Dématérialisation RH au sein de la FIPOI
Créé en 1964, la Fondation des Immeubles pour les Organisations Internationales (FIPOI) est une fondation de gestion immobilière. Depuis plus de 10 ans, Adequasys accompagne cette organisation dans la digitalisation des processus RH. Interview de Sylvie Beauval, Responsable RH à la FIPOI.
Les principaux avantages du projet SIRH de la FIPOI
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- Interface avec le logiciel de paie rapidement mis en place afin de faire gagner un temps précieux tous les mois.
- Diminution de la sollicitation téléphonique des RH grâce à la mise en place du portail RH et du self-service.
- SIRH facilement utilisable pour l'ensemble des collaborateurs.
L’un des objectifs des RH est de collecter un ensemble de données et de les diffuser aux bons utilisateurs. Dans une entreprise, la majorité des données qui transitent sont des fichiers : les documents des candidats, le contrat initial, les avenants, les demandes et les justificatifs d’absences, les décomptes de salaire, les certificats annuels et toutes autres sortes de documents. Est-il possible de traiter ces données au même titre que celles que vous avez dans le SIRH ? Sylvie BEAUVAL, Responsable RH à la FIPOI témoigne et nous fait part de leur utilisation du SIRH pour la dématérialisation des documents et décomptes de salaires.
Pouvez-vous nous présenter la FIPOI et votre utilisation de la solution RH ?
« La FIPOI est la Fondation des Immeubles Pour les Organisations Internationales. Nous avons commencé tout doucement notre partenariat avec Adequasys en implémentant le logiciel SIRH uniquement pour le module de « gestion de l’administration RH ». Puis, nous avons mis en place « la gestion du temps » en utilisant l’outil « relevé d’activité ». Avec 60 collaborateurs, nous n’avons pas besoin de tous les modules du SIRH, mais nous nous retrouvons tout de même avec une nécessité d’outil RH, sans devoir faire « une usine à gaz ». Nous avons beaucoup travaillé ensemble depuis l’année passée pour développer toute la partie de gestion du temps à cause de la mise en conformité avec la directive du SECO (enregistrement du temps de travail en Suisse). Nous l’avons mise en place en début de cette année, et cela fonctionne très bien. »
Quels sont les documents qui ont été digitalisés en premier par la FIPOI ?
« Nous avons choisi de mettre le premier effort de dématérialisation sur la fiche et le certificat de salaire. Le décompte de salaire est généré par un autre logiciel et est ensuite implémenté dans le SIRH. Aucun scan n’est nécessaire par les RH : le SIRH est interfacé avec notre logiciel de paie et les décomptes de salaires sont placés automatiquement dans le dossier du collaborateur. Tous nos collaborateurs ont accès à un ordinateur. En fin de mois, le collaborateur se connecte et va chercher sa fiche de paie. Donc le processus a été rapide à mettre en place. En mettant à disposition ce type de document sur le portail des collaborateurs, il est plus facile de les inciter à se connecter dans le SIRH et à les faire adhérer à la démarche de digitalisation. »
Quel est, pour vous, le gain attendu de cette dématérialisation des documents ?
« C’est la première fois que j’ai un système comme ça et je vous avoue que nous avons beaucoup moins d’appels téléphoniques qui nous disent « je n’ai pas reçu ma fiche de paie». Nous n’avons pas d’impression, ni d’envoi. C’est la première année que nous avons mis les certificats de salaire et nous n’avons eu aucun coup de téléphone… avis à ceux qui font de l’administration… c’est un gain de temps. » « Nous avons également digitalisé tous les dossiers du personnel et les évaluations annuelles. » explique Sylvie Beauval.
Quelles sont les prochaines améliorations que vous voyez dans le processus ?
«Nous sommes en train de développer tout ce qui concerne la gestion des évaluations et des compétences. Ensuite, l’idéal serait de pouvoir digitaliser le document et que le SIRH reconnaisse où l’insérer les informations sans manipulations humaines, pour éviter les erreurs.»
