Qu'est-ce que la BDESE ?

La base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d'entreprise, et aux délégués syndicaux.

Les informations contenues dans la base de données portent sur les thèmes suivants :

• Investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour certaines sociétés, les informations en matière environnementale ;
• Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration ;
• Fonds propres et endettement ;
• Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
• Activités sociales et culturelles ;
• Rémunération des financeurs ;
• Flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;
• Sous-traitance ;
• Le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
• Les informations doivent porter sur les deux années précédentes et l’année en cours. La BDES doit également intégrer les perspectives sur les trois années suivantes.

Le droit du travail donne à l’employeur la possibilité de négocier, par accord majoritaire conclu avec les délégués syndicaux, la base de données économiques et sociales qu’il envisage de mettre en place dans l’entreprise. En l’absence de délégués syndicaux, il est possible de conclure un accord avec la majorité des élus titulaires du comité social et économique (article L. 2312-21).

Ainsi un accord entre employeur et salarié peut définir l’organisation de la BDESE, son architecture, son contenu et ses modalités de fonctionnement.

La base de données doit être accessible en permanence au CSE et aux représentants du personnel désignés. Elle doit être consultable sur un support informatique ou papier. La notion de permanence ne doit pas s’entendre comme une obligation de rendre la base accessible 7 jours sur 7 et 24h sur 24.

L’utilisation du SIRH permet de simplifier la mise à disposition de la BDESE. Grâce au portail RH, les collaborateurs autorisés peuvent consulter librement les documents de la BDESE grâce à la gestion des droits d’accès.

Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des seules informations de la BDESE revêtant un caractère confidentiel, c’est à dire répondant aux trois conditions suivantes :

• être par nature confidentielles au sens de la jurisprudence : c'est à dire lorsque leur diffusion est de nature à nuire aux intérêts de l’entreprise ou lui porter préjudice ;
• être présentées comme telle par l’employeur qui devra indiquer la durée de leur caractère confidentiel ;
• être inconnue du grand public et des salariés.

Le SIRH Adequasys garantie une totale sécurité des données en centralisant les informations et en permettant de gérer les droits d’accès.

Le SIRH vous permet de partager vos documents à travers son outil de GED, gestion électronique des documents. Les informations stockées dans l’application, centralisées et dématérialisées, sont plus facilement et rapidement tenues à jours qu’au format papier. Rechercher un document devient facile grâce aux filtres et moteur de recherche.

La loi exige un accès permanent à la BDESE, le SIRH assure cette mobilité avec une connexion possible de tous les salariés, suivant autorisation. Sa technologie « full web » permet une identification sécurisée, via un simple navigateur internet sur tous supports : ordinateur, borne interactive, tablette ou smartphone…

Au cœur du principe du SIRH, plusieurs espaces sont dédiés en fonction du type de population : collaborateur, manager, direction… L’espace BDESE à destination des représentants des salariés (CE, CCE, DUP, DP, DS, CHSCT, DUP…) propose différents documents et informations en consultation. Par exemple, vous pourrez créer un endroit consacré uniquement au CE.

L’application permet de gérer les droits d’accès à la BDESE et de définir quelles sont les personnes ou groupe pour lesquelles cette information sera disponible. Chaque document est identifié avec la personne qui l’a déposé et la date de dépôt. Si l’instance concernée est le comité d’entreprise (CE), seules les personnes ayant un mandat en cours de validité au CE auront accès à ces données.

Depuis  son tableau de bord, le RH peut déposer, supprimer ou modifier des documents. Le SIRH permet de générer des emails automatiques pour alerter vos collaborateurs de la création d’un nouveau document. Si l’information concerne uniquement le CE, le message parviendra uniquement à cette population.

Le SIRH vous offre la possibilité de concevoir automatiquement des rapports et des analyses grâce à des requêtes : indicateurs sociaux, bilan social, tableau des emplois et ressources…

Pour cette nouvelle rubrique que constitue l’égalité personnelle, vous aurez besoin d’un diagnostic et d’une analyse de la situation respective des femmes et des hommes. Cette étude devra se faire pour chacune des CSP pour plusieurs processus dont le recrutement, la formation, la santé au travail, la rémunération…

• Le logiciel RH vous aidera à construire ces tableaux de reporting : analyse des écarts de salaires
• déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification, de l’ancienneté,
• évolution des taux de promotion entre les deux sexes par métier.

Ainsi, dans un seul outil, les données RH sont collectées, stockées, analysées et redistribuées à qui de droit.