Vous avez le projet de mettre en place un SIRH. Oui, mais lequel ? Cet article a pour vocation de vous guider pour bien choisir son SIRH. Ce choix est, pour vous, stratégique, car il impactera les services RH, gestion, finance, IT et tous les collaborateurs dans l’entreprise. Pour ne pas vous tromper, voici 7 règles d’or qu’un SIRH doit respecter pour être efficace.
Règle n°1 : Être complet et intégré
Pour être performant, un SIRH doit couvrir tout le périmètre RH. Un SIRH doit bien évidemment gérer les talents (organisation, recrutement, intégration, entretiens, évaluations, compétences, formation, rémunération, mobilité…) mais pas que. La gestion du capital humain ne se réduit pas qu’aux talents, mais doit prendre en compte toute la chaîne de gestion de l’humain, le cycle du collaborateur, dans l’organisation. La partie de l’administration du personnel (données personnelles du collaborateur, notes de frais, relevés d’activité, congés, maladies, contrats de travail…) est capitale pour l’informatisation des RH. Le marché propose des logiciels qui peuvent : soit gérer un processus à la fois, soit plusieurs, soit la totalité des aspects des ressources humaines. Le mieux est de s’assurer que le SIRH soit complet mais personnalisable selon vos besoins. En effet, une solution complète est aujourd’hui indispensable à l’optimisation de la politique globale RH.
Règle n°2 : Être adaptable à vos besoins futurs
Pour ne plus être coincé dans votre évolution, veillez à ce que la solution retenue soit modulable au gré du développement de votre organisation et de vos attentes en termes de stratégie RH. Le SIRH doit évoluer avec votre entreprise et vous donner la possibilité d’ajouter des briques ou modules en fonction des processus souhaités dans le temps. Un outil efficace est un outil innovant. Le logiciel RH doit être mis à jour régulièrement afin de ne pas être obsolète après quelques années. Assurez-vous d’une maintenance par un service non externalisé, d’une actualisation du SIRH par rapport à la législation.
Règle n°3 : Être simple d’utilisation
Plus votre SIRH sera simple à utiliser, plus il sera efficient. Garantissez-vous d’une application facilement accessible sur n’importe quel ordinateur (tablette ou mobile, si vous en avez l’usage). Le SIRH doit être ergonomique pour une navigation aisée par tous les utilisateurs, sans besoin de formation préalable. Demandez à votre fournisseur, s’il est possible de se loguer en SSO (single sign on) en authentification unique. Ce qui évitera aux utilisateurs d’avoir plusieurs mots de passe, de les perdre et les redemander…etc.
Règle n°4 : Être utilisé par tous et partout
Une solution SIRH collaborative, essentielle à la communication, facilite la gestion des ressources humaines, grâce, notamment au portail RH et ses nombreux workflows. Ainsi, le collaborateur inscrit, lui-même, ses renseignements, il en est donc garant. En plus de le responsabiliser, le service RH sera sûr de la véracité des données, cela évitera bien des tâches à faible valeur ajoutée et des tableaux Excel. Cherchez plutôt une solution collaborative avec un portail RH en self-service DRH, managers et employés. Le SIRH doit apporter de la productivité au service RH, mais doit aussi faciliter le quotidien des employés et des managers. Les informations seront alors partagées et vérifiées à plusieurs niveaux pour une meilleure qualité des données. À ce sujet, certains éditeurs proposent un module de vérification de la qualité des données, indispensable pour l’exactitude des reportings RH.
Si votre activité est mondiale, contrôlez bien le fait que le SIRH soit multi langues et soit paramétrable pour s’adapter toutes les normes des pays où vous êtes présents.
Règle n°5 : Être interfaçable
Un système d’information RH a pour objet de récupérer et retransmettre des données. Pour que ces informations soient fiables, il faut absolument que la solution choisie soit interfaçable avec tous les autres systèmes d’informations existants, que ce soit les logiciels de paie, d’accès, de finance ou autres ERP.
Règle n°6 : Être sécurisé
Les données d’un SIRH sont ultras confidentielles. L’accès doit, de ce fait, être protégé. Faites attention à ce que le SIRH vous permette une gestion stricte des rôles de chaque utilisateur. Ainsi, chacun pourra accéder aux informations qui lui est utile et seulement celles-ci. Certains SIRH protègent leurs applications de façon très complexe, à l’aide de protocoles de hautes sécurisations. Dans tous les cas, vérifiez que les données, qui transiteront par Internet, soient cryptées avec un certificat SSL (Secure Sockets Layer).
Règle n°7 : Pour la dernière règle, c’est vous qui devez… Être accompagné
La mise en place d’un SIRH est un projet d’envergure, qui nécessite un accompagnement dès le début du projet, mais aussi tout au long de son déploiement et bien sûr après son installation. Un chef de projet dédié, interne à l’éditeur, est vraiment conseillé pour une proximité et une réactivité primordiale à la réussite du projet. L’éditeur du SIRH doit vous fournir une méthodologie claire et agile afin de respecter vos objectifs en matière de délais et de budget. Le SIRH doit être, aussi et surtout, accepté par vos collaborateurs, n’hésitez donc pas à communiquer sur l’arrivée d’un tel outil auprès d’eux !