Vous souhaitez mettre en place un logiciel SIRH ? Lancer de nouveaux processus avec une solution existante ? Cependant vous redoutez une réaction négative des futurs utilisateurs ? Par définition le changement pousse le collaborateur hors de sa zone de confort. Comment limiter cet effet et accompagner les collaborateurs. On vous donne quelques conseils pour proposer un accompagnement au changement.
Qu’est-ce que la conduite du changement ?
La conduite du changement vient du terme anglais « change management ». Il s’agit d’une manière de mener le management du changement. La conduite est le processus de transformation mis en place pour accompagner les collaborateurs à s’adapter à un changement de son environnement.
La méthode la conduite du changement
En amont de tout projet il faut prendre en compte la problématique du changement au sein des équipes. Dans le cas d’un nouvel outil RH certains collaborateurs vont être très à l’aise et d’autres auront plus de mal à s’en servir. Les différentes étapes doivent être définie avant la mise en place du projet. Réflexion sur l’idée en amont du projet, phase de cadrage, évaluation de l’impact du changement (tant positif que négatif sur les collaborateurs et l’entreprise), différentes analyses des forces et faiblesses, communication interne du projet, replanification, tableaux de bord, quoi planifier, quoi réaliser, organisation du travail et répartition des tâches entre les membres de l’équipe. Cible? Élaborer un plan d’action qui fonctionne pour l’entreprise et ses employés.
Les étapes de la conduite de l’ accompagnement au changement
Tout changement et toute transformation se déroule en plusieurs étapes qui sont liées. La bonne réalisation de ces étapes contribuent à la bonne réussite du projet. Dans le modèle de gestion du changement, Kurt Lewin, chercheur en psychologie sociale, a défini 3 étapes principales symbolisées par le bloc de glace :
- Le dégel : première étape indispensable en amont du changement. Elle sert à préparer le changement en faisant prendre conscience aux collaborateurs que la transformation est impérative. Montrer aux équipes qu’il n’y a pas d’autre solution que ce changement.
- Le changement : qui a lieu lors de la phase concrète de transformation. Les esprits ont été préparés grâce à la phase précédente et de nouvelles pratiques sont mises en place.
- Gel : une fois les changements mis en place et adoptés par les collaborateurs il faut stabiliser la nouvelle organisation et les nouvelles méthodes de travail. Cette phase est très importante dans la durée afin d’éviter de revenir à une situation antérieure avec le classique « c’était mieux avant ».
Comment mettre en place un accompagnement au changement
Tout changement est un bouleversement. Selon les collaborateurs, les changements sont plus facile à accepter ou non. Il est donc important de mettre en place un accompagnement au changement. Voici quelques conseils :
Impliquez les collaborateurs concernés
Un bon moyen de convaincre les futurs utilisateurs est d’écouter et de répondre aux préoccupations concernant le futur changement. Si possible, essayez de les impliquer dans la phase de collecte des besoins pour que le SIRH réponde non seulement aux besoins des RH, mais aussi à ceux des collaborateurs. Visez à une relation gagnant-gagnant : l’employé adopte l’outil et satisfait les RH, les RH fournissent en retour à l’employé des services pour ses attentes. Si des problèmes apparaissent, donnez-leur la possibilité de trouver des solutions. Soyez honnêtes sur les atouts et risques de l’ implémentation du SIRH. Répondez de manière concrète aux appréhensions et craintes. Transformez ainsi les plus sceptiques en alliés ! Ayez des managers sponsors du projet qui seront vos ambassadeurs auprès de leurs pairs.
Communiquez sur les changements
Une communication ouverte aux collaborateurs pendant le changement est essentielle. Elle doit venir directement des responsables RH. Expliquez le périmètre du projet, ce que le SIRH va leur fournir comme nouveaux services, ce qui ne changera pas, les étapes de l’ implémentation, etc. En même temps, le service RH doit mettre en place un système où les utilisateurs peuvent anonymement ou non poster leurs retours et suggestions. Il important de communiquer sur les réponses apportées aux craintes des utilisateurs en toute transparence. Certaines sociétés ont fait des réunions d’information, des démonstrations en libre service à des moments où les collaborateurs sont disponibles (cafétaria…).
Prenez en compte les retours dans les améliorations
Après tout changement, il est important d’analyser l’impact du SIRH, par des sondages ou des entretiens avec un échantillon de personne. Etudiez son adoption par les employés, les managers, la direction, … Prenez en compte les remarques et les suggestions des utilisateurs pour améliorer le portail RH ou ajouter des modules complémentaires. Cela permettra de garder l’attitude positive des collaborateurs et leur confiance dans le SIRH.