Simplifiez les notes de frais grâce au SIRH

Une note de frais est une facture ou un justificatif permettant au salarié de se faire rembourser des frais engagés de leur poche pour les besoins de l’entreprise. Généralement les notes de frais sont liées aux déplacements ou au rencontre avec des clients et fournisseurs. Dans le cadre de la gestion comptable, lorsque la somme d’argent n’a pas été avancée ou que les RH n’ont pas pris en charge les réservations, le salarié est tenu de conserver les justificatifs des dépenses engagés.

• Proposer au collaborateurs une interface simple et unique pour gérer leurs notes de frais. Grâce au SIRH vous pouvez proposer une interface globale pour votre collaborateurs. Depuis son espace personnel le collaborateur peut saisir ses notes de frais, ajouter les justificatifs et suivre le traitement par le service RH et la comptabilité.
• Donner la main aux managers. En quelques clics, le manager valide les demandes directement depuis son espace manager. La validation est alors plus rapide.
• Mettre en place une politique de voyage et la respecter. Dans le cadre de la politique de voyage, définissez des plafonds selon différents critères (nombre de jours de déplacement, clients, lieux, …). Les collaborateurs peuvent alors respecter ces impératifs.
• Récupérer facilement les justificatifs. Le SIRH permet d’ajouter simplement les justificatifs soit en scannant, soit en les prenant en photo depuis son téléphone mobile.

L'établissement de la note de frais dépend de la politique de voyages de l'entreprise. Le salarié remplit un formulaire matériel ou immatériel, récapitule les dépenses engagées et joint les pièces justificatives. Le tableau standard varie d'une entreprise à l'autre. Habituellement, l'employé précisera la date et le montant de la dépense, l'étendue de sa tâche et le nom du prestataire de services. Selon une étude de la Fondation HRS et GBTA, la création d'une note de frais peut prendre jusqu'à 20 minutes. Lorsqu'un salarié revient d'un déplacement professionnel avec de nombreuses pièces justificatives à récupérer, ces minutes deviendront vite quelques heures...

Les salariés remettent ensuite leur note de frais à l'administration. Parfois, les gestionnaires doivent corriger ces notes de frais et les signaler à leurs employés. Si des outils tels que le SIRH ne sont pas utilisés, cela impliquera de multiples échanges d'e-mails, faisant perdre un temps précieux aux deux parties. Une fois vérifiée, la note de frais est enregistrée dans le système informatique de l'entreprise pour déclencher le remboursement. Le traitement manuel des notes de frais prend beaucoup de temps. Si votre PME grandit et grandit, il est nécessaire de s'équiper d'un logiciel SIRH pour éviter les erreurs lorsque la note de frais double.

Premièrement, cela peut faire gagner du temps aux employés, aux ressources humaines et aux comptables. Des procédures entièrement automatiques permettent un suivi régulier de chaque situation. L'employé peut saisir ses dépenses tous les jours et le processus est terminé plus rapidement.

Qui a dit qu'il n'y avait pas de papier pour simplifier les démarches administratives ! Le responsable comptable n'a plus de documents à traiter. Lorsqu'un employé effectue une opération, il recevra une alerte sur son poste de travail. Il peut directement consulter, inspecter et vérifier. Les employés de votre entreprise utilisent-ils des cartes bleues professionnelles ? Dans ce cas, le logiciel SIRH peut également vous aider à vérifier l'exactitude du montant déclaré. Dans le cas contraire, les fichiers de support seront scannés et facilement accessibles dans l'espace en ligne.

La dernière raison et non des moindres : limitez les risques de fraude ! Grâce au logiciel SIRH, vous pouvez vérifier plus facilement si les employés respectent la politique voyages de l'entreprise. Si un problème est détecté, l'outil de gestion vous le rappellera automatiquement. Encore une fois, cela permet à tout le monde d'économiser beaucoup de temps et d'énergie. Vous êtes le responsable d'une PME ? Découvrez la solution Adequasys SIRH pour gérer facilement vos notes de frais.