Projet SIRH

La définition d’un cahier des charges SIRH vous aidera à rendre votre projet plus évident. Dedans, vous devez y caractériser vos besoins réels et les identifier de façon claire et ainsi préciser le budget et les ressources financières et humaines de votre entreprise pour la construction d’un SIRH. Cet ouvrage se basera aussi sur des documentations internes existantes : description de processus, fiche de poste, indicateurs de pilotage de l’activité…

Le cahier des charges formalise vos besoins dans votre contexte organisationnel, généralement, sous trois parties : fonctionnelles, techniques et financières. Il permet de décrire les enjeux des processus RH et leurs périmètres fonctionnels, le ROI (retour sur investissement) attendu, le rappel des contraintes, des spécificités ou des règles de votre métier ou de votre structure, vos attentes par rapport à l’infrastructure informatique et la sécurité des données…

Les éditeurs d’application SIRH proposent des audits techniques et fonctionnels approfondis afin de qualifier et hiérarchiser vos besoins en fonction de vos structures et vos contraintes. Bien souvent, les couvertures fonctionnelles du SIRH se trouvent sous forme de briques à monter au fur et à mesure en fonction des processus RH souhaités : gestion administrative RH, gestion du recrutement, gestion de la structure organisationnelle, gestion de la rémunération, gestion des temps et absences, gestion de la formation, gestion des évaluations, gestion des compétences…

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Sachez que le SIRH doit être non seulement, adapté à la réalité actuelle de votre société, mais aussi être capable d’évoluer dans le temps avec elle. Il est alors important de définir votre périmètre en matière de processus actuels et processus cibles. La dimension de votre entreprise est-elle vouée à s’agrandir ? Est-elle internationale ? Le SIRH prend-il en compte les entités multiples, les différentes langues ? Est-il paramétrable à votre métier ? Est-il capable de s’interfacer avec les logiciels RH déjà en place ? Pour l’instant, vous n’avez peut-être besoin de gérer qu’un ou deux processus, mais qu’en sera-t-il à l’avenir ?

Un « vrai » logiciel RH tel qu’un SIRH n’est pas gratuit, ni en « open source ». Les données qui y transitent sont très sensibles. Le prix d’un SIRH dépend de votre périmètre, des bénéfices attendus. Il ne s’agit pas d’une dépense, mais bien d’un investissement. Le fait que la plupart des SIRH soient disponibles sous forme de briques additionnelles dans le temps vous aidera à étaler le financement. Il existe des SIRH intégrés où tous les processus sont gérés dans les mêmes outils. Cela garantit des données de qualité, une praticité évidente d’avoir toutes les informations au même endroit au lieu d’avoir plusieurs logiciels RH et par conséquent une réduction des coûts.

Les différentes formules proposées : en mode licence en mode hébergé ou en SaaS, ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients qu’il faut juger en fonction de votre propre structure. Sachez que la mode du SaaS fait des émules, mais certains en reviennent, car au bout de 3-4 ans, la licence devient plus économique que le mode locatif.

Voici quelques facteurs à prendre en compte pour choisir l'hébergement approprié pour votre SIRH :

1. Sécurité : La sécurité des données est primordiale pour un SIRH. Il est important de choisir un hébergement qui offre des niveaux élevés de sécurité des données, notamment des pares-feux, des sauvegardes régulières, des protocoles de sécurité réseau, etc.
2. Disponibilité et fiabilité : Le SIRH doit être disponible à tout moment pour les utilisateurs autorisés. Il est donc important de choisir un hébergement fiable avec une disponibilité élevée et des temps d'arrêt limités.
3. Évolutivité : Le logiciel RH peut évoluer avec votre entreprise, il est donc important de choisir un hébergement qui peut s'adapter à l'évolution de vos besoins en matière de stockage et de traitement.
4. Localisation : La localisation de l'hébergement peut avoir un impact sur la vitesse de connexion et la latence. Il est donc important de choisir un hébergement proche de votre entreprise ou de vos utilisateurs.
5. Coûts : Les coûts peuvent varier considérablement en fonction des fournisseurs d'hébergement et des options de services. Il est donc important de comparer les coûts et les fonctionnalités proposées par différents fournisseurs avant de prendre une décision.

Il est également important de prendre en compte les exigences spécifiques de votre SIRH et de votre entreprise lors de la sélection de l'hébergement approprié. Il peut être utile de travailler avec un consultant en informatique ou un expert en hébergement pour vous aider à prendre une décision éclairée.

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La réussite de la mise en place d’un SIRH tient à l’implication de tous les acteurs de l’entreprise. Il est conseillé de mettre en place une équipe dédiée en mode projet, souvent un RH et un IT, accompagné d’un décideur. Vous devez définir le rôle de chacun, clarifier leurs responsabilités et veiller à l’adhésion de tous pour un meilleur résultat. La consultation des utilisateurs se révèle indispensable tant à la réussite du projet qu’à sa pérennité. Veillez à intégrer leurs besoins et leurs visions en tant qu’utilisateurs finaux et quotidiens de l’application RH.

Là aussi les éditeurs de logiciels RH vous accompagnent. Prévenir les équipes semble essentiel dans un tel projet ; informer, communiquer et faire partager le changement à l’ensemble des collaborateurs, manager ou non, est fondamental à leur adhésion dans l’utilisation future de l’outil SIRH. Le portail RH doit être accessible et compréhensible de tous. Il est recommandé de mettre en place une stratégie de communication interne.

L’accompagnement dans l’implémentation du projet est indispensable à sa réussite, car toute la population de l’entreprise est concernée : RH, manager, employé. Prenez garde également à ce que l’éditeur vous procure un solide support via des experts qualifiés en RH, de véritables consultants SIRH. Les éditeurs intégrateurs ont un pouvoir de réaction plus élevé, car ils maîtrisent la chaîne de production de leur logiciel. Si vous demandez une fonctionnalité spécifique, elle pourra être développée en interne, en direct et dans un court délai. Renseignez-vous auprès de vos pairs, certains proposent de vous mettre en relation avec leurs clients et utilisateurs finaux.

Pour finir, il est plus sage de prévoir un délai raisonnable à la hauteur de l’entendue de votre projet SIRH. Prévoyez les différentes étapes de conception du cahier des charges, de consultations, de réalisation, de recette et en fin de livraison et stabilisation du SIRH. Les points de vigilance accrue se portent sur les phases de recettage ainsi que pendant le transfert et la reprise des données RH. Votre équipe projet RH doit être disponible durant tout le planning de mise en place du SIRH afin de mieux respecter le planning et ainsi assurer une mise en place du SIRH sans encombre et sans trop de stress.