Comment donner du feedback à un collaborateur ?

Un feedback peut être formulé par différentes personnes au sein de l’entreprise :

• Un manager hiérarchique ;
• Un collègue ou un pair ;
• Un subordonné ;
• Un client ou partenaire externe de la société.

La culture du feedback se développe en entreprise. Pourtant si le terme est unique, il y a différentes formes de retours aux collaborateurs. Il est important de fournir des feedbacks adaptés à la situation et à la personne concernée, en prenant en compte les contextes et les enjeux, pour garantir que les commentaires sont pertinents et constructifs.

• Feedback positif : c'est un retour d'information qui souligne les points forts et les réalisations d'une personne. Ce type de feedback encourage et renforce les comportements positifs.
• Feedback constructif : c'est un retour d'information qui souligne les points à améliorer et les domaines dans lesquels une personne peut se développer. Ce type de feedback est utile pour aider les personnes à progresser et à atteindre leurs objectifs.
• Feedback négatif : c'est un retour d'information qui souligne les erreurs ou les comportements indésirables. Ce type de feedback peut être difficile à recevoir, mais il est souvent nécessaire pour corriger les comportements nuisibles et éviter de répéter les erreurs.
• Feedback formel : c'est un retour d'information qui est planifié et structuré, par exemple lors d'une évaluation de performance annuelle. Ce type de feedback est généralement plus détaillé et documenté que d'autres formes de feedback.
• Feedback informel : c'est un retour d'information qui se produit de manière spontanée et non planifiée, par exemple lors d'une conversation informelle avec un collègue ou un supérieur hiérarchique. Ce type de feedback peut être utile pour fournir des commentaires immédiats et pour renforcer les comportements positifs.

On peut donner du feedback positif, afin de renforcer des comportements ou attitudes positives et aidantes par rapport au travail, ou au contraire du feedback négatif, afin de permettre au salarié d’identifier ses points faibles pour les améliorer. La plupart des personnes étant de bonne foi et désireuses de faire le meilleur travail possible, ainsi que de se développer, le feedback est l’un des plus puissants outils de développement. Dans cet esprit, c’est un réel cadeau à faire à une personne. De quoi inciter les managers hésitants à se lancer ! Encore faut-il avoir une méthode , dont les clés sont livrées plus bas.

Juste avant de donner du feedback négatif, il est très utile de se poser la question du « pourquoi est-ce que je souhaite donner du feedback, maintenant ? » Sous le coup de la colère, un manager peut être très tenté de recadrer un salarié. Si, très honnêtement, l’intention est uniquement de soulager sa colère et de relâcher la pression, il est fort probable que la remontrance ne portera que peu de fruits, et aura été assez peu utile au collaborateur. Si cependant, le feedback est constructif, c’est à dire qu’il aide le salarié à comprendre ce qui n’a pas été fait correctement, afin de ne plus recommencer, le feedback aura été utile.

Ceci dit, il est important que le feedback soit donné dans un temps raisonnablement court après l’événement qui l’a généré, notamment dans le cas d’un reproche. Il serait effectivement peu crédible d’attendre plusieurs mois (ou le prochain entretien d’évaluation formel !) pour identifier une source d’amélioration et contribuer à la traiter.

Dernier point : un feedback négatif ne se donne jamais en public. Recevoir du feedback dans ces conditions serait vexant voire humiliant, et ne permettrait que difficilement au salarié de se remettre rapidement en question afin d’élaborer des solutions ou actions correctives.

Donner du feedback à un collaborateur n’est pas chose aisée. Pour réussir à transmettre un retour dans de bonnes conditions, nous vous proposons une méthode. Cette méthode est applicable tant au feedback positif que négatif.

