Quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage d’entreprise
Une Politique voyage d’entreprise (PVE) est un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs. PME ou grands groupes, beaucoup disposent d’une PVE. Ce qui n’est pas étonnant, tant les retours sur investissement sont importants à la fois pour l’entreprise, les services généraux et les collaborateurs. Voici quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage.
Définir les objectifs de votre politique voyage d’entreprise
Une politique efficace passe par une définition des objectifs et une stratégie clairement identifiée. Réduction des coûts, sécurité des voyageurs, réduction du stress ou de la fatigue liée au déplacement… sont des objectifs souvent liés à une politique voyage d’entreprise. Quoi qu’il en soit, dès lors que votre politique est définie, veillez à ce qu’elle soit communiquée notamment à la ligne managériale afin d’assurer son application par les membres de leurs équipes.
Comprendre et analyser les besoins de vos collaborateurs en matière de déplacements professionnels
- mener une étude des déplacements professionnels les plus courants dans l’entreprise et aux moyens de les optimiser,
- étudier les coûts directs (transport, hébergement, repas, etc.) et les coûts indirects (planification du voyage, assurances, investissement technologique tel qu’un logiciel de gestion des notes de frais, etc.).
- prendre en compte les demandes de vos collaborateurs et les éventuelles spécificités liées à des métiers ou à votre activité.
Faciliter l’organisation des déplacement professionnels
- au confort des voyageurs : première classe ou classe économique, qualité de l’hébergement, montant du panier repas, etc.
- aux processus : l’anticipation dans la réservation des billets, une liste des compagnies autorisées ou proscrites, fournisseurs à privilégier, etc.
- à la sécurité : précautions d’usages à prendre avant et pendant le déplacement, numéro à communiquer en cas d’urgences, souscription d’une assurance, etc.