SIRH SaaS : définition, avantages et risques

Selon une étude menée par IDC France, le marché du SaaS continue sa progression en France et séduit de plus en plus d’entreprises. Les logiciels SIRH n’échappent à cette tendance puisqu’ils font partie du top 3 des marchés impactés par une demande de plus en plus importante de solutions en mode SaaS. Quels est le fonctionnement d’un SIRH SaaS ? Et plus précisément celui proposé par Adequasys. Eléments de réponse.

Qu’est-ce que le SaaS ?

Une solution dite SaaS (Software as a Service ou en français logiciel en tant que service) est un modèle de distribution de logiciel via le Cloud. Dans le cas du SaaS l’éditeur tiers héberge le logiciel et le rend disponible pour les utilisateurs via internet. L’utilisation du logiciel SIRH en SaaS est le plus souvent facturée sous la forme d’un abonnement régulier en fonction du nombre d’utilisateurs. Cet abonnement prend en compte tous les services liés au SaaS comme l’accès au logiciel, l’hébergement, la maintenance ou les mises à jour.

SaaS multi-tenant

Le SaaS multi-tenant vise à mutualiser les ressources. On peut comparer ce fonctionnent à celui d’un immeuble avec des copropriétaires qui partage des communs. Cette organisation présente l’avantage de partager différentes ressources qui dans notre exemple pourrait être le chauffage ou l’électricité. Dans le cadre d’un SaaS multi-tenant différents clients utilisent la même base de données et le même serveur.

Avec un SaaS multi-tenant les données de l’ensemble des clients se trouvent dans un même espace numérique (base de données, serveur, ..). Il y a donc un risque non négligeable en terme de sécurité des données et des informations. Le prestataire d’un SaaS multi-tenant doit veiller à avoir la plus grande rigueur en ce qui concerne l’étanchéité du modèle de données. Côté flexibilité, le logiciel est identique pour l’ensemble des clients et les possibilités de personnalisation sont limitées.

L’utilisation de ce type d’infrastructure présente également un risque en terme de fiabilité. Les instances étants réunies, un utilisateur peut consommer une grande partie de la bande passante. Les autres clients risquent alors de subir les conséquences de cette forte consommation comme des ralentissement et lenteurs dans la navigation.

SaaS mono-tenant ou single-tenant

Le SaaS mono-tenant fait pourtant référence à une « multi-instance » puisque chaque client est hébergé sur une instance différente. Pour reprendre notre exemple précédent, on peut comparer le mono-tenant à des locataires qui auraient leur propre maison. L’application single-tenant fournit le service à un seul client. La séparation totale des instances permet un très haut niveau de sécurité et un meilleur suivi des utilisations.

Côté sécurité le SaaS mono-tenant permet un niveau maximum de sécurité grâce à la séparation des instances. Avec des serveurs et des bases de données distincts il n’y a pas de risque que des données d’un client soient visibles par un autre client. Cette architecture permet une forte isolation.

Très flexible cette solution permet une personnalisation du SIRH en fonction de vos besoins. Le SIRH SaaS mono-tenant peut être adapté et paramétré selon vos processus et vos besoins. Il n’y a pas de réel blocage au paramétrage si ce n’est le coût de la mise en œuvre des personnalisations.  

Les avantages du SIRH SaaS

Avec près d’un logiciel sur deux aujourd’hui en SaaS, ce mode d’hébergement ne cesse de se développer. Le monde des ressources humaines n’échappe pas à la tendance. Voici les avantages du SIRH SaaS :

  • Disponible tous les jours et à toute heure. Le SIRH SaaS est accessible depuis n’importe quel poste de travail connecté à internet. Le logiciel est également accessible sur mobile et tablette.
  • Un outil évolutif. Votre entreprise évolue ? votre besoin change ? Le logiciel SIRH s’adapte et évolue au même rythme que votre entreprise. Vous pouvez faire évoluer le nombre d’utilisateurs et les modules installés.
  • Un déploiement maîtrisé. Avec la SaaS, pas d’installation sur vos serveurs ou sur les postes informatiques. L’éditeur se charge de l’hébergement de la solution et vous épargne tout la gestion de l’infrastructure technique.
  • Mises à jour pilotés. L’abonnement SaaS inclut la maintenance et les mises à jour. L’éditeur se charge donc d’organiser les mises à jour de votre logiciel, vous vous chargez uniquement de valider le calendrier.
  • Service après-vente inclus. Grâce au SaaS vous n’avez plus à vous préoccuper des éventuels difficultés dans l’utilisation de votre logiciel. L’abonnement SaaS prend en compte le service après-vente et vous évite le stress.

Le coût d’un SIRH en SaaS

Le fonctionnement du SaaS repose sur un abonnement payé par l’entreprise tous les mois ou tous les trimestres pour utiliser un logiciel SIRH. Contrairement au modèle On Premise le SIRH en SaaS ne nécessite pas l’acquisition d’une licence. A chaque période l’entreprise paye l’abonnement SaaS qui intègre le coût d’utilisation du logiciel, l’assistance, la maintenance et les mises à jour. Avec le SaaS l’entreprise paie ce qu’elle consomme. Alors quel est le prix d’un SIRH SaaS ?

Il est complexe de définir à la volée le coût d’un SIRH pour une entreprise. Dans la plupart des cas, le logiciel SIRH coût de 1 à 10€ par employé et par mois. Ce prix inclut l’accès au logiciel, la maintenance ou encore les mises à jour. Il faut également prendre en compte les éventuels frais annexes comme le coût de la mise en service ou ceux liés à la personnalisation du logiciel (adaptation d’un processus RH, modification de workflows, …).

Au-delà des coûts affichés par l’éditeur, il faut prendre en compte vos coûts internes comme la formation des utilisateurs RH ou finaux. Un service support est-il accessible ? Quelles sont les outils de formation proposés ? Autant d’éléments qui ont un coût dans votre projet RH et qu’il faut intégrer dans le budget global afin d’éviter les mauvaises surprises.

Les limites du SIRH SaaS

Si le marché du SaaS se développe, les craintes sont encore bien présentes. Nombreuses sont les entreprises qui ont des doutes sur la sécurité des données avec le SaaS. Comme vu au début de cet article, en fonction du modèle de SaaS, les risques sont grandement diminués.

Il peut également y avoir des craintes quand à la pérennité du prestataire SaaS. L’hébergement Cloud est un mode d’acquisition du SIRH qui se développe depuis quelques années et de nombreux acteurs sont assez récents. En amont du projet, il convient de s’assurer de la pérennité du fournisseur et des moyens de préserver les données en cas faillite du prestataire.

Dans le fonctionnement SaaS classique la solution est identique pour l’ensemble des clients. Il y a donc un manque de personnalisation pour un outil qui doit souvent répondre à des problématiques propres à chaque entreprise. L’utilisation du SaaS mono-tenant est un moyen de maintenir un haut niveau de personnalisation dans le cadre d’un SIRH en SaaS.

Résilier un abonnement SaaS

Contrairement aux contrats grands public comme l’assurance ou la téléphone, il n’y a pas de cadre légal spécifique concernant la résiliation d’un abonnement SaaS. Les conditions sont donc propre à chaque prestataire informatique. En cas de résiliation, il faut donc regarder les conditions générales de l’éditeur pour savoir quelle forme celle-ci doit prendre.

Dans le cadre d’un abonnement en mode SaaS, le RGPD prévoit une obligation de portabilité des données. Elle impose à l’entreprise éditrice du logiciel de vous restituer les données du logiciel dans un format structuré et couramment utilisé. Il est donc assez simple de prévoir une migration des données vers un nouveau logiciel SIRH.

Adequasys SIRH en mode SaaS

Comme de nombreux éditeurs nous proposons notre SIRH en mode SaaS (les modes On Premise et hybride sont également disponibles). Comme pour tous les logiciels SaaS le client :

  • Paie un abonnement périodique à un prix unique qui comprend l’ensemble des prestations (utilisation du logiciel, hébergement, installations et maintenances et monitoring).
  • Bénéficie d’un droit d’utilisation du SIRH sans investir dans la licence.
  • Délègue la gestion technique de l’environnement aux équipes IT d’Adequasys.
  • Accède à son SIRH depuis internet n’importe où dans le monde.

Adequasys SIRH, SaaS mono-tenant

Comme vu dans cet article, le SaaS multi-tenant présente différents risques. Et au-delà de ces incertitudes, c’est la manque de praticité qui peut être un frein à l’utilisation du SaaS. Par exemple avec le SaaS multi-tenant tous les clients ont les mises à jour à la même date. Récemment un client, ancien utilisateur du SaaS multi-tenant, expliquait avoir subit une mise à jour de l’interface du module d’évaluations au milieu de sa campagne d’entretien. Les utilisateurs ont alors été perdus par ces modifications non anticipées.

Adequasys a fait le choix d’un SIRH SaaS mono-tenant. Les standards de sécurité sont les plus élevés, les données sont protégées et les instances séparées permettent une prise en compte des impératifs des entreprises utilisatrices. Avec Adequasys SIRH vous pouvez choisir le planning des montées de versions afin de respecter vos impératifs métier.

Basculer d’un SIRH SaaS à un SIRH on premise

Adequasys SIRH est également disponible on premise (ou en mode licence). Il s’agit de la méthode la plus classique de mise en place d’un logiciel. Avec ce mode d’acquisition, le SIRH devient la propriété de l’entreprise après l’achat de celui-ci. L’utilisation du SaaS mono-tenant vous permet de basculer simplement du SaaS vers le mode on premise. Si vous souhaitez internaliser la gestion IT de votre logiciel vous pouvez facilement le faire avec Adequasys SIRH.

Le SIRH SaaS est-elle la meilleure solution ?

SIRH en mode SaaS, On Premise ou en licence hébergée. Quelle est la meilleure solution pour votre logiciel SIRH ? Il n’y a pas de réponse unique à cette question. Le choix entre SaaS ou licence s’effectue en fonction des projets, des spécificités, des compétences disponibles dans l’entreprise ou encore de la politique en matière de gestion informatique. L’aspect financier peut également un paramètre à prendre en compte dans le choix d’une solution. Le SaaS passe en charge récurrentes, quand l’acquisition de licences rentrent dans la catégorie des investissements. Pour vous aider à choisir votre mode d’hébergement, vous pouvez lire notre guide sur le mode d’acquisition du SIRH.

SIRH en Saas, On-Premise ou Hybride, quelles différences ?

 

SaaS

On Premise

Hybride

Lieu hébergement

Les données sont hébergées sur les serveurs de l’éditeur du SIRH.

L’hébergement On-Premise est internalisé sur les serveurs de l’entreprise.

Les données sont hébergées sur les serveurs de l’éditeur du SIRH.

Coût

Abonnement régulier auprès de l’éditeur.

Acquisition d’une licence utilisable sans limite de durée.

Acquisition d’une licence et paiement régulier de l’abonnement pour l’hébergement.

Type de dépenses

Dépenses d’exploitation

Dépenses d’investissement

Mixte

Avantage principal

Gestion quotidienne simplifiée pour l’entreprise qui n’a pas à se soucier de l’installation et de l’hébergement de son SIRH.

Le client garde la main sur ses données puisque celles-ci restent hébergées sur ses infrastructures.

L’hébergement est externalisé et le client bénéficie d’un SIRH dont il a acquis une licence.

Risque

Risque dans la sécurité des données.

Maintenance de la solution à prévoir une fois acquise.

 

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