La législation suisse sur le travail vise à protéger la santé des travailleurs. Pour cela la loi du travail et son article 46 impose des règles en matière de suivi des temps de travail. Cependant la législation ne contraint pas à utiliser une solution digitale. Alors pourquoi utiliser un logiciel de timbrage ? Quels sont les avantages de la digitalisation ? On vous explique le pourquoi du comment.
Qu’est-ce que le timbrage ?
Le timbrage peut faire référence à différentes choses en fonction du contexte, mais en général, cela signifie l’enregistrement des heures de travail d’un employé. Dans le cadre du travail, le timbrage est le processus d’enregistrement de l’heure d’arrivée et de départ d’un employé pour chaque journée de travail. Cela peut être effectué à l’aide d’un système de pointage, comme une horloge à carte ou un logiciel de pointage électronique.
Le timbrage permet à l’employeur de suivre les heures de travail de chaque employé, ce qui peut être utile pour calculer les heures supplémentaires, le salaire, le temps de congé, les absences et les retards. Il peut également aider les employeurs à gérer leur personnel plus efficacement en identifiant les problèmes d’absentéisme ou de retard et en assurant une répartition équitable des tâches.
Quelles sont les méthodes de timbrage ?
Le fonctionnement du timbrage dépend du système de suivi des temps. Voici les deux types de timbrage les plus courants :
- Le système de pointage manuel : ce système utilise une horloge à carte ou un registre papier sur lequel les employés inscrivent leur heure d’arrivée et de départ en utilisant un stylo. Les employés insèrent leur carte d’identification dans l’horloge à carte, qui imprime l’heure sur la carte.
- Une solution de timbrage électronique : ce système utilise un logiciel de pointage électronique qui permet aux employés de saisir leur heure d’arrivée et de départ en utilisant un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette. Certains systèmes utilisent également des scanners d’empreintes digitales ou des badges électroniques pour identifier l’employé.
La sauvegarde des timbrages
Quelque-soit la méthode de timbrage utilisé, il est impératif de conserver l’historique des timbrages des collaborateurs. Dans un fonctionnement papier, prévoyez une grande armoire pour stocker les cartes de timbrage. Avec un logiciel, les données sont stockées et enregistrées dans un système de gestion des temps qui calcule les heures travaillées par l’employé. Ces informations sont ensuite utilisées pour calculer la paie, gérer les congés, les absences, les retards et les heures supplémentaires.
Les avantages d’un logiciel de timbrage
- Fiabilité et sécurité. Grâce au logiciel, les timbrages sont fiables et sécurisés. Fini les erreurs et oublis de saisie des temps.
- Personnalisable. Le logiciel est paramétrable en fonction de vos processus de suivi des temps et s’adapte à vos besoins.
- Adaptabilité. Que vous soyez 100 ou 1000 le logiciel de timbrage s’adapte à votre structure et communique avec vos logiciels via les interfaces.
- Accessible. Que ce soit en SaaS ou On Premise le logiciel est accessible partout pour que les collaborateurs puissent timbrer en télétravail ou en déplacement.
- Intuitif. En quelques clics vos salariés peuvent timbrer depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur téléphone.
- Légal. L’enregistrement des timbrages vous permet d’être en règle avec les impératifs de la loi Travail et du SECO.
5 raisons pour timbrer via un logiciel
Voici cinq raisons pour lesquelles il est avantageux d’utiliser un logiciel de timbrage :
- Précision accrue : les logiciels de timbrage sont plus précis que les systèmes de pointage manuels, car ils peuvent enregistrer les heures de travail avec une précision allant jusqu’à la minute. Les erreurs de saisie manuelle sont également réduites, ce qui permet de minimiser les litiges sur les heures travaillées et les erreurs de paie.
- Gain de temps : les solutions numériques sont plus rapides que les systèmes de pointage manuels, car ils ne nécessitent pas que les employés remplissent manuellement un registre ou une carte d’identification. Les employés peuvent simplement utiliser un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette pour enregistrer leur heure d’arrivée et de départ, ce qui leur permet de gagner du temps et d’être plus productifs.
- Facilité de suivi : les solutions de timbrage offrent un suivi en temps réel des heures travaillées par les employés, ce qui permet aux gestionnaires de suivre de près les absences, les retards, les heures supplémentaires, les congés et les vacances. Cela facilite la planification et la gestion des ressources humaines.
- Gestion centralisée : les outils de timbrage permettent de centraliser toutes les informations liées au temps de travail des employés dans un seul système. Cela facilite l’accès aux données pour les gestionnaires, les employés et les ressources humaines.
- Réduction des coûts : les logiciels de timbrage peuvent aider à réduire les coûts de main-d’œuvre, car ils peuvent faciliter la planification des horaires, la gestion des congés et la répartition des tâches. Cela permet également de réduire les coûts liés aux erreurs de saisie manuelle et aux litiges sur les heures travaillées.