Depuis les années 80, les entreprises utilisent le tableur Excel pour gérer leurs clients, leur comptabilité et les ressources humaines. Les grandes entreprises ont rapidement évoluées vers des solutions spécialisées, plus adaptées pour la gestion de nombreux collaborateurs. Cependant, en matière de gestion RH, les PME ont tendance à conserver les tableurs bien souvent par peur d’un mauvais ROI du SIRH.
Les désavantages d’Excel en GRH
- Inexactitude des données : Des études démontrent que 90% des entreprises qui utilisent des tableurs ont des erreurs significatives dans leurs données. Un DRH a besoin d’utiliser des données fiables à 100% pour prendre des décisions. Ce manque de fiabilité des données peut entrainer de graves conséquences pour l’entreprise.
- Perte de temps (d’argent) : Quand les RH gèrent plus de 50 collaborateurs, l’exécution et le suivi des tâches administratives par Excel peut devenir rapidement une montagne insurmontable. Les gestionnaires des ressources humaines consacrent la majorité de leur temps à des actions administratives au lieu de se consacrer à des activités qui ont une réelle valeur ajoutée.
- Difficulté de générer des rapports : Générer des rapports à partir du tableur Excel peut s’avérer compliqué. Cela peut prendre des heures, voire des jours pour générer un rapport personnalisé aux cadres supérieurs. Les rapports peuvent être difficilement à jour.
- Problème de sécurité : Les ressources humaines gèrent une grande quantité de données confidentielles. L’utilisation d’un fichier Excel donnent aux membres de l’équipe RH l’accès à toutes les données présentes. Il est aisé pour une une personne mal intentionnée d’accéder aux fichiers et de diffuser les informations privées de toute la société.
Des études démontrent que l’utilisation d’un SIRH par rapport à un tableur permet de diviser les coûts administratifs par moitié.
Une pilotage des ressources humaines limité
Excel est un outil adapté pour les piloter les données brutes et autres données chiffrées. Cependant le pilotage des ressources humaines ne se résument pas à traiter des données. Les tableurs deviennent vites insuffisants pour piloter efficacement l’organisation. Il est par exemple très difficile de suivre les entretiens annuels, les évolutions de carrière ou encore les recrutements dans un tableur.
L’intérêt d’un SIRH par rapport à Excel
D’une manière générale, un système d’information de gestion des ressources humaines permet d’aider l’équipe RH à se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
- Accès en self-service : L’accès au portail RH en mode self-service permet de donner des accès et des fonctionnalités différentes en fonction de leur rôle dans l’entreprise. Les informations sont tenues à jour par les principaux intéressés eux-mêmes. Le SIRH permet de diffuser les données automatiquement aux bonnes personnes, sans devoir faire des extractions de fichiers.
- Données unifiées au sein de même système : Un SIRH regroupe les données de tous les processus RH au sein d’un même système. De la pointeuse au formulaire de recrutement, le portail RH regroupe les données de manière unique et unifiée.
- Générateur de rapport : Au sein d’un SIRH, vous pouvez créer des modèles (templates) qui permettent de créer automatiquement des rapports personnalisés avec des données à jour. Au lieu de créer des fichiers Excel et de les distribuer au management, c’est les cadres qui vont directement dans le SIRH voir les rapports qui s’exécutent alors à la demande.
- Alertes par email : Le portail RH permet de mettre en place des rappels pour des tâches précises à effectuer et des alertes sur des évolutions anormales (augmentation de l’absentéisme, démissions à répétition, données absentes ou incomplètes, échéances, …).
Visualisez les données RH
La multitude de tableau Excel ne permet pas de centraliser facilement les données RH. Entre les versions 1, les version 2 ou encore les relu, revu et autres tableurs validés, la multiplication des tableaux La consultation des données devient difficile et ardue. Et l’on sait qu’il suffit d’une seule mauvaise manipulation ou d’une erreur d’inattention pour entrainer des modifications qui font perdre du temps et de l’énergie. Ce manque de sécurité en matière de conservation des données ainsi qu’un manque de clartés sont un de véritables obstacles dans la gestion quotidienne des RH.
Grâce au logiciel RH, la visualisation des données RH est extrêmement simple. Que ce soit via les tableaux de bord, vous profitez automatiquement des données entièrement à jour. Avec cette prise de hauteur immédiate, l’équipe RH et l’ensemble de l’organisation économise beaucoup de temps dans le pilotage et la prise de décision.
Export simplifié depuis le SIRH
Vous avez besoin de travailler des données sur Excel ? Le SIRH vous permet d’exporter l’ensemble des données au format tableur en quelques clics. Par ce biais vous pouvez consulter les données dans votre tableur préféré simplement et facilement.