Lorsqu’un collaborateur rejoint l’entreprise, de nombreuses formalités d’embauche doivent être réalisées par l’employeur. Ces formalités sont très importantes car elles permettent de déclarer l’arrivée du collaborateur à divers organismes. Dans cet article on vous présente la DUE et on vous explique comment l’effectuer.
Qu’est-ce que la DUE ?
La déclaration unique d’embauche (DUE) a été créée par le décret n°98-252 du 1er avril 1998. Aujourd’hui abrogé, ce texte imposait à l’employeur d’effectuer les démarches liées à l’embauche d’un salarié, sur un support unique dénommé « déclaration unique d’embauche ».
La déclaration unique d’embauche (DUE) était le document qu’un employeur transmettait à l’Urssaf lors de toute embauche d’un salarié. Elle concernait tous les employeurs, tous domaines d’activités confondus, et pour n’importe quel type de poste exercé par le salarié (CDD, CDI ou encore contrat saisonnier).
La DUE permettait d’effectuer en une seule fois, les sept formalités administratives d’embauche suivantes :
- le formulaire de demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié et d’ouverture ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés,
- l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi,
- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
- la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche,
- la demande d’adhésion à un service médical du travail,
- la demande pour la visite médicale d’embauche.
La DUE, obligatoire, devait être transmise à l’URSSAF lors du recrutement d’un nouveau salarié. Cette déclaration pouvait être effectuée par voie électronique.
En 2011, la déclaration DUE a été fusionnée avec la déclaration nominative préalable à l’embauche. Désormais, la déclaration des employés s’effectue grâce à une déclaration unique : la déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée la DPAE. Il n’est donc aujourd’hui plus nécessaire d’effectuer une DUE pour déclarer un nouveau salarié.
Les mentions obligatoires de la DUE
La réalisation d’une DUE implique de remplir un formulaire spécifique qui se compose de mentions obligatoires, notamment :
- Les éléments d’identification de l’employeur : code APE, nom et prénom, numéro SIRET, adresse exacte de l’établissement, numéro de service de santé, numéro de téléphone, adresse mail ;
- Les informations relatives au travailleur : nom et prénom, numéro de sécurité sociale, sexe, date et lieu de naissance ;
- Les données du contrat de travail : nature du contrat (contrat temporaire, CDD, CDI), heure et date d’embauche, durée de la période d’essai, service de santé au travail.
Comment faire une DUE ?
La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) peut être effectuée de deux manières: en ligne ou sur papier :
- Pour remplir la DUE en ligne, vous pouvez vous connecter sur le site net-entreprises.fr. Pour cela, vous devez créer un compte et vous munir des informations nécessaires, notamment le numéro SIRET de votre entreprise, le numéro de sécurité sociale du salarié, ainsi que les informations relatives au contrat de travail. Le site vous guidera pas à pas dans la démarche de remplissage de la DUE en ligne.
- Si vous préférez remplir la DUE sur papier, vous pouvez télécharger le formulaire Cerfa n°14738*01 sur le site service-public.fr, ou vous procurer une copie auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) ou de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA) de votre département. Vous devrez remplir le formulaire en indiquant toutes les informations nécessaires, notamment celles relatives à l’employeur, au salarié et au contrat de travail.
Une fois le formulaire rempli, vous devrez le transmettre à l’URSSAF dont dépend votre entreprise, soit par courrier, soit en le déposant directement auprès de l’URSSAF. Il est important de respecter les délais de déclaration, qui sont de 8 jours suivant l’embauche du salarié. N’oubliez pas de conserver une copie de la DUE, ainsi que tous les justificatifs liés à l’embauche du salarié (contrat de travail, certificat de travail, etc.).
Qui doit rédiger la Déclaration Unique d’Embauche
C’est l’employeur qui est responsable de la rédaction et de la transmission de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). En tant qu’employeur, vous devez remplir la DUE pour chaque salarié que vous embauchez, que ce soit à durée indéterminée (CDI), à durée déterminée (CDD), en intérim, en contrat de professionnalisation, ou en contrat d’apprentissage.
La DUE doit être remplie avant l’embauche du salarié ou au plus tard dans les 8 jours qui suivent le début du contrat de travail. Elle doit contenir des informations sur l’employeur (nom, adresse, SIRET, etc.) et sur le salarié (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.), ainsi que sur les caractéristiques du contrat de travail (nature, durée, horaires, salaire, etc.).
En cas d’embauche de plusieurs salariés simultanément, l’employeur peut remplir une DUE collective. Il est important de respecter les délais de déclaration et de fournir des informations exactes et complètes, sous peine de sanctions financières.
Comment déclarer ses salariés aujourd’hui ?
Depuis 2011, il est obligatoire de déclarer un nouveau salarié via la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE). La DPAE est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l’employeur.
C’est une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié que vous avez l’intention d’embaucher. Vous devez l’effectuer dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié.
La DPAE est une formalité d’embauche obligatoire, qui permet notamment à l’employeur :
- d’ouvrir aux salariés tous leurs droits sociaux,
- d’être couvert en cas d’accident du travail du salarié ;
- de bénéficier des éventuelles exonérations.
Les dispenses de DPAE
Certaines catégories de personnel sont exonérées de DPAE (stagiaires, bénévoles, volontaires du service civique…). En revanche, des dispositions particulières sont prévues pour les départements d’Outre-mer, les entreprises de travail temporaire, les assistantes maternelles.
Les sanctions en cas de non-déclaration
En cas d’absence de DPAE l’employeur s’expose à des sanctions financières et pénales parmi les suivantes :
- régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration,
- pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
A noter que l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Cette tentative de dissimulation d’un salarié est passible de sanction allant jusqu’à 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour les personnes physiques.
Simplifier la déclaration d’un collaborateur
La centralisation du dossier collaborateur dans un SIRH simplifie les démarches liées au salarié dont la déclaration d’embauche. Le module de gestion administrative permet de regrouper sur une même plateforme les données RH du personnel qui vous seront utiles lors des déclarations.