avant les acteurs et les actions qu’ils doivent réaliser à chaque étape. À partir de cela, il est facile d’établir des éléments de communication vers les acteurs concernés :
- Liste de tâches
- Alertes
- Mini-CV
- Annonces de postes à pourvoir
- Informations sur des validations en attente : accusé réception de documents, validation d’entretiens, validation de demandes d’absences…
Un certain nombre d’éléments de communication pourront alors être automatisés, et constitueront à nouveau un gain de temps pour l’équipe RH afin qu’elle se consacre à ses missions de conseil. Établir des processus efficaces est une question d’équilibre : trop peu de processus conduisent à un manque de direction et de cohérence, mais trop de processus contraignent la créativité et l’action. Pour que les RH puissent se concentrer sur leur mission de conseil et d’accompagnement des managers et collaborateurs, il leur faut se dégager des tâches à faible valeur ajoutée. Or, pour les automatiser il faut les décrire et les standardiser, soit définir des processus. Au-delà de dégager du temps pour les RH, les processus permettent d’identifier les acteurs et leurs actions afin de les informer intelligemment. Face à la masse d’information que chacun reçoit chaque jour, une information ciblée est toujours appréciée et améliore l’expérience employé. Et finalement, c’est bien l’expérience employé qui est de plus en plus au centre des attentions !