¿Cómo se da feedback a un empleado?

El feedback puede ser proporcionado por varias personas dentro de la empresa:

• Un superior jerárquico
• Un colega o compañero
• Un subordinado
• Un cliente o socio externo de la empresa.

La cultura del feedback se está desarrollando en las empresas. Sin embargo, aunque el término es único, existen diferentes formas de feedback a los empleados. Es importante proporcionar un feedback adaptado a la situación y a la persona en cuestión, teniendo en cuenta el contexto y las cuestiones en juego, para garantizar que los comentarios sean pertinentes y constructivos.

• Feedback positivo: se trata de un feedback que destaca los puntos fuertes y los logros de una persona. Este tipo de feedback fomenta y refuerza los comportamientos positivos.
• Feedback constructivo: es el que pone de relieve las áreas de mejora y las áreas en las que una persona puede desarrollarse. Este tipo de feedback es útil para ayudar a las personas a progresar y alcanzar sus objetivos.
• Feedback negativo: es el que pone de relieve los errores o los comportamientos no deseados. Este tipo de feedback puede ser difícil de recibir, pero a menudo es necesario para corregir comportamientos perjudiciales y evitar repetir errores.
• Feedback formal: se trata de un feedback planificado y estructurado, por ejemplo durante una evaluación anual del rendimiento. Este tipo de feedback suele ser más detallado y documentado que otras formas de feedback.
• Retroalimentación informal: es la que se produce de forma espontánea y no planificada, por ejemplo, en una conversación informal con un colega o con el superior jerárquico. Este tipo de feedback puede ser útil para proporcionar información inmediata y reforzar los comportamientos positivos.

Podemos dar un feedback positivo, para reforzar comportamientos o actitudes positivas y solidarias en el trabajo, o por el contrario un feedback negativo, para que el empleado identifique sus puntos débiles y pueda mejorarlos. Dado que la mayoría de las personas son sinceras en su deseo de hacer el mejor trabajo posible y de desarrollarse, el feedback es una de las herramientas de desarrollo más poderosas. En este sentido, es un verdadero regalo para una persona. Suficiente para animar a los directivos indecisos a dar el paso. Pero aún hace falta un método, cuyas claves se dan a continuación.

Justo antes de dar un feedback negativo, es muy útil hacerse la pregunta "¿por qué quiero dar feedback ahora?". En el calor del momento, un directivo puede sentirse muy tentado de reenmarcar a un empleado. Si, sinceramente, la intención es simplemente aliviar el enfado y liberar la presión, es muy probable que la amonestación dé pocos frutos y haya sido de poca utilidad para el empleado. Si, por el contrario, la reprimenda es constructiva, es decir, ayuda al empleado a comprender lo que no hizo correctamente, para que no vuelva a hacerlo, la reprimenda habrá sido útil.

Dicho esto, es importante que la retroalimentación se dé en un plazo razonablemente breve tras el hecho que la generó, sobre todo en el caso de un reproche. No sería muy creíble esperar varios meses (o el próximo entrevista de evaluación formal!) para identificar una fuente de mejora y ayudar a abordarla.

Un último punto: el feedback negativo nunca debe darse en público. Recibir un feedback en estas condiciones sería vejatorio o incluso humillante, y dificultaría que el empleado cuestionara rápidamente la situación para desarrollar soluciones o acciones correctivas.

Dar feedback a un empleado no es tarea fácil. He aquí un método para dar feedback con éxito. Este método se aplica tanto al feedback positivo como al negativo.

1. El feedback debe comenzar con las circunstancias precisas del hecho observado. Por ejemplo, "Cuando llegaste tarde ayer", "Cuando hablaste de nuestro cliente delante de ese proveedor", etc. La idea es huir de la vaga feebdack, o de hacer una generalidad de un suceso.
2. El feedback continúa con el sentimiento que genera en quien lo da. "No se trata de juzgar a la otra persona ("eres esto o aquello, te comportas como un idiota", etc.), sino de hablar de ti mismo y de tus sentimientos o emociones, que nadie puede contradecir, ya que no estás en la posición del que da el feedback.
3. El feedback concluye con las repercusiones del comportamiento identificado en la empresa, el departamento o el propio individuo. Por ejemplo: "Provoca una pérdida de tiempo y energía", "Acaba desanimando a los clientes", "Mejora nuestra imagen interna", etc. Se trata de que la persona comprenda las consecuencias de sus acciones, para reproducirlas a sabiendas si tienen efectos positivos, o modificarlas si no los tienen.

No olvides que este método, aunque pueda parecer muy sencillo, requiere preparación y práctica. Puede ser útil que la persona que da el feedback prepare, e incluso escriba, lo que va a decir antes de la entrevista, para ser específico y concreto. La práctica también es clave, porque cuando se produzca el intercambio real, la otra persona no será un muro frío y silencioso. Se expresará, se defenderá, esgrimirá argumentos más o menos pertinentes, incluso se enfadará... Lo importante para la persona que da el feedback es asegurarse de que transmite lo que ha preparado utilizando el método recomendado, empleando los términos en los que ha pensado, sin olvidar nada. Debe mantener la calma y la mente abierta, acogiendo el punto de vista de la otra persona, y luego volver a una conclusión ("Ambos estamos de acuerdo en que existe este problema"), o incluso a soluciones si la discusión ha generado algunas. Una última recomendación: las soluciones identificadas por el empleado serán a menudo más eficaces a largo plazo que las impuestas por el manager, que pueden no corresponder a la personalidad o las posibilidades del empleado.

Contar con una herramienta de feedback 360 facilita y agiliza el despliegue de este ritual en su empresa, permite compartir sus marcos al instante, evita perder tiempo en la introducción de datos y obtiene resultados instantáneos de sus campañas.

Utilización de un software de retroalimentación puede ofrecer varias ventajas, he aquí las principales:

1. Mejora de la comunicación: la solución de feedback facilita la comunicación entre los miembros del equipo, los directivos y los ejecutivos. Los empleados pueden dar su opinión fácilmente en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que ayuda a mejorar la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.

2. Refuerzo de la cultura corporativa: la herramienta digital puede ayudar a reforzar la cultura corporativa al permitir a los empleados dar su opinión sobre los valores, objetivos y procesos de la empresa. Esto puede ayudar a mejorar el compromiso y la motivación de los empleados.

3. Mejora del rendimiento: el feedback ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles de los empleados y les proporciona los medios para mejorar su rendimiento. Los empleados pueden utilizar el feedback para identificar las áreas en las que necesitan desarrollarse y adquirir nuevas habilidades.

4. Reducir errores y costes: el software de feedback puede ayudar a reducir los errores y los costes asociados a una comunicación y un rendimiento deficientes. Los empleados pueden recibir feedback en tiempo real, lo que les permite corregir errores antes de que se conviertan en un problema mayor.

5. Mejora de la experiencia de los empleados: el software puede ayudar a mejorar la experiencia de los empleados dándoles voz en la empresa y permitiéndoles participar activamente en su desarrollo. Esto puede ayudar a mejorar el compromiso y la satisfacción de los empleados.