Digitaliser les procédures RH pour améliorer l’expérience employé

Il est déjà loin, le temps où l’on ne parlait pas encore de transformation digitale et de digitalisation de processus RH. Aujourd’hui, ces termes sont courants au sein des entreprises et particulièrement dans les départements RH. Cette époque où l’on devait faire une demande écrite pour poser ses congés a été remplacée par les fameux fichiers Excel et les nombreux mails ! Mais ce mode de fonctionnement n’est pas pratique au point où on en regretterait parfois le papier et le stylo…

Alors comment faire mieux ? Comment être plus efficace dans la gestion du personnel ou encore la gestion des talents ? Comment fluidifier les échanges, les sécuriser et en garder des historiques ? La digitalisation des processus RH dans un SIRH est une réponse idéale à ces problématiques.

Une nouvelle expérience pour les collaborateurs

L’enjeu actuel des RH est de proposer aux clients internes, les salariés, les mêmes services que ceux que l’entreprise offre à ses clients externes.
 
Grâce à une plateforme RH, les employés gagnent en autonomie en accédant en libre-service à ce que les RH mettent à leur disposition. Et s’il y a bien quelque chose que nous recherchons dans notre vie de tous les jours, c’est l’autonomie. Notre premier réflexe, lorsque nous avons une question, est de faire une recherche Google : nous voulons trouver par nous-même plutôt qu’en sollicitant d’autres personnes ou services. Les employés disposent des éléments qui les concernent et qui sont à jour, pour trouver par eux-mêmes les informations qu’ils recherchent. Ils se sentent plus satisfaits, plus impliqués dans la vie de l’entreprise, et plus engagés dans sa croissance.
 
De manière assez évidente et connue, la digitalisation des processus RH améliore la rapidité et l’efficacité des actions. Les demandes, validations, échanges d’informations, partages de documents sont directs et instantanés. C’est aussi tout à fait en accord avec notre quotidien : nous recherchons par nous-même sur Google parce que c’est souvent la manière la plus rapide d’obtenir une réponse.
 
La digitalisation des processus RH dans un SIRH présente aussi l’avantage de pouvoir mieux cibler l’information partagée avec les collaborateurs. Par exemple, plutôt que d’envoyer des emails à toute l’entreprise en rappelant les échéances de validation des évaluations, les RH ciblent les personnes n’ayant pas encore réalisé l’action. C’est bien la tendance actuelle :  passer de la quantité à la qualité, en qualifiant l’information pour chacun.
 
Demain, le mobile pourrait prendre de plus en plus de place dans les entreprises. Alors qu’à l’origine c’est le monde professionnel qui a fait entrer les téléphones portables dans la sphère privée, cette dernière l’a largement dépassé dans l’utilisation des mobiles ! Mais on commence à voir des entreprises qui intègrent ce moyen de communication. Et s’il n’est pas forcément judicieux de miser sur une nouvelle application d’entreprise (on en a déjà tellement…), miser sur les bots et l’intelligence artificielle constitue un avenir prometteur.

Des nouveautés pour les RH, avec la digitalisation

Une nouvelle approche des talents

La digitalisation change le quotidien des RH. Ils adoptent une nouvelle approche des talents. Par exemple, les RH utilisent des jeux sociaux pour faire découvrir les métiers de l’entreprise et immerger les candidats à un poste afin de tester et valider leurs compétences. Ils utilisent la vidéo pour remplacer les entretiens téléphoniques. Ils utilisent les réseaux sociaux pour identifier les perles rares. Ils autorisent plus facilement le travail à distance, grâce au Cloud et à la Visio.

Une nouvelle forme d’apprentissage

La formation en présentiel attire de moins en moins, au profit des Moocs. L’offre est tellement conséquente que les entreprises les intègreront nécessairement à leurs catalogues de formation. Et n’y aurait-il pas un décalage flagrant entre les pratiques de l’entreprise et le monde extérieur si le processus entier de formation n’était pas digitalisé, de la demande à l’évaluation en passant par l’inscription ?

Des nouvelles missions pour les RH

Avec la digitalisation, il devient de plus en plus évident que les RH peuvent jouer un rôle essentiel dans l’entreprise, au-delà de la gestion administrative. Se dégageant des tâches à faible valeur ajoutée, les RH se concentrent plus sur l’amélioration de l’expérience employé. Cela passe notamment par l’amélioration de la marque employeur. Les RH doivent être les premiers à montrer l’exemple, en présentant notamment un profil Linkedin bien construit, une photo de profil moderne et dynamique, et en sachant manier les mots à la manière d’aujourd’hui. S’inspirant des RH, chaque employé devient un ambassadeur de l’entreprise.

L’aire du Big Data, et le reporting comme outil de communication

La digitalisation des processus RH dans un SIRH permet de constituer des tableaux de bords facilement. La gestion des données est automatisée et bientôt l’intelligence artificielle facilitera la prise de décision.
 
Le reporting RH peut devenir un outil de communication vers tous les employés (et non pas uniquement vers la direction). La data visualisation permet de communiquer des messages clairement et simplement avec des graphiques et cartographies. Tout le monde n’est pas à l’aise avec un tableau de statistiques… Mais lorsqu’elles sont présentées visuellement et intelligemment, tout s’éclaire. Les RH ont tout intérêt à utiliser les outils à leur disposition dans leur SIRH pour croiser les données et les communiquer à qui de droit : évolutions, tendances, réussites et échecs…
 
La digitalisation des processus RH dans un SIRH est une étape indispensable pour conserver l’entreprise dans une dynamique d’attraction des meilleurs talents. Une fois les processus RH digitalisés, la gestion RH prend de nouvelles formes au service des employés qui en retour deviennent des ambassadeurs de leur entreprise.
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