Comment calculer les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques correspondent à une indemnisation. Elle sert à couvrir les frais d’utilisation du véhicule personnel d’un collaborateur. Ces frais peuvent correspondre à la dépréciation du véhicule, l’entretien, les pneumatiques ou encore le coût du carburant. Si un salarié ou dirigeant utilise, dans le cadre d’une mission professionnelle, son véhicule personnel, l’entreprise doit alors le défrayer. Il existe un barème de remboursement publié annuellement par l’Urssaf.
Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques ne peuvent être versées qu’aux salariés et aux dirigeants d’une entreprise. Les prestataires externes, intervenants ou encore les associés sans fonction officielle ne peuvent pas en bénéficier.
Comment calculer les frais kilométriques ?
Le remboursement des frais kilométriques ne concerne que les trajets réalisés dans un cadre professionnel. Les trajets domicile-travail en sont donc exclus. L'indemnité est déterminée par l'administration fiscale et comprend l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Si les frais kilométriques n'intègrent pas les frais connexes, comme le péage ou le stationnement, ils peuvent être réclamés en plus dans le cadre de la note de frais.
Le calcule repose sur un barème administratif qui n’est pas négociable et qui prends en compte deux grands facteurs :
- La puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7cv même si votre véhicule dépasse cette puissance)
- La distance parcourue
Les barèmes kilométriques
Chaque année, l’administration fiscale édite 4 barèmes. L’un est pour les voitures de tourisme, le second s’applique « aux véhicules dont la vitesse maximale, par construction, ne dépasse pas 45 km/h et équipés d’un moteur d’une cylindrée ne dépassant pas 50 cm3 ». Il est question des scooters, vélomoteurs, etc. Le troisième barème s’applique aux motos et scooters d’une cylindrée supérieure à 50 cm3.
Indemnité voiture
|
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5 000 km |
Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km |
Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|
3 CV et moins |
d x 0,41 |
(d x 0,245) + 824 |
d x 0,286 |
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4 CV |
d x 0,493 |
(d x 0,277) + 1 082 |
d x 0,332 |
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5 CV |
d x 0,543 |
(d x 0,305) + 1 188 |
d x 0,364 |
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6 CV |
d x 0,568 |
(d x 0,32) + 1 244 |
d x 0,382 |
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7 CV et plus |
d x 0,595 |
(d x 0,337) + 1 288 |
d x 0,401 |
A noter que les intérêts d’emprunts pour l’achat du véhicule personnel peuvent également être déduits au prorata de son utilisation professionnelle.
Indemnité deux roues ( < 50 cm3)
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Jusqu’à 3 000 km |
De 3 001 à 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
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d x 0,272 |
(d x 0,064) + 416 |
d x 0,147 |
Indemnité moto
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Moto |
Jusqu’à 3 000 km |
De 3 001 à 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
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De 1 à 2 cv |
d x 0,341 |
(d x 0,085) + 768 |
d x 0,213 |
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De 3 à 5 cv |
d x 0,404 |
(d x 0,071) + 999 |
d x 0,237 |
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Plus de 5 cv |
d x 0,523 |
(d x 0,068) + 1 365 |
d x 0,295 |
Que doit contenir une note de frais kilométrique ?
La rédaction d’une note de frais kilométriques doit intégrer des champs spécifiques pour faciliter le calcul de l’indemnité kilométrique :
- La date du déplacement
- Le motif du déplacement
- La distance parcourue pour ce déplacement
- La distance parcourue cumulée totale depuis le début de l'année fiscale afin de calculer les différents paliers en cas d'utilisation intensive.
Ce suivi annuel du nombre de kilomètres effectués peut être simplifié en utilisant le module de gestion des notes de frais d’un SIRH.
Que se passe-t-il si l’entreprise dépasse les seuils fixés par l’Urssaf ?
Si les remboursements effectués par l’entreprise vont au-delà du plafond fixé par l’administration fiscale, l’Urssaf peut considérer qu’il s’agit d’avantages en nature. Dans ce cas les remboursements peuvent être soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
Les péages sont-ils pris en compte par les indemnités kilométriques ?
Les frais de péage ne sont pas compris dans le barème kilométrique de l’administration fiscale. Ils peuvent toutefois être remboursés « au réel » au salarié par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépenses.
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