La desmaterialización reduce costes y mejora los resultados de RRHH

La desmaterialización de los documentos de RRHH, incluidas las nóminas, no es obligatoria. Según la Código del Trabajo Desde 2009, las empresas tienen derecho a enviar a los empleados sus nóminas y diversos documentos y contratos de RRHH por vía electrónica. La ley laboral El Khomri de 2016 especificó las posibilidades de desmaterializar las nóminas.

En el caso de las nóminas, el suministro por medios electrónicos debe realizarse en condiciones que garanticen la integridad, disponibilidad, confidencialidad y accesibilidad de los datos.

Corresponde a la empresa determinar la duración de la conservación de la nómina electrónica, de conformidad con el artículo L.1237-5: "el empresario determinará las condiciones en las que garantiza la disponibilidad para el trabajador de la nómina emitida por vía electrónica, bien durante un periodo de 50 años, bien hasta la edad de 69 + 6 años".

La desmaterialización de los RRHH ofrece una serie de ventajas a las empresas que adoptan este enfoque para gestionar sus procesos de recursos humanos. Estas son algunas de las principales ventajas de la desmaterialización de los RRHH:

La desmaterialización permite automatizar y racionalizar los procesos de RRHH, lo que se traduce en una mayor eficiencia y una reducción de las tareas manuales. Los flujos de trabajo digitales ahorran tiempo y reducen los errores, lo que permite a los equipos de RRHH centrarse en tareas de mayor valor añadido.

Al desmaterializar los procesos de RRHH, la empresa reduce los costes asociados a la gestión de los recursos humanos. Al eliminar o reducir la dependencia de los documentos en papel, las empresas pueden ahorrar en los costes de impresión, almacenamiento, transporte y destrucción de documentos físicos. Además, la gestión electrónica de documentos permite un uso más eficiente del espacio de almacenamiento.

Los documentos desmaterializados son fácilmente accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet, lo que permite a los empleados y a los responsables de RRHH acceder rápidamente a la información que necesitan. También fomenta el intercambio de información en tiempo real y la colaboración entre los distintos agentes implicados en los procesos de RRHH.

La desmaterialización ofrece medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos sensibles de los empleados. Las soluciones de gestión electrónica de documentos permiten definir derechos de acceso y autorizaciones para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a la información confidencial. Además, las copias de seguridad periódicas y las medidas de seguridad reforzadas reducen el riesgo de pérdida o robo de datos.

La digitalización ayuda a reducir el consumo de papel, lo que repercute positivamente en el medio ambiente. Al reducir el uso de papel, las empresas pueden disminuir su huella de carbono y participar en iniciativas de desarrollo sostenible.

La desmaterialización de los datos de RR.HH. facilita la recopilación y el análisis de la información. Las empresas pueden utilizar herramientas de análisis para obtener información valiosa sobre tendencias, rendimiento de los empleados, costes laborales y mucho más. Esto permite una toma de decisiones informada y una gestión estratégica de los recursos humanos.

Para desmaterializar los procesos de RRHH, hay que seguir una serie de etapas precisas. Estas diferentes etapas son todos hitos para que la digitalización se desarrolle lo mejor posible:

1. Evalúe sus necesidades. El primer paso es evaluar las necesidades de desmaterialización. Esto implica evaluar los procesos de RRHH actuales de la organización e identificar las áreas en las que la desmaterialización podría aportar más beneficios. Por ejemplo, la gestión de los expedientes de los empleados, los contratos, las nóminas, las solicitudes de vacaciones, etc.
2. Definir una estrategia. El segundo paso consiste en elaborar una estrategia clara y realista para la desmaterialización, definiendo objetivos concretos, plazos y los recursos necesarios. Identificar a las partes interesadas en la transición a la desmaterialización y asegurarse su apoyo.
3. Elegir las herramientas adecuadas. La desmaterialización suele requerir herramientas o programas informáticos adecuados. Por tanto, debes explorar las distintas soluciones de software de gestión de recursos humanos y de gestión electrónica de documentos disponibles en el mercado. Seleccione las que mejor se adapten a sus necesidades y ofrezcan funciones como gestión de expedientes digitales, firma electrónica, flujos de trabajo automatizados, seguridad de los datos, etc.
4. Usuarios compatibles. Los empleados acostumbrados a los procesos en papel necesitarán apoyo como parte de esta transformación. Una solución puede ser organizar sesiones de formación para empleados y responsables de RRHH para que se familiaricen con los nuevos procesos y herramientas digitales.
5. Empezar poco a poco. Es importante ir paso a paso. La empresa puede empezar desmaterializando algunos procesos específicos de RRHH o algunos de sus documentos. Esto también le permitirá identificar los ajustes que pueda necesitar antes de extender la desmaterialización a toda su organización.
6. Mida los resultados. La digitalización se mide con el tiempo. Es necesario establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar los resultados de la desmaterialización de los RRHH. Esto puede incluir medidas como la reducción de costes, la mejora de la eficiencia operativa, el tiempo de procesamiento de las solicitudes, etc. Utiliza estas medidas para evaluar los beneficios de la desmaterialización y haz ajustes si es necesario.

La desmaterialización de los RRHH es un proceso evolutivo que requiere tiempo y esfuerzo, pero los beneficios que aporta bien merecen la pena. Siguiendo estos pasos, podrá transformar gradualmente sus procesos de RRHH en prácticas más digitales, eficientes y orientadas a los resultados.

He aquí algunos ejemplos de procesos de RRHH que se han desmaterializado gracias a la software de RRHH. Estos casos de uso son situaciones reales de empresas que utilizan el SIRH de Adequasys.

Hasta hace poco, las filiales de una empresa de trabajo temporal con 350 empleados elaboraban un contrato en papel y lo enviaban a Ginebra. Con frecuencia se olvidaban de enviarlo, había retrasos e incluso empleados no remunerados porque no se había informado a la central. Gracias al software de RRHH, todas las altas de personal se introducen electrónicamente, el software genera el contrato y la central puede acceder a los documentos en cualquier momento. Al mismo tiempo, el departamento de nóminas dispone inmediatamente del mismo nivel de información que las filiales, sin retrasos ni riesgos de olvido.

En el pasado, los informes de gastos en papel, enviados por correo interno, no cumplían necesariamente la normativa interna ni establecían límites máximos. La necesidad de comprobarlo todo ocupaba casi el 30% del tiempo de una persona. Las declaraciones de gastos se introducían en una hoja de cálculo Excel antes de ser enviadas para su pago. Tras la desmaterialización, las declaraciones de gastos se incluyen en el SIRH y se controlan mediante normas para cada tipo de gasto. Los límites máximos se respetan siempre, y un cuadro de mandos permite a la persona responsable de supervisar las declaraciones de gastos comprobarlas en línea. Las declaraciones de gastos validadas se exportan al sistema contable.

En un banco con más de 2.000 empleados, éstos declaraban sus horas extraordinarias en papel sin ningún control real por parte del equipo de RRHH. El abuso de horas extra injustificadas estaba costando mucho dinero a la empresa. En el caso de las compensaciones, el control manual seguía siendo especialmente complejo debido a las normas que obligaban a compensarlas en un plazo determinado.

Gracias al módulo de gestión de horas extras del SIRH, los empleados pueden introducir sus horas extras en unos pocos clics. Cada empleado introduce sus horas extraordinarias y puede elegir si desea compensarlas o que se le abonen. Tras la validación por parte del responsable, las horas se asignan directamente a la nómina o a los contadores de gestión de ausencias y, en su caso, a la compensación.

De este modo, RRHH puede controlar eficazmente la cantidad de horas extraordinarias de cada departamento, planificar las contrataciones o reorganizaciones adecuadas (en caso de un gran número de horas justificadas) y gestionar los posibles excesos. Gracias a ello se han conseguido importantes ahorros.

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Nuestros asesores pueden ayudarle a identificar los procesos que pueden desmaterializarse. Le asesorarán en función de sus objetivos. La desmaterialización de los recursos humanos ya no tendrá secretos para usted.