Desde la década de 1980, las empresas utilizan la hoja de cálculo de Excel para gestionar sus clientes, sus cuentas y sus recursos humanos. Las grandes empresas han evolucionado rápidamente hacia soluciones especializadas, más adecuadas para la gestión de muchos empleados. Sin embargo, en términos de gestión de recursos humanos, las pequeñas y medianas empresas tienden a mantener hojas de cálculo con mucha frecuencia por temor a un mal retorno de la inversión del SIRH.
Las desventajas de Excel en la Gestión de Recursos Humanos
Inexactitud de los datos: Los estudios muestran que el 90% de las empresas que utilizan hojas de cálculo tienen errores significativos en sus datos. Un Director de Recursos Humanos necesita usar datos 100% confiables para tomar decisiones. Esta falta de fiabilidad de los datos puede tener graves consecuencias para la empresa.
Pérdida de tiempo (dinero): Cuando RR.HH. gestiona más de 50 empleados, la ejecución y seguimiento de tareas administrativas por Excel puede convertirse rápidamente en una montaña infranqueable. Los gerentes de recursos humanos dedican la mayor parte de su tiempo a acciones administrativas en lugar de dedicarse a actividades que tienen un valor agregado real.
Dificultad de generar informes: generar informes desde la hoja de cálculo de Excel puede ser complicado. Puede llevar horas o incluso días generar un informe personalizado para los altos ejecutivos. Los informes pueden ser difíciles de actualizar.
Problema de seguridad: los recursos humanos gestionan una gran cantidad de datos confidenciales. El uso de un archivo de Excel brinda a los miembros del equipo de recursos humanos acceso a todos los datos presentes. Es fácil que una persona malintencionada acceda a los archivos y difunda la información privada de toda la empresa.
Los estudios muestran que usar un SIRH en lugar de una hoja de cálculo puede reducir los costos administrativos a la mitad.
Gestión limitada de los recursos humanos.
Excel es una herramienta adecuada para gestionar datos sin procesar y otros datos numéricos. Sin embargo, la gestión de recursos humanos no se trata solo de procesar datos. Las hojas de cálculo se vuelven con rapidez insuficientes para gestionar eficazmente la organización. Por ejemplo, es muy difícil seguir las entrevistas anuales, el desarrollo profesional o la contratación en una hoja de cálculo.
El interés de un HRIS frente a Excel
En general, un sistema de información de gestión de recursos humanos ayuda al equipo de recursos humanos a concentrarse en tareas de valor agregado.
Acceso autoservicio: el acceso al portal de RR.HH. en modo autoservicio brinda acceso y diferentes funcionalidades según su rol en la empresa. La información se mantiene actualizada por los propios principales interesados. El SIRH hace posible distribuir datos automáticamente a las personas adecuadas, sin tener que extraer archivos.
Datos unificados dentro del mismo sistema: Un SIRH reúne los datos de todos los procesos de RR.HH. dentro del mismo sistema. Desde el reloj hasta el formulario de contratación, el portal de recursos humanos reúne datos de una manera única y unificada.
Generador de informes: Dentro de un SIRH, puede crear modelos (plantillas) que le permiten crear automáticamente informes personalizados con datos actualizados. En lugar de crear archivos de Excel y distribuirlos a la gerencia, son los ejecutivos quienes van directamente al SIRH para ver los informes que luego se ejecutan a pedido.
Alertas por correo electrónico: el portal de RR.HH. le permite configurar recordatorios para tareas específicas a realizar y alertas sobre desarrollos anormales (aumento del ausentismo, renuncias repetidas, datos faltantes o incompletos, plazos, etc.).
Visualizar datos de recursos humanos
La multitud de tablas de Excel no facilita la centralización de los datos de recursos humanos. Entre versiones 1, versión 2 o incluso hojas de cálculo releídas, revisadas y otras validadas, la multiplicación de tablas consultando los datos se vuelve difícil y ardua. Y sabemos que solo se necesita un mal manejo o un error por descuido para generar cambios que desperdician tiempo y energía. Esta falta de seguridad en cuanto a la retención de datos y la falta de claridad son uno de los verdaderos obstáculos en la gestión diaria de RR.HH.
Gracias al software HR, la visualización de los datos de HR es extremadamente sencilla. Ya sea a través de paneles, se beneficia automáticamente de datos completamente actualizados. Con esta ganancia de altura inmediata, el equipo de RR.HH. y toda la organización ahorra mucho tiempo en gestión y toma de decisiones.
Exportación simplificada desde SIRH
¿Necesitas trabajar con datos en Excel?
El SIRH le permite exportar todos los datos en formato de hoja de cálculo con solo unos pocos clics. De esta forma podrás consultar los datos en tu hoja de cálculo favorita de forma sencilla y sencilla.