Gestión de ausencias y horas extraordinarias en un banco

El número de empleados se ha triplicado desde finales de los años noventa. El departamento de Recursos Humanos ha tenido que adaptar y optimizar sus procesos y herramientas de trabajo para permitir un seguimiento eficaz de la evolución de cada empleado y satisfacer un número cada vez mayor de nuevas solicitudes.

El departamento de Recursos Humanos utilizaba un software obsoleto para gestionar las ausencias. Se trataba de un módulo externo a la solución de nóminas, al que había que importar todos los datos administrativos de los empleados. Los empleados escribían sus solicitudes de ausencia en papel. Los gestores las examinaban. Cada mes, el equipo de RRHH imprimía listas que se enviaban a los gestores de ausencias. Estos últimos comprobaban las listas y elaboraban un documento global con las declaraciones de todas las nuevas ausencias que recogían de los gestores. El documento completo (archivo de texto, hoja de cálculo, fax, etc.) se enviaba a continuación al equipo de RRHH, que copiaba las ausencias en el programa informático.

Este proceso exigía una gran carga de trabajo al equipo de RR.HH. (al menos 2 días al mes para cada uno de los 5 asistentes de RR.HH.). Los 40 gestores de ausencias le dedicaban casi un día al mes.

Sin una solución de planificación, cada departamento o equipo utilizaba su propio sistema de planificación. La dirección de RRHH no tenía visibilidad ni control sobre las ausencias.

La digitalización de este proceso de gestión de las ausencias se había convertido en un imperativo. Sugerimos implantar Adequasys HRIS, una solución global de RRHH, para abordar esta cuestión. Nuestro módulo de gestión de ausencias puede configurarse para adaptarse al máximo al proceso de la empresa.

Actualmente, todos los empleados pueden acceder al portal de RRHH para introducir sus solicitudes de vacaciones. Se puede acceder al portal de RRHH en línea a través del ordenador, smartphone o tableta. Los empleados pueden acceder a sus propios horarios, a los de los miembros de su equipo y a los de los demás empleados de su centro. Esta visibilidad de los horarios se ha configurado en función del nivel jerárquico de cada empleado. Esto permite a los empleados comprobar que no están ausentes en las mismas fechas que sus compañeros.

Cuando estas ausencias se refieren a vacaciones o formación, el superior jerárquico recibe una notificación por correo electrónico y se le pide que entre en el software HRIS para aprobar o rechazar estas solicitudes. También puede delegar estas funciones en un asistente. La aprobación actualiza automáticamente los calendarios y todas las funciones afectadas (directorio, cálculo de saldos, etc.).

El equipo de RRHH puede consultar los horarios en tiempo real en cualquier momento. Esto les permite tener una visión general de las ausencias y presencias de todos los empleados. Los periodos de baja pueden anticiparse y prepararse.

Ahorro de tiempo gracias a la supresión de la función de gestor de ausencias, con un ahorro de más de 40 días al mes. El equipo de RR.HH. también ha optimizado su tiempo, con unos 2,5 días al mes dedicados a la gestión de ausencias en lugar de los 10 anteriores.

• Ahorro de tiempo gracias a la supresión de la función de gestor de ausencias, con un ahorro de más de 40 días al mes. El equipo de RR.HH. también ha optimizado su tiempo, dedicando aproximadamente 2,5 días al mes a la gestión de las ausencias, en lugar de 10 anteriormente.
• Unificación del proceso de gestión de ausencias en toda la empresa. Todos los equipos y centros disponen ahora de los mismos calendarios actualizados.
• Mejora de la experiencia de los empleados. Los empleados están satisfechos con el nuevo sistema de gestión de ausencias, más fluido. Conocen su saldo de vacaciones y el estado de las ausencias recientes en tiempo real.
• Optimización de la gestión administrativa de los recursos humanos. Ahora es posible supervisar y controlar las ausencias gracias a la información necesaria puesta a disposición. Los datos de absentismo se pueden exportar desde el SIRH.

La gestión digital de las ausencias a través del SIRH está operativa desde hace unos meses y ha sido muy bien acogida por los empleados. El portal de RR.HH. se ha considerado fácil de usar y sencillo.

Además del módulo de gestión de las ausencias, Adequasys ha implementado una solución de gestión de las horas extraordinarias. Este módulo permite a cada empleado introducir la cantidad de horas extraordinarias que ha trabajado. También pueden elegir si desean compensar o cobrar las horas extraordinarias.

Una vez introducidas las horas, el gestor debe validarlas. Una vez validadas, se envían directamente a la nómina o a los contadores de gestión de ausencias, si procede.

De este modo, RR.HH. puede controlar eficazmente la cantidad de horas extraordinarias en cada departamento, anticipar las contrataciones o reorganizaciones adecuadas (en caso de gran número de horas extraordinarias justificadas) y, al mismo tiempo, gestionar los excesos. Este proyecto, realizado en el sector bancario, puede aplicarse y adaptarse a un amplio abanico de organizaciones de diferentes ámbitos de actividad. Nuestro SIRH puede personalizarse para adaptarse a los requisitos y procesos de cada empresa. Nuestras soluciones para la gestión de las ausencias y las horas extraordinarias le permiten optimizar el seguimiento de sus RR.HH. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudarle a digitalizar sus procesos de RRHH.