1. Le feedback doit commencer par les circonstances précises du fait observé. « Quand tu es arrivé en retard hier », « Quand tu as parlé de notre client devant ce fournisseur », etc… L’idée est de sortir du feebdack flou, vague, ou faisant d’un événement une généralité.
2. Le feedback se poursuit par le sentiment que cela génère chez le donneur de feedback. « Cela me met mal à l’aise », « Cela me donne une énergie incroyable », « Cela m’énerve », … L’idée est de ne pas juger l’autre (« tu es ceci ou cela, tu te comportes comme un idiot », …) mais de parler de soi et de ses sentiments ou émotions, que nul ne peut contredire, n’étant pas à la place du donneur de feedback.
3. Le feedback se conclue par les répercussions du comportement identifié sur l’entreprise, le service, ou la personne elle-même. Par ex : « Cela aboutit à une perte de temps et d’énergie », « Cela finit par décourager les clients », « Cela améliore notre image en interne », … L’idée est que la personne comprenne les conséquences de ses actes, afin de les reproduire sciemment s’ils ont des effets positifs, ou de les modifier dans le cas contraire.

N’oubliez pas que cette méthode, si elle peut sembler très simple, nécessite préparation et pratique. Il peut être utile au donneur de feedback de préparer, et voire de noter, ce qu’il va dire avant l’entretien, afin de rester spécifique et concret. La pratique est également clé, car l’interlocuteur, au moment de l’échange réel, ne sera pas un mur froid et silencieux. Il ou elle s’exprimera, se défendra, amènera des arguments plus ou moins pertinents, voire se mettra en colère… L’important, pour le donneur de feedback, sera de s’assurer de délivrer ce qu’il a préparé en utilisant la méthode préconisée, en utilisant les termes auxquels il a réfléchi, sans rien oublier. Il devra garder son calme et son ouverture d’esprit et accueillir le point de vue de son interlocuteur, puis revenir à une conclusion (« Nous sommes tous deux d’accord que ce problème existe »), voire à des solutions si la discussion a permis d’en générer. Une dernière recommandation : les solutions identifiées par le collaborateur seront souvent plus efficaces à long terme que celles imposées par le manager, et qui pourraient ne pas correspondre à la personnalité, ou aux possibilités du salarié.

Disposer d’un outil de feedback à 360 permet de déployer rapidement et facilement ce rituel au sein de votre entreprise, de partager instantanément vos trames, d’éviter de perdre du temps en saisie de données et d’obtenir instantanément les résultats de vos campagnes.

L'utilisation d'un logiciel de feedback peut offrir plusieurs avantages, voici les principaux :

1. Amélioration de la communication : la solution de feedback permet de faciliter la communication entre les membres de l'équipe, les managers et les dirigeants. Les collaborateurs peuvent facilement donner leur feedback à tout moment et de n'importe où, ce qui contribue à améliorer la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe.

2. Renforcement de la culture d'entreprise : l'outil numérique peut aider à renforcer la culture d'entreprise en permettant aux collaborateurs de donner leur opinion sur les valeurs, les objectifs et les processus de l'entreprise. Cela peut contribuer à améliorer l'engagement et la motivation des collaborateurs.

3. Amélioration de la performance : le feedback permet de détecter les points forts et les faiblesses des collaborateurs et de leur donner les moyens d'améliorer leur performance. Les collaborateurs peuvent utiliser le feedback pour identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin de se développer et pour acquérir de nouvelles compétences.

4. Réduction des erreurs et des coûts : le logiciel de feedback peut aider à réduire les erreurs et les coûts associés à la mauvaise communication et à la mauvaise performance. Les collaborateurs peuvent recevoir un feedback en temps réel, ce qui leur permet de corriger les erreurs avant qu'elles ne deviennent un problème plus important.

5. Amélioration de l'expérience collaborateur : le logiciel peut aider à améliorer l'expérience collaborateur en donnant aux collaborateurs une voix dans l'entreprise et en leur permettant de participer activement à son développement. Cela peut contribuer à améliorer l'engagement et la satisfaction des collaborateurs.