La gestion des absences
et des congés en entreprise
La gestion des absences et heures supplémentaires peut rapidement sembler complexe. Grâce au SIRH les processus de gestion des temps et activités peuvent être optimisé. Découvrons comment ces modules ont été implémenté au sein d’une grande banque implanté dans 14 pays et employant près de 2 500 personnes.
Quel confort avec les différents espaces du SIRH, de savoir que chaque utilisateur a tout ce dont il a besoin et uniquement ce auquel il a droit.
Le contexte de gestion des absences
Le nombre de collaborateurs a été multiplié par trois depuis la fin des années 90. Le département des Ressources Humaines a dû s’adapter et optimiser ses processus et outils de travail pour permettre un suivi efficace du parcours de chaque employé et satisfaire toujours plus de nouvelles demandes.
Le département des Ressources Humaines utilisait un logiciel obsolète pour gérer les absences. Il s’agissait d’un module externe à la solution de paie, dans lequel il fallait importer toutes les données administratives des collaborateurs. Les employés rédigeaient sur papier les demandes d’absences. Celle-ci étaient alors étudiées par les managers. Chaque mois, l’équipe RH imprimait chaque mois des listes qui étaient envoyées aux responsables des absences. Ces derniers vérifiaient ces listes et établissaient un document global avec les relevés de l’ensemble des nouvelles absences qu’ils récupéraient auprès des managers. L’ensemble (fichier texte, tableur, fax, …) était alors envoyé à l’équipe RH qui recopiait les absences dans le logiciel.
Ce processus exigeait une charge très importante de travail de la part de l’équipe RH (au minimum 2 jours de travail par mois pour chacune des 5 assistants RH). Les 40 responsables des absences y consacraient près d’une journée par mois.
Sans solution de planification, chaque service ou équipe utilisait son propre système de planning. La direction RH n’avait aucune visibilité ni possibilité de contrôle sur les absences.
Optimiser la gestion des absences
La digitalisation de ce processus de gestion des absences devenait impérative. Nous avons alors proposé d’implémenter Adequasys SIRH, solution RH globale, afin de répondre à cette problématique. Notre module de gestion des absences est paramétrable afin de s’adapter au mieux au processus de l’entreprise.
Aujourd’hui chaque collaborateur accède au portail RH pour saisir ses demandes de congés. Le portail RH est accessible en ligne sur ordinateur, smartphone ou tablette. Le collaborateur peut accéder à son planning, celui des membres de son équipe ou encore des collaborateurs de son site. Cette visibilité des plannings a été paramétré selon le niveau hiérarchique de chacun. Cela permet au collaborateur de vérifier qu’il ne s’absente pas aux mêmes dates que ses collègues.
Lorsque ces absences concernent les vacances ou la formation, le supérieur hiérarchique est prévenu par un e-mail qui l’invite à aller dans le logiciel SIRH pour approuver ou rejeter ces demandes. Il peut aussi déléguer ces fonctions à un assistant. Une approbation entraîne automatiquement la mise à jour des plannings et de toutes les fonctionnalités concernées (annuaire, calcul des soldes…).
L’équipe RH peut consulter à tout moment les plannings en temps réel. Elle a ainsi une vision globale sur les absences et présences de l’ensemble des collaborateurs. Les périodes de congés peuvent être anticipées et préparées.
Des avantages immédiats constatés et mesurés
Gain de temps par la suppression de la mission de responsable d’absence avec plus de 40 jours par mois économisés. L’équipe RH a également optimisé son temps avec une charge d’environ 2,5 journées par mois consacrée à la gestion des absences au lieu de 10 auparavant.
- Gain de temps par la suppression de la mission de responsable d’absence avec plus de 40 jours par mois économisés. L’équipe RH a également optimisé son temps avec une charge d’environ 2,5 journées par mois consacrée à la gestion des absences au lieu de 10 auparavant.
- Unification du processus de gestion des congés dans l’ensemble de l’entreprise. Dorénavant, l’ensemble des équipes et sites disposent des mêmes plannings à jour.
- Amélioration de l’expérience collaborateur. Ces derniers sont satisfaits de cette nouvelle gestion plus fluide des absences. Ils savent en temps réel leur solde de congés et le statut des absences récemment posées.
- Optimisation de la gestion administrative des ressources humaines. Il est maintenant possible de piloter et contrôler les absences grâce aux éléments nécessaires mis à disposition. Des données relatives à l’absentéisme sont exportables depuis le SIRH.
Opérationnelle depuis quelques mois, la gestion digitalisée des absences via le SIRH a été très bien reçue par les collaborateurs. Le portail RH a été jugée comme convivial et simple à utiliser.
Suivre les heures supplémentaires
En complément du module de gestion des absences, Adequasys a mis en place une solution de gestion des heures supplémentaires. Ce module offre à chaque collaborateur la possibilité de saisir le nombre d’heures supplémentaires qu’il a réalisé. Il peut également choisir s’il veut les compenser ou se les faire payer.
Une fois les heures saisies, le manager doit les valider. Après la validation, elles sont directement transmises à la paie ou dans les compteurs de gestion d’absences le cas échéant.
Les RH peuvent ainsi contrôler efficacement le nombre d’heures supplémentaires dans chaque service, anticiper un recrutement approprié ou une réorganisation (en cas d’heures nombreuses et justifiées) tout en gérant les excès. Ce projet, mené dans le milieu bancaire, peut être appliqué et adapté à de nombreuses organisations dans différents domaines d’activités. Notre SIRH est paramétrable afin de s’adapter aux impératifs et processus des entreprises. Nos solutions de gestion des absences et heures supplémentaires vous permettent d’optimiser votre suivi RH. N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir comment nous pouvons aider à digitaliser vos processus RH.