La dématérialisation RH pour diminuer les coûts
et gagner en performance

La dématérialisation de documents RH dont la fiche de paie n’est pas obligatoire. Selon le Code du travail, depuis 2009 les entreprises ont le droit de remettre aux collaborateurs leur fiche de paie et différents documents RH et contrats par voie électronique. La loi travail El Khomri de 2016 a précisé les possibilités de dématérialisation des fiches de paie.

Dans le cas des fiches de paie, la mise à disposition par voie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité, et l’accessibilité des données.

C’est l’entreprise qui fixe la durée de conservation du bulletin de paie dématérialisé, selon l’article L.1237-5 : « l’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis en électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à l’âge de 69 ans + 6 ans. »

La dématérialisation RH offre de nombreux avantages aux entreprises qui adoptent cette approche pour gérer leurs processus liés aux ressources humaines. Voici quelques-uns des principaux avantages de la dématérialisation RH :

La dématérialisation permet d’automatiser et de rationnaliser les processus RH ce qui entraîne une amélioration de l'efficacité et une réduction des tâches manuelles. Les flux de travail numériques permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs, ce qui permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En dématérialisation les processus RH l’entreprise réduit les coûts associés à la gestion des ressources humaines. En éliminant ou en réduisant la dépendance aux documents papier, les entreprises peuvent économiser sur les frais d'impression, de stockage, de transport et de destruction de documents physiques. De plus, la gestion électronique des documents permet une utilisation plus efficace de l'espace de stockage.

Les documents dématérialisés sont facilement accessibles à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet, ce qui permet aux employés et aux responsables RH d'accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin. Cela favorise également le partage d'informations en temps réel et la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans les processus RH.

La dématérialisation offre des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles des employés. Les solutions de gestion électronique des documents permettent de définir des droits d'accès et des autorisations pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations confidentielles. De plus, les sauvegardes régulières et les mesures de sécurité renforcées réduisent les risques de perte ou de vol de données.

Passer au digital contribue à la réduction de la consommation de papier, ce qui a un impact positif sur l'environnement. En réduisant l'utilisation de papier, les entreprises peuvent diminuer leur empreinte carbone et participer à des initiatives de développement durable.

En dématérialisant les données RH, il devient plus facile de collecter et d'analyser les informations. Les entreprises peuvent utiliser des outils d'analyse pour obtenir des insights précieux sur les tendances, les performances des employés, les coûts de main-d'œuvre, etc. Cela permet une prise de décision éclairée et une gestion stratégique des ressources humaines.

Dématérialiser des processus RH nécessite de suivre des étapes précises. Ces différentes étapes sont autant de jalons pour que la digitalisation se passe de la meilleure des manières :

1. Evaluer les besoins. La première étape consiste à évaluer les besoins en matière de dématérialisation. Cela passe par une évaluation des processus RH actuels de l’organisation et une identification des domaines où la dématérialisation pourrait apporter le plus d’avantages. Cela pourrait inclure la gestion des dossiers des employés, des contrats, des bulletins de paie, des demandes de congés, etc.
2. Définir une stratégie. Dans un second temps il faut élaborer une stratégie claire et réaliste pour la dématérialisation en définissant des objectifs spécifiques, des délais et des ressources nécessaires. Identifiez les parties prenantes impliquées dans la transition vers la dématérialisation et assurez-vous de leur soutien.
3. Choisir les bons outils. La dématérialisation nécessite le plus souvent des outils ou logiciels adaptés. Il faut donc explorer les différentes solutions logicielles de gestion des ressources humaines et de gestion électronique des documents disponibles sur le marché. Sélectionnez ceux qui répondent le mieux à vos besoins et qui offrent des fonctionnalités telles que la gestion des dossiers numériques, la signature électronique, les flux de travail automatisés, la sécurité des données, etc.
4. Accompagner les utilisateurs. Des collaborateurs habitués à des processus papier vont devoir être accompagnés dans le cadre de cette transformation. Une des solutions peut être d’organiser des sessions de formation pour les employés et les responsables RH afin de les familiariser avec les nouveaux processus et les outils numériques.
5. Commencer progressivement. Il est important d’y aller étapes par étapes. L’entreprise peut commencer par dématérialiser certains processus RH spécifiques ou une partie des documents. Cela permettra également d'identifier les éventuels ajustements nécessaires avant d'étendre la dématérialisation à l'ensemble de votre organisation.
6. Mesurer les résultats. La digitalisation s’évalue dans le temps. Il est nécessaire d’établir des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer les résultats de la dématérialisation RH. Cela peut inclure des mesures telles que la réduction des coûts, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, le temps de traitement des demandes, etc. Utilisez ces mesures pour évaluer les avantages de la dématérialisation et apporter des ajustements si nécessaire.

La dématérialisation RH est un processus évolutif qui demande du temps et des efforts, mais les avantages qu'elle apporte en valent la peine. En suivant ces étapes, vous pouvez progressivement transformer vos processus RH en des pratiques plus numériques, efficaces et axées sur les résultats.

Voici quelques exemples de processus RH qui ont été dématérialisés grâce au logiciel RH. Ces cas d’usage sont des situations réelles d’entreprises qui utilisent Adequasys SIRH.

Jusqu’à récemment les filiales d’une entreprise de travail intérimaire de 350 collaborateurs produisaient un contrat papier et l’envoyait à Genève. Il y avait fréquemment des oublis d’envoi, des délais, voir des personnes impayées parce que le siège n’avait pas été informé. Grâce au logiciel RH toutes les entrées de personnel sont saisies informatiquement, le logiciel génère le contrat et le siège peut accéder aux documents à tout moment. En parallèle le service de la paie a immédiatement le même niveau d’information que les filiales sans délai ni risque d’oubli.

Avant les notes de frais en format papier, transmises par courrier interne, ne respectaient pas forcément le règlement interne ou les plafonds fixés. La nécessité de tout contrôler occupait près de 30% du temps d’une personne. Les notes de frais étaient saisies dans un tableau Excel avant envoi pour règlement. Suite à la dématérialisation les notes de frais sont incluses dans le SIRH et contrôlées au moyen de règles par types de dépenses. Les plafonds sont toujours respectés, et un tableau de bord permet à la personne chargée du suivi des notes de frais, de les contrôler en ligne. Les notes de frais validées sont exportées vers la comptabilité.

Dans une banque de plus de 2000 collaborateurs, les employés déclaraient leurs heures supplémentaires sur papier sans qu’il y ait un véritable contrôle possible par l’équipe RH. L’abus d’heures supplémentaires non justifiées entrainait un coût important pour l’entreprise. Dans le cas de compensation, le contrôle manuel restait particulièrement complexe du fait des règles obligeant à compenser dans un certain délai.

Grâce au module de gestion des heures supplémentaires du SIRH les salariés saisissent leurs heures supplémentaires en quelques clics. Chaque collaborateur saisit ses heures supplémentaires, et peut choisir de les compenser ou de se les faire payer. Après validation du manager, les heures sont directement affectées à la paie ou dans des compteurs de gestion d'absences et le cas échéant pour de la compensation.

Les RH peuvent ainsi contrôler efficacement le nombre d'heures supplémentaires dans chaque service, prévoir un recrutement approprié ou une réorganisation (en cas d'heures nombreuses et justifiées) et gérer les excès. Des économies conséquentes ont été ainsi réalisées.

Centralisez vos documents et processus RH avec Adequasys SIRH. Mettre en place le logiciel RH est une garantie de :

• Simplicité ;
• Fiabilité ;
• Sécurité ;
• Gain de temps.

Nos consultants vous accompagnent dans l’identification des processus qui peuvent être dématérialisés. Ils vous conseillent en fonction de vos objectifs. La dématérialisation des ressources humaines n’aura plus aucun secret pour vous.