Alors que la période estivale approche, de nombreux salariés accélèrent sur la pose de leurs congés. Chaque salarié transmet alors ses souhaits de congés à son employeur. On entend souvent que les parents avec enfants sont prioritaires sur les dates de congés. Mais que prévoit la loi et le code du travail en matière d’ordre des départs en congés ? On vous explique tout dans cet article.
Qui a le droit aux congés payés ?
Tout salarié, qu’il travaille dans le privé ou le public, ont droit chaque année à des congés payés quel que soit son contrat de travail (CDI, CDD ou intérim).. Le nombre jours de congés varie selon le temps de travail (à temps plein ou à temps partiel) et l’ancienneté du collaborateur.
Quelle est la durée des congés ?
Que le salarié soit employé à temps plein ou à temps partiel, il acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif pour une même entreprise. Au total sur l’année chaque salarié bénéficie de 30 jours de vacances soit 5 semaines.
Lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur.
L’employeur fixe l’ordre des départs en congés
L’ordre des départ en congés est une prérogative de l’employeur. Même si le salarié décide de la date de ses congés, il revient à l’employeur de valider ou non les dates et la durée des congés. En premier l’entreprise fixe la période de prise des congés payés.
Fixer la période de prise des congés payés
En amont de la définition de l’ordre des congés, l’employeur doit fixer la période de prise des congés payés :
- Dans le cadre d’un accord d’entreprise, de banche ou d’une convention collective ;
- Ou à défaut dans le cadre d’une prise de décision unilatérale après avec avis du CSE.
La période de prise des congés doit comprendre au minimum la période du 1er mai au 31 octobre. Une fois la période de prise des congés fixés, l’employeur communique cette information à l’ensemble des collaborateurs. Cette communication doit être faite au minimum 2 mois avant le début de la période.
Déterminer l’ordre des départs en congés
Une fois la période de prise des congés définie, l’employeur peut définir l’ordre des départs en congés. Dans le cas ou l’entreprise ne ferme pas totalement, les congés sont autorisés par roulement afin de maintenir une activité tout au long de l’année.
Comme pour la période, l’ordre des congés est définit selon les modalités suivantes :
- Soit par accord d’entreprise, convention collective ou accord de branche ;
- Soit à défaut d’accord, par une décision de l’employeur après avis du CSE.
Pour exemple, l’article 26 de la convention collective du Syntec précise que les « dates individuelles des congés seront fixées par l’employeur après consultation des intéressés et en fonction des nécessités du service. La liste de principe des tours de départ sera portée à la connaissance des intéressés 2 mois avant leur départ ».
Les critères pour déterminer l’ordre des départs
Si l’employeur est décisionnaire final sur la validation des congés, il doit respecter quelques critères pour fixer l’ordre des départs en congés :
- La situation de famille des salariés :les congés de leur conjoint ou partenaire de PACS travaillant dans une autre organisation du secteur privé ou public ;
- Le fait que le ou la collaborateur(trice) ait dans son foyer un ou plusieurs enfants, d’un autre adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- L’ancienneté du salarié ;
- L’exercice d’une activité pour un autre employeur.
A noter que les conjoints et partenaires liés par un PACS qui travaillent dans une même entreprise peuvent bénéficier de leurs congés aux mêmes dates.
Informer les salariés sur l’ordre des départs en congés
Une fois l’ordre des départs fixé l’employeur doit en informer les salariés par tout moyen au minimum un mois avant le départ en congés. Le code du travail ne prévoit aucune formalité particulière. Il peut s’agir :
- D’un affichage dans les locaux
- D’une note interne
- D’une diffusion sur le SIRH
En cas de défaut d’information ou de non respect du délai, l’employeur risque une amense de 1 500 euros par salarié concerné.
Ordre des congés et SIRH
La gestion des congés gagne à être digitalisée comme de nombreux processus RH. Et dans le cas présent de la gestion de l’ordre des départs en congés le SIRH simplifie grandement la tâche aux équipes RH.
L’ordre des départs en congés est communiqué rapidement et facilement à tous les collaborateurs via le portail RH. Ainsi chacun a l’information en temps et en heures. Concernant les demandes de congés, chacun peut saisir ses souhaits directement dans le SIRH et les managers peuvent effectuer les validations en tenant compte de l’ordre définit.
Regardons ensemble comment le SIRH peut devenir un allié de poids dans la bonne gestion des absences.