Qu’impose la directive du SECO sur l’enregistrement du temps de travail ?

« L’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige l’employeur à tenir à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la loi et de ses ordonnances. Il s’agit notamment, comme le précise l’ordonnance, de l’horaire et de la durée du travail quotidien et hebdomadaire (y compris le travail compensatoire et le travail supplémentaire), ainsi que des pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). »

La loi fédérale Suisse sur le travail prescrit des règles sur la durée du temps de travail qui ont pour objectif de protéger la santé des travailleurs. La directive du SECO vise à rendre possible le contrôle de l’application de ces règles.

L’enregistrement du temps de travail ne veut pas automatiquement dire qu’il faut mettre en place des timbreuses. Il existe d’autres solutions pour suivre le temps de travail. Il doit être possible, pour chaque collaborateur, de retracer quand il a travaillé, ses pauses et le moment ou il termine sont travail.

• L’enregistrement systématique de la durée du travail : le régime de base applicable à tous les travailleurs qui ne disposent pas d’une certaine autonomie dans la fixation de leur temps de travail. Vous devez documenter le début et la fin de chaque phase de travail, ainsi que les pauses et les périodes de compensation. L’entreprise est tenue de l’appliquer lorsque les conditions d’un autre régime ne sont pas remplies ; elle est par contre libre de choisir la manière d’enregistrer la plus adaptée à son organisation.
• L’enregistrement simplifié de la durée du travail : limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour). Il est possible pour tous les travailleurs qui peuvent déterminer eux-mêmes une part significative de leurs horaires de travail. Pour ce régime, une convention collective de travail (CCT) n’est pas requise : un accord écrit passé entre l’entreprise et une représentation des travailleurs suffit. Dans les entreprises qui comptent moins de 50 collaborateurs, il est également possible de convenir individuellement de ce régime avec les travailleurs.

La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail : n’est admissible que si les conditions ci-après sont réunies de façon cumulative :

• convention collective de travail (qui doit répondre à certains critères – voir plus de détails dans l’alinéa 4 du document du SECO OLT 1 Article 73a: Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail *).
• salaire annuel brut de plus de 120 000 francs (calculé à partir du salaire déterminant soumis à l’AVS de l’année précédente, bonus compris, mais allocations sociales non comprises – voir plus de détails dans l’alinéa 1 – lettre b du document du SECO OLT 1 Article 73a: Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail *).
• autonomie en manière d’organisation du travail comme d’horaires de travail (en prenant en compte certains critères comme le télétravail sans planning horaire défini, les horaires flexibles, l’absence d’obligation d’effectuer du temps de présence, les réunions obligatoires, les horaires blocs impératifs, l’obligation d’être joignable à tout moment, un cahier des charges exigeant une présence constante (p. ex. chef d’atelier ou de chantier), un grand besoin de coordination et une obligation constante d’être à la disposition des chefs et/ou des clients -voir plus de détails dans l’alinéa 1 – lettre a du document du SECO OLT 1 Article 73a: Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail *).
• accord de chaque travailleur concerné (avec accord écrit entre l’employeur et l’employé).

L’enregistrement du temps de travail peut se faire sous différentes manières ; papier, électronique, badgage, automatique, …

• Enregistrements manuels (annotations dans un calendrier, carnet de notes ou livre de rapports, tableau Excel, etc.). Chaque jour, les travailleurs inscrivent à la main ou sur ordinateur l’heure à laquelle ils ont commencé à travailler, les pauses qu’ils ont prises et quand ils ont terminé leur travail.
• Enregistrement électronique du temps de travail lié à un logiciel sur ordinateur. Cet enregistrement du temps de travail avec timbreuse électronique peut être couplé au badge du travailleur lorsqu'il pénètre dans le bâtiment. Cette solution, qui peut être basée sur un SIRH, est considérée comme simple pour les travailleurs selon le SECO.
• Impulsion électronique enregistrée au début et à la fin du temps de travail. Le temps de travail est enregistré avec un logiciel approprié p. ex. via un smartphone.
• Calcul du temps de travail au moyen de données auxiliaires. Exemple : connexion informatique, l’entrée et la sortie du bâtiment sont documentés électroniquement comme heures de début et fin du travail et des pauses.
• Définition d’horaires fixes ou d’un modèle de travail par équipe ou par travailleur et enregistrement des écarts individuels par rapport à ce modèle. La grille doit faire apparaître le début et la fin du temps de travail ainsi que l’horaire et la durée des pauses d’une demi-heure et plus. Le règlement doit définir clairement la manière dont les dérogations doivent être documentées. Non seulement les heures en moins doivent être enregistrées, mais aussi les heures en plus et également le positionnement horaire exact des heures supplémentaires travaillées. De même, les déplacements dans les prises de pauses doivent être consignés. Il ne suffit pas d’enregistrer uniquement les absences.

Le SIRH constitue une base de données unique pour recueillir, traiter et conserver le détail de l’activité de chaque collaborateur. L’application assortie des modules de gestion des relevés d’activités et du temps de présence, s’adapte au contexte de l’organisation de l’entreprise.

Les informations sur le temps de présence peuvent être recueillies de plusieurs façons : soit à l’aide de systèmes de badgeuses physiques connectées au SIRH, soit par un pointage en ligne sur le portail RH, soit par une saisie déclarative des temps ou par une déclaration des heures supplémentaires le tout soumis à validation par la hiérarchie.

Accessibilité depuis un navigateur Internet, les collaborateurs se connectent depuis leurs postes de travail, tablettes, smartphones ou bornes interactives grâce à la technologie full web. Multilingue, le logiciel RH séduit les entreprises multinationales, gérant leurs salariés aux quatre coins du monde.

Même si l’employeur délègue l’enregistrement du temps de travail à ses employés, il en reste responsable. Il sera sanctionné si un audit révèle un manquement. Il a donc tout intérêt à contrôler le respect de l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs.

En cas de non respect de la directive du SECO sur l’enregistrement du temps de travail, l’employeur risque des sanctions administratives voire pénales, et graduelles. Elles sont fixées par la loi : invitation à respecter la loi, décision sous menace d’une amende, mesures de contrainte administrative (exclusion de marchés publics, par exemple.). Un employeur qui viole intentionnellement les prescriptions sur la durée du temps de travail et du repos est passible de sanctions pénales (180 jours-amendes au plus).