Projets SIRH en régie ou forfait, que choisir ?

Tout d’abords, précisions qu’en régie, vous achetez du temps du prestataire et vous êtes libres de changer ce que vous lui demandez de faire. En quelque sorte, il n’y a pas un engagement fort de résultat défini à l’avance, puisque vous pouvez en cours de projet modifier vos exigences. Le prestataire justifie sa facture avec un relevé de toutes ses interventions.

Pour résumer, le fonctionnement en régie correspond à un engagement de moyens. Le prestataire ou l’éditeur s’engage à mettre à disposition des ressources pour réaliser la mission. Ce modèle d’organisation implique :

• Une date de lancement du projet ;
• Une estimation approximative du temps nécessaire à réalisation du projet ;
• Une facturation en fonction du temps passé avec un TJM (tarif journalier moyen) ;
• Une mise à disposition d’une ressource (consultant, développeur, …) pour le client afin de réaliser la mission.

En forfait, là le prix est fixé à l’avance avec un cahier des charges précis. Le fournisseur s’engage sur un délivrable figé et vous envoie la facture à sa livraison, sans devoir justifier du détail de ses prestations. Si vous avez besoin de modifier vos exigences, c’est compliqué, puisque le fournisseur reste enfermé dans ce qui a été prévu, et doit alors proposer un devis complémentaire avec un autre forfait.

Dans le cadre d’un projet en forfait, le prestataire a à sa charge une obligation de résultat. Ce type de projet induit par conséquent :

• Un budget fixe ;
• Un cahier des charge avec un périmètre cadrant le projet ;
• Une date de mise en production du logiciel.

On comprend aisément, que le premier facteur, c’est de savoir si vous avez (ou pouvez) formalisé vos besoins dans un cahier des charges ou pas. Et un simple recensement ne suffit évidemment pas : il faut des spécifications détaillées pour qu’il n’y ait pas de malentendus entre ce que vous attendiez et ce que le fournisseur a livré. En effet, par exemple, une exigence comme celle-ci « Workflow de validation d’une augmentation de salaire », peut être comprise par le fournisseur comme une simple validation du manager, alors que pour vous, il faut aussi une validation du N+2, du directeur régional et des RH, donc 3 niveaux de validation en réalité, et des accès pour 4 types de décideur.

Voici quelques questions à vous poser pour vous aider à choisir entre la régie et le forfait :

• Avez-vous un projet qui est précisément défini dans un cahier des charges ? Optez pour le forfait.
• Votre budget est flexible et votre projet doit s’adapter au fur et à mesure de son avancement ? Misez sur la régie.
• Un souhait d’externaliser entièrement l’intégration du SIRH ? Les deux solutions peuvent répondre.
• Votre projet est en cours de définition ? Les analyses sont une bonne solution pour avancer sereinement.

Souvent, les RH pensent « mes besoins sont communs, nous ne sommes pas différents des autres, on prendra votre produit standard… » et ne décrivent pas en détail leurs processus. Il y a alors un risque de divergence. Si vous êtes à même de vous adapter facilement parce que votre organisation ne gère pas encore un tel processus, tout ira bien. Mais s’il s’agit de digitaliser une fonction qui est déjà gérée manuellement ou par une application obsolète, ou encore qui est soumise à des règles de gestion inchangeables (convention collective, accord d’entreprise), alors le risque est important.

Ainsi, il y a des cas où il est assez aisé de rédiger des spécifications (processus connus, bien maitrisés), et d’autres cas où c’est beaucoup plus délicat. Dans le premier cas, vous pourrez convenir d’un forfait sans risque de malentendu ou de surprises d’avoir des coûts supplémentaires, parce que le délivrable étant bien défini, le fournisseur peut s’engager.

Quoi qu’il en soit, souvenez-vous qu’avec le forfait, c’est le fournisseur qui prend un risque de dépassement budgétaire sans changement du périmètre. C’est lui qui doit assumer s’il a sous-estimé une charge. Comme il est difficile de réduire totalement ce risque, le fournisseur ajoutera en général une marge à son estimation pour couvrir son risque. Donc le client paiera un coût plus élevé, et si le fournisseur réussit bien, ses marges seront plus élevées.

Lorsque vous n’avez pas les moyens de rédiger des spécifications mais que vous avez quand même des exigences précises, évitez les forfaits : il est très probable que vous aurez des malentendus. Dans ce cas, choisissez la régie. Ce mode vous permet d’élaborer progressivement le SIRH avec nos consultants. Régie ne signifie pas qu’il n’y a aucune limite de budget, mais que, pour respecter le budget, on s’autorise à modifier les exigences (en simplifier, faire différemment, reporter dans une version ultérieure). La régie permet d’affiner les projets mieux que les forfaits.

Beaucoup de client n’ont plus le temps d’élaborer un cahier des charges. La meilleure solution est une phase d’analyse avec nos consultants SIRH. Notre méthodologie permet de définir les adaptations à faire pour que le SIRH corresponde à vos attentes et d’avoir un coût précis. Ensuite vous pouvez présenter le projet à votre direction avec un minimum de risque et un maximum de satisfaction des futurs utilisateurs.

Ces analyses de cadrages seront l’occasion d’analyser le fonctionnement existant pour proposer un cahier des charges adaptés. De manière synthétique l’analyse reprendra les points suivants :

• Le contexte ;
• Le périmètre ;
• Les parties prenantes ;
• Les objectifs et besoins des utilisateurs ;
• Les délais et jalons clés ;
• Les bénéfices attendus ;
• Les contraintes et risques potentiels.

Que vous soyez une PME ou une ETI, le paramétrage du logiciel SIRH aura un coût. En prenant en compte les éléments vous pourrez maîtriser ce coût pour vous assurer de rester dans le budget initialement défini et de réussir votre projet